Datos maestros de centros de beneficios
a. Estructuras de Centros de Beneficio
Las estructuras que se pueden encontrar para los Centros de Beneficio son:
- Estructuras de Centros de Beneficio Regional
- Estructuras de Centros de Beneficio Funcional
- Estructuras de Centros de Beneficio orientadas al producto
- Centros de Beneficios de acuerdo a unidades de Planificación de Negocio
La contabilidad de Centros de Beneficios soporta la división de una compañía en áreas de responsabilidad para definir rentabilidad. Se puede dividir una compañía de acuerdo a los siguientes aspectos:
- División geográfica de centros de beneficios (lugares, regiones, etc.)
- División relacionada al producto de los centros de beneficios (divisiones, líneas de productos, etc.)
- División funcional de los centros de beneficios (producción, ventas, distribución, desarrollo, etc.)
También formas mixtas de estas estructuras son posibles
b. Jerarquía estándar de Centros de Beneficio
Se debe definir una estructura de jerarquía estándar de los Centros de Beneficios, antes de crear los mismos. Esta estructura tiene forma de árbol y permite la agrupación de todos los centros de beneficio que pertenecen a la misma Sociedad CO.
Cuando se crea un CeBe, se le debe asignar a un área de jerarquía (un nodo de jerarquía) en la jerarquía estándar.
La estructura jerárquica de CeBe, se puede mantener y modificar desde el Customizing o desde el menú de aplicación. Desde el Customizing además nos permite crear grupos de Centros de Beneficios mediante la copia de grupos de centros de costos
Además de la jerarquía estándar, se puede definir jerarquías alternativas, por ejemplo, para propósitos de evaluación
c. Datos Maestros del Centro de Beneficio
Un centro de beneficio se define a nivel de una sociedad CO.
La información que debe ser completada al crear un CeBe son:
En la pestaña Datos Básicos
- Ingresar el nombre y su período de validez. Estos datos pueden ser copiados desde otros CeBe
- Descripción
- Persona responsable
- Departamento
- Área jerárquica, la cual corresponde a la asignación a un nodo de la jerarquía estándar
En la pestaña Indicador
- Indicador de Bloqueo, si se requiere bloquear el CeBe para que no reciba contabilizaciones en un intervalo especifico. Si un CeBe se encuentra bloqueado el sistema mostrara un mensaje de error informando que no se puede continuar con la contabilización.
En la pestaña Sociedades
- Se especifica las sociedades a las que se encuentra asignado el CeBe. Por defecto se asignan a todas las sociedades dentro de la sociedad CO. Esta asignación también es relevante para la transferencia de la combinación correspondiente de centros de beneficio / sociedad para la Consolidación.
En las pestañas Dirección y Comunicación
- Datos del responsable
- Dirección
- Numero de Teléfono
- Información de comunicación
- Texto largo
Si la estructura de CeBe y de CeCo a nivel de nodos son las mismas, es factible la copia de los registros de CeCo para crear un CeBe y luego modificarlos como se requiera. Esta funcionalidad no se puede utilizar para sobre escribir los CeBe existentes.
d. Centros de Beneficio Dummy
Si las contabilizaciones son ejecutadas sin la imputación de un CeBe, el centro de beneficio Dummy es el que recibirá la contabilización. Esto asegura y permite:
- La Reconciliación entre la Contabilidad de Centros de Beneficios y la Contabilidad Financiera
- El análisis de partidas imputadas al centro de beneficio dummy, con el objeto de descubrir posibles fallas o pérdidas en las asignaciones de los objetos CO a los CeBe
La contabilidad de CeBe permite distribuir las imputaciones realizadas en el centro de beneficio dummy hacia los centros de beneficio correspondientes mediante los métodos de distribución y valoración
En el customizing se habilita una transacción especial para la creación del Centro de Beneficio Dummy. Este procedimiento es similar a la creación de un CeBe normal, excepto por:
- No se especifica para un período valido, dado a que los CeBe Dummy son automáticamente validos
- No se puede copiar un CeBe ya existente para crearlos
- Se identifica que un CeBe es Dummy mediante un indicador que se transfiere automáticamente cuando es definido
Los CeBe Dummy pueden ser visualizados mediante las transacciones de mantenimiento de CeBe
e. Procesamiento Masivo de los Datos Maestros
El procesamiento masivo o colectivo, de los datos maestros de los CeBe se utilizan cuando es necesario adaptar la información existente, en ciertos campos de los datos maestros o cuando la asignación a la sociedad debe ser cambiada
f. Cuentas en la Contabilidad de Centros de Beneficio
La contabilidad de CeBe está basada en el plan de cuentas que este asignado a la sociedad CO. Estas cuentas incluyen:
- Aquellas que desde FI son usadas en CO (Ingresos y clases de costos)
- Clases de costos que son usadas en CO (Clases de Costos secundarias)
- Cuentas desde FI que no son usadas en CO (Cuentas de activos, pasivos y patrimoniales)
Las cuentas de ingresos y clases de costos se pueden mantener desde la Contabilidad de CeBe
Junto con los CeBe se pueden definir un número de estructuras jerárquicas de cuentas, las cuales se les conoce como Grupos de Cuentas y son mantenidas de la misma manera que se mantiene los grupos de centros de beneficio. Estos grupos de cuentas no requieren una jerarquía para cuentas y pueden ser copiados de los grupos de clases de costos o de las estructuras de balance / estado de resultado
g. Valores estadísticos
Son valores o cantidades que dan detalles mayores de la configuración, el consumo o la performance que posee los centros de costos, las ordenes internas o centros de beneficio
Se pueden contabilizar valores estadísticos tanto en plan como en real
Se pueden utilizar valores estadísticos tanto para una base de distribución periódica o en la valoración y crear valores (ratios tales como costos por empleado)
Estos valores estadísticos se definen como valor fijo o valores totales
h. Grupos de Cuentas de Datos Maestros
Los grupos de CeBe son jerarquías alternativas a la jerarquía estándar y pueden ser usadas para fines de reportes, distribución o valoración, o para funciones de planificación
Estos grupos de CeBe poseen las siguientes características:
- No tienen que poseer todos los CeBe que fueron creados para la sociedad CO
- Se pueden definir cualquier cantidad de estructuras jerárquicas de cuentas para uso de información y para la planificación. Estas estructuras son llamadas grupos de cuentas
- Se pueden crear los nuevos grupos de cuentas, y visualizar o modificar los existentes
- Se puede copiar los grupos de cuentas desde un grupo de clases de costos o de las estructuras de FI para balances / estado de resultado