Lección 9: Gestión de usuarios y autorizaciones
1. MODELO DE SEGURIDAD EN R/3
En cualquier sistema de gestión de información integrado se guardan datos de diferentes áreas a los que solo pueden acceder algunas personas. Estas restricciones pueden darse por varios motivos:
- Proteger datos que afectan a la estrategia de la empres para no favorecer ventajas a la competencia.
- Evitar fraudes en la contabilidad o en los cobros y pagos.
- Obligación legal de proteger información ajena a la propia empresa como los datos personales de sus empleados, las condiciones económicas de los proveedores.
SAP contempla toda esta problemática implementando un modelo de seguridad que permite proteger de una manera flexible los datos y las operaciones que se hacen sobre ellos. El esquema está basado en los siguientes componentes:
Modelo de seguridad SAP R/3:
MAESTRO DE USUARIOS OBJETOS DE AUTORIZACION
GRUPO DE ACTIVIDAD CAMPOS
PERFILES
AUTORIZACIONES
En el lado Derecho tenemos los OBJETOS DE AUTORIZACION que se componen de campos. Estos objetos representan lo que queremos proteger. Ejemplos de objetos de autorización son:
S_TCODE: Protege el código de TRANSACCION (nomenclatura para ejecutar una funcionalidad del sistema SAP) y contiene un solo campo que es la transacción. Es el más importante de todos los objetos porque todas las operaciones que se hacen en SAP empiezan por el acceso a una transacción.
S_TABU_DIS: Protección del contenido de tablas CUSTOMIZING. Contiene dos campos que son el grupo de autorizaciones de la tabla (DICBERCLS) a la que se quiere acceder y la actividad (ACTVT) que se requiere ejecutar (crear, modificar, borrar).
F_BKPF_BUK: Protección de la contabilización de documentos por sociedad financiera. Se compone de dos campos; la sociedad (BURKS) a cuyos documentos contables queremos acceder y la actividad (ACTVT)
En el lado Izquierdo del grafico vemos la estructura modular que va desde la autorización simple sobre un único objeto de autorización hasta el maestro de usuarios que son los que acceden al sistema.
Veamos lo que representa cada uno de los niveles:
AUTORIZACIONES: Una autorización consiste en una asignación de valores a los campos de un objeto de autorización. p.e, crearemos una autorización para el objeto S_TCODE que tenga el valor FB01 (TRX que se utiliza para la contabilización de documentación) para el campo TCODE.
PERFILES: Un perfil es simplemente la agrupación de varias autorizaciones que hayamos creado anteriormente. El perfil es la unidad mínima de seguridad que le podemos asignar a un usuario, es decir, la única forma de asignar las dos autorizaciones del ejemplo anterior es incluirlas en un perfil que llamaremos CONTABLE e incluir este perfil en los usuarios.
GRUPOS DE ACTIVIDAD: son las agrupaciones de transacciones y actividades que se crean con el generador de perfiles. Estos grupos de actividad contiene internamente perfiles (que a su vez contienen autorizaciones) y se asignan directamente a los usuarios.
USUARIOS: para que un empleado tenga acceso a los datos de gestión de la empresa debe disponer de un código de usuario en SAP. Este usuario tendrá asignados unos grupos de actividad o unos perfiles de autorización (o ambos) para poder realizar las tareas que exige su función o puesto de trabajo.
En SAP existen 5 tipos diferentes de usuarios que se pueden definir:
USARIOS DE DIALOGO – Dialog users (A):
Es el tipo de usuario con el que deben acceder normalmente los usuarios finales que necesitan interactuar con el sistema a través del SAP GUI. Todos los parámetros de blogueo definidos son verificados al iniciar sesión, como así también las restricciones de loguins múltiples. Normalmente la mayoría de los usuarios de nuestra organización debieran estar encuadrados dentro de este tipo.
USUARIOS DE SISTEMA – System Users (B)
Los usuarios definidos bajo esta tipología son no interactivos, lo que significa que no pueden loguearse a través del SAP GUI al sistema. Comunmente son utilizados como usuarios de procesamiento por lotes, workflow, procesos ALE, etc. Su contraseña solo puede ser cambiada por el administrador del sistema y se permiten logueos múltiples. Uso interno dentro del mismo sistema.
USUARIOS DE COMUNICACION – Communication Users (C)
Utilizados para comunicación RFC entre sistemas, son los comunmente utilizados para las interfaces con otros sistemas. No es posible establecer logueos por parte de usuarios finales a través del SAP GUI.
USUARIOS DE SERVICIO – Service User (S)
Es propicio para su utilización por parte de usuarios que requieren acceso anónimo. No respetan las normas de expiración de contraseña y la misma solo puede ser cambiada por el administrador del sistema. Las autorizaciones que se le otorguen al mismo deben ser mínimas y restringidas especificamente a la necesidad por la que se creo el usuario. Su uso no es recomendable salvo necesidad específica, ya que son logoneables mediante SAP GUI.
USUARIOS DE REFERENCIA – Reference User (L)
Este tipo de usuarios es poco utilizado en general. No admiten logons de diálogo y pueden ser utilizados para traspasar sus autorizaciones al usuario que lo tiene como referente
2. MANTENIMIENTO DE USUARIOS
Para la creación y mantenimiento de usuarios, SAP dispone de la transacción SU01 (TRX para la gestión de usuarios en sistema SAP).
Escribiendo el código del usuario y pulsando uno de los botones de la barra de aplicación o escogiendo una de las opciones del menú de usuario podemos realizar diversas acciones como crear, modificar, cambiar la clave de acceso, bloquear, etc.
Pulsando sobre el botón con el icono de los anteojos vemos las propiedades de nuestro usuario en el sistema. Veamos a continuación las seis pestañas más importantes que componen el registro maestro de un usuario. Estas son:
DIRECCION: se graban en este apartado datos personales como el nombre, apellidos, departamento, teléfono. En el campo edición veremos el nombre y como aparecerá en los listados o en otras transacciones.
DATOS LOGON: Es obligatorio indicar una clave inicial con la que accederá el usuario, aunque en su primera conexión se le pedirá que la cambie. También podemos limitar la validez temporal de manera que podemos tener empleados que accedan a nuestro sistema hasta determinada fecha como puede ser el fin de su contrato o cesión a nuestro departamento.
VALORES FIJOS: En esta pestaña definimos el menú inicial de entrada al sistema, la impresora SAP, algunos parámetros de impresión por defecto, el formato en que debe ver el usuario las fechas y los importes en todas las transacciones SAP.
Esta última opción, junto con la del uso horario, es vital para empresas multinacionales que tienen empleados en diversos países.
PARAMETROS: existe la posibilidad de asignar parámetros por defecto para multitud de campos de todos los módulos de SAP. Si un empleado solo realiza entradas de mercancías en el centro 1000, es muy útil asignarle ese valor en el parámetro correspondiente consiguiendo que en todas las pantallas de R/3 en la que aparezca el campo centro, este se encuentre relleno automáticamente con el valor 1000.
PERFILES: las operaciones a las que está autorizado un usuario vienen determinadas por los valores que le ponemos en estas dos pestañas. Al asignarle un papel le estamos añadiendo perfiles también, pero existe la posibilidad de incluir perfiles manualmente. Esta posibilidad se conserva por compatibilidad con versiones anteriores pero no es el modo de trabajo desde la versión 4.6 A.
GRUPOS: a la hora de descentralizar el mantenimiento de un número enorme de usuarios debemos agruparlos asignándoles la pertenencia a uno o varios grupos. De esta manera podemos autorizar a diversos administradores a gestionar los usuarios que pertenezcan a determinados grupos
3. GENERADOR DE PERFILES
Debido a la gran complejidad que supone la creación manual de perfiles y autorizaciones, desde la versión 3.1G de R/3, existe el Generador de perfiles. Las ventajas que aporta para el administrador la utilización de esta herramienta son múltiples aunque la más destacable es que ya no necesita conocer o investigar la funcionalidad de las transacciones que incluyen en los perfiles de usuario. EL Generador de Perfiles incluye una base de datos que relaciona cada una de las transacciones de R/3 con los objetos que comprueba.
Para crear un papel disponemos de la TRX PFCG (Trx de SAP que se utiliza para el mantenimiento de ROLES) que nos muestra la pantalla de “ACTUALIZACION DE PAPELES”.
PFCG Trx estándar del sistema que se utiliza para la administración de Roles (Papeles o Grupos de autorización)
Al pulsar el botón de crear pasaremos a la pantalla en la que vemos las diferentes partes de la creación de un grupo de actividad repartidas en cuatro pestañas.
DESCRIPCION: aquí se rellena únicamente una descripción corta del Papel o rol y también podemos completar el campo de descripción inferior en el que podemos indicar instrucciones sobre a quién se debe asignar este perfil o cual es su función específica.
MENU: vemos unos botones que nos permiten incluir transacciones, informes o direcciones web en el grupo de actividad. También se debe determinar para que sociedades financieras, cuentas o deudores podrá hacerlo.
FB01 TRX estándar del sistema que se utiliza para la creación de asientos contables.
AUTORIZACIONES: donde se realiza la asignación de valores a los objetos de autorizaci&