Ya vimos los elementos organizativos con los que trabaja SAP en una empresa, ahora es tiempo de analizar los datos maestros con los que trabaja el programa.
Datos maestros
Creados de forma centralizada y disponibles para todas las aplicaciones y todos los usuarios autorizados, los datos maestros tienen también un aspecto organizativo, ya que su información se organiza en vistas, que a su vez se asignan a elementos de organización.
En SAP, los datos maestros se crean centralmente y están disponibles para todas las aplicaciones y todos los usuarios autorizados. El almacenamiento centralizado de los datos maestros implica que los registros de datos son siempre consistentes, están actualizados y no son redundantes. Debemos entender a los datos maestros como datos críticos. Cada parte del ERP de SAP, en cada módulo, tiene datos maestros específicos de dicho módulo que pueden (o no) ser modificados por otros módulos, o compartir vistas entre módulos, por esto se indica que los datos maestros tienen aspecto organizativo, ya que su información se organiza en estas vistas, que a su vez se asignan a elementos de organización y como vimos en el artículo de "módulos de SAP", esos elementos de la organización están segmentados por módulos. La estructura segmentada de los registros maestros permite representar de forma flexible las diversas estructuras empresariales implicadas en una operación.
La integración de todos los datos correspondientes (por ejemplo, de cliente o de material) en un único objeto de base de datos garantiza que la redundancia de los datos no sea un problema y potencia la integridad de los datos. Todas las áreas pueden utilizar los datos almacenados: ya sea ventas, compras, gestión de stocks, planificación de materiales, verificación de facturas ,recursos humanos, etcétera.
Maestro de Clientes
Un maestro de clientes contiene información clave que define la relación empresarial entre una empresa y su cliente. Los datos de sociedad controlan el procedimiento de contabilización y el tratamiento posterior, por ejemplo pagos y gestión de impagados. Los datos de organización de ventas proporcionan información acerca de los clientes para dar soporte en procesos empresariales como la introducción de pedidos, la expedición, la facturación y el tratamiento de pagos.
La "estructura triple" del maestro de clientes está representada por:
- Datos generales: Estos datos son igual de importantes para cada sociedad y organización de ventas dentro de una empresa.
- Datos para sociedades: Estos datos reflejan acuerdos con el cliente específicos de la sociedad.
- Datos de ventas: Estos datos presentan características diferentes de las organizaciones de ventas y los canales de una empresa.
SAP indica que en la disposición de los registros maestros de clientes aún hay espacio para necesidades especiales, y con esto se refiere a que deja abierta la posibilidad de que algún desarrollador abap (siempre dentro de los límites de programación y licencias de SAP), pueda ampliar las funciones logísticas de acuerdo a las necesidades empresariales.
Maestro de Materiales
El maestro de materiales contiene toda la información clave y/o crítica que una empresa necesita para gestionar un material dentro de su organización. El maestro de materiales define, entre otras cosas, cómo se vende, fabrica, compra, inventaría y contabiliza un producto, y cómo se calcula su coste. La información del maestro de materiales se agrupa en vistas, organizadas a su vez por función empresarial, grupo y/o tipo de materiales.
En casi todos los artículos donde hablamos de SAP MM podemos leer sobre el uso de datos maestros de materiales. Ejemplo; leer artículo: "Procesos SAP: requerimientos de materiales".
Vistas de Materiales
Respecto a las vistas de materiales, cabe aclarar que la mayor parte de las vistas se encuentra a nivel de centro logístico.
Una captura para explicar cómo se visualizan las vistas en la transacción del Maestro de Materiales (transacción SAP: MM03)
Actas del Personal
Solo en aquellos casos donde la empresa que ha implementado SAP, tenga habilitado el módulo de SAP HR (para recursos humanos), tendremos como datos maestros para la gestión de la organización. Aquí hay que destacar que el módulo de SAP HR, desde los comienzos de SAP (allá por 1970) se denominó SAP HCM (SAP Human Capital Management).
Las funciones de Gestión de organización permiten asignar la estructura de organización e informes actual con sus objetos organizativos (unidades organizativas, funciones, posiciones y tareas) de forma rápida y eficaz.
Las unidades organizativas describen las diversas unidades empresariales dentro de la empresa. Las diversas unidades organizativas y las relaciones entre ellas constituyen la estructura organizativa. Las unidades organizativas se pueden definir de forma flexible como departamentos funcionales o regionales, o bien como grupos de proyecto, según la clase de organización.
- Funciones
Las funciones se utilizan como descripciones o modelos aplicables a diversas posiciones que tienen en común necesidades, tareas u otras características.
- Posiciones
Las posiciones son asignaciones de empleados individuales en la empresa. Las personas ocupan posiciones. Una posición hereda las características de una función, pero también se pueden definir características adicionales específicas de la posición en cuestión.
Mientras que las posiciones son concretas y pueden estar ocupadas por titulares (por ejemplo el auxiliar administrativo en el departamento de marketing), las funciones son clasificaciones generales dentro de una empresa (por ejemplo un auxiliar administrativo), definidas por las características que tienen asignadas. Las descripciones de funciones son aplicables a diversas posiciones con características similares.
- Personas
Las personas ocupan posiciones dentro de la estructura organizativa. Las personas representan empleados en su empresa.
A los fines de hacer más corto este artículo introductorio, no se hablará de todos los datos maestros que tenemos en SAP. Si tienes alguna duda sobre datos maestros, del módulo que sea, por favor envía tu consulta a través de nuestros foros SAP (es gratis, rápido y muy fácil de usar).