Unidad 6 Lección 4 Datos Maestros de Centros de Beneficios
Estructura de Centros de Beneficio
Tanto la información del estado de resultados como el balance necesita que se pueda consolidar por sociedad, línea de negocio a lo largo de un criterio regional.
Las estructuras que se pueden encontrar para los CeBe son:
- Estructura de Centros de Beneficio Regional.
- Estructura de CeBe funcional.
- Estructura de CeBe orientada al producto.
- Centros de Beneficio de acuerdo a unidades de Planificación de Negocio.
La contabilidad de Centros de Beneficio soporta la división de una compañía en áreas de responsabilidad para definir rentabilidad. Se puede dividir una compañía de acuerdo a los siguientes aspectos:
- División geográfica de centros de beneficio (lugares, regiones, etc.)
- División relacionada al producto de los centros de beneficio (divisiones, líneas de productos, etc.).
- División funcional de los centros de beneficio (producción, ventas y distribución, desarrollo, etc.).
También formas mixtas de estas estructuras son posibles. Se puede optar, por ejemplo, en una estructura de tipo regional basada en locaciones de negocio y luego subdividido para cada locación en los productos que se realizan.
Para definir las estructuras de la organización, se crea el registro maestro del centro de beneficio de forma acorde a la misma. Para evaluaciones de agregación o alto nivel, se combinan los grupos de Centros de Beneficio. La jerarquía estándar es un grupo de centros de beneficio especial. Además de esto se pueden definir grupos alternativos.
Jerarquía Estándar de los Centros de Beneficio
Se debe definir una estructura de jerarquía de los Centros de Beneficios, antes que se creen los mismos. Esta estructura se denomina jerarquía estándar. Esta es una estructura en forma de árbol que permite agrupar todos los Centros de Beneficios que pertenecen a la misma Sociedad CO.
Cuando se crea un CeBe, se lo debe asignar a un área de jerarquía (un nodo de jerarquía) en la jerarquía estándar. Esto asegura (en particular para la conciliación) que todos los centros de beneficio de una sociedad CO se encuentren agrupados en un nodo.
Se puede mantener y modificar desde el Customizing o desde el menú de aplicación. Desde el Customizing además nos permite crear grupos de Centros de Beneficio mediante la copia de grupos de centros de costos.
Si la estructura del CeCo es similar la estructura de los Centros de Beneficios, se puede copiar (con esta función) la jerarquía estándar de centros de costos para crear una de centros de beneficios.
"La función de la copia de la jerarquía no se puede usar a la inversa, es decir, copiando la jerarquía de centro de beneficios en la jerarquía de centros de costos. Los Centros de Costos son elementos que se vinculan a una única sociedad FI, en cambio los Centros de Beneficio se relacionan a varias sociedades FI, por lo que copiar una jerarquía de Centros de Costo para utilizarla en una de Centros de Beneficios es más común cuando tenemos una sola sociedad FI que es similar a la sociedad CO.
Además de la jerarquía estándar, se puede definir jerarquías alternativas, por ejemplo para propósitos de evaluación. También es posible, la creación mediante la copia de las jerarquías de centros de costos.
Jerarquías Alternativas: otorgan la posibilidad de agrupar en nodos a centros de beneficios para diferentes análisis de resultados.
Datos Maestro del Centro de Beneficio:
Un CeBe se define a nivel de una sociedad CO. Cuando se crea un CeBe, se ingresa el nombre del CeBe para un período de validez.
El registro maestro del CeBe es válido para un período específico. Esto significa, que se puede crear diferente información para diferentes períodos de tiempo.
Se puede copiar la información desde otro CeBe existente.
Se mantiene la información más importante del registro maestro en la plantilla principal, como el nombre del CeBe y la descripción, persona, cargo y departamento.
El campo Área de Jerarquía define la asignación a un nodo de la jerarquía estándar.
Si el indicador de bloqueo se selecciona, se puede bloquear un CeBe para que no pueda recibir contabilizaciones en un intervalo específico.
Si un objeto de CO (tales como CeCo, elementos PEP, etc.), se asigna un CeBe bloqueado y se procede a la contabilización en este objeto, SAP denunciará un mensaje de error avisando que no se puede seguir con la contabilización.
Por default, un CeBe posee la asignación a todas las sociedades dentro de la sociedad CO. Se pueden excluir ciertas sociedad (FI) para un CeBe para que no se puedan seleccionar.
Por lo tanto si se intenta contabilizar con estos CeBe en las sociedades que no están asignadas a el CeBe en cuestión, el sistema no lo permitirá. La asignación también es relevante para la transferencia de la combinación correspondiente de CeBe / sociedad para la consolidación.
Se puede ingresar más información adicional acerca de un CeBe en las pestañas adicionales, tales como dirección e información de comunicación y un texto largo.
Si la estructura de CeBe y CeCo son las mismas, es factible la copia de los registros de CeCo, para crear un nuevo CeBe y luego modificarlo como sea requerido.
Para llevar esto a cabo, los nodos deben estar creados en la jerarquía estándar de los CeBe. Los cuales tienen nodos idénticos a la jerarquía estándar de los CeCo.
Esta última funcionalidad no se puede utilizar para sobrescribir los CeBe existentes.
Centro de Beneficio Dummy
En la práctica, puede suceder que inadvertidamente el usuario olvide la asignación de un objeto de imputación a un CeBe.
Si las contabilizaciones son ejecutadas sin la asignación correspondiente, el Centro de Beneficio Dummy es el que recibe la contabilización en la contabilidad de CeBe. Esto asegura que la reconciliación entre la contabilidad de CeBe y la Contabilidad Financiera sea aún posible.
Además se pueden descubrir, mediante este medio, las posibles fallas o pérdidas en la asignación de los objetos de CO a los correspondientes CeBe mediante el análisis de las partidas imputadas al CeBe dummy.
La contabilidad de CeBe permite distribuir los registros dados en en CeBe dummy hacia los CeBe que correspondan utilizando los métodos de distribución y valoración.
Una transacción especial se habilita en el customizing de CO para la creación de CeBe dummy. Este procedimiento es similar a la creación de CeBe normal, las únicas diferencias recaen en lo siguiente:
- No se especifica para un período válido. Los CeBe dummy son automáticamente válidos para un período máximo de validez.
- No se puede copiar un CeBe existente para crear uno dummy.
- Se identifica que un CeBe es dummy, mediante las transacciones normales para el mantenimiento de CeBe.
Se puede modificar y visualizar el CeBe dummy, mediante las transacciones normales para el mantenimiento de CeBe.
Procesamiento Masivo de datos Maestros:
El procesamiento masivo o colectivo es útil particularmente cuando se es necesario adaptar la información existente en ciertas circunstancias, por ejemplo, en ciertos campos de los datos maestros (tales como el departamento, la persona, responsable, etc.) o cuando la asignación a la sociedad debe ser cambiada.
Cuentas en la Contabilidad de Centros de Beneficios:
La contabilidad de CeBe está basada en el plan de cuentas el cual está asignado a la sociedad CO. Estas cuentas incluyen:
- Aquellas que desde FI son usadas en CO (ingresos y clases de costos).
- Clases de costos que son utilizadas en CO (clases de costos secundarias).
- Cuentas desde FI que no son usadas en CO (pagadoras, recaudadoras, stock de materiales, mercaderías, trabajo en proceso, activos fijos, etc.).
Las cuentas de ingresos y clases de costos se pueden mantener desde contabilidad de CeBe.
Junto con los CeBe se pueden definir un número de estructuras jerárquicas de cuentas que son usadas en el sistema de información, distribuciones y planificación.
Estas estructuras, llamadas grupos de cuentas, son mantenidas de la misma manera que se mantienen los grupos de CeBe. A diferencia de los CeBe, no se requiere de una jerarquía estándar para cuentas.
El grupo de cuentas para la Contabilidad de CeBe puede copiarse de los grupos de clases de costos o de las estructuras balance /estado resultado.
Valores Estadísticos
Son valores o cantidades (por ejemplo, número de llamadas telefónicas, metros cuadrados, número de empleados, etc.) que dan detalles mayores de la configuración, el consumo o la perfomance que poseen los CeCo, las órdenes internas, procesos o CeBe.
Se pueden contabilizar valores estadísticos tanto en plan como en real.
Se pueden utilizar valores estadísticos tanto para una base para la distribución periódica o en la valoración y crear valores (ratios reales como costos por empleados).
Estos valores estadísticos se definen como valor fijo o valor total.
- Valores Fijos: son transferidos desde el período en el cual los mismos son contabilizados a todos los períodos subsiguientes del mismo ejercicio. Se necesita ingresar nuevos valores sólo en caso de cambio de un valor. Los valores fijos son definidos cuando los valores estadísticos permanecen constantes por un período significante de tiempo. (por ejemplo: número de empleados en el CeCo).
- Valores Totales: no son transferidos al siguiente período, pero deben ser ingresados para cada período de forma individual y se refieren a valores estadísticos cuyos valores reciben fluctuaciones en cada período de forma individual. (por ejemplo: kilowatts / hora en consumo eléctrico).
Los valores estadísticos pueden ser luego transferidos desde otros módulos como el Sistema de Información de Logística para ser vinculado a necesidad de información desde estos respectivos módulos.
Grupos de Datos Maestros
Los grupos de CeBe son jerarquías alternativas a la jerarquía estándar. Estas pueden ser usadas para fines de reporting, distribución o valoración, o para funciones de planificación.
A diferencia de la jerarquía estándar, estos grupos de CeBe no tienen que poseer todos los CeBe que fueron creados para una Sociedad CO. Por el contrario, los grupos de CeBe le permiten seleccionar solo ciertos CeBe y estructurarlos jerárquicamente de la forma que le parezca conveniente con mayor flexibilidad.
Se pude definir cualquier cantidad de estructuras jerárquicas de cuentas para uso del sistema de información y para la planificación. Estas estructuras son llamadas grupos de cuentas.
Se pueden crear los nuevos grupos de cuentas, como también visualizar o modificar los existentes. Sin embargo, se puede copiar los grupos de cuentas desde un grupo de clases de costos en CO o de la estructura de FI para el balance / estado de resultados.