Cierre mensual de órdenes internas de CO
a. Costeo bajo el método de Gastos Generales:
El costeo de Gastos Generales se utiliza para distribuir los mismos en los objetos de Controlling que se crean apropiados, aplicando un porcentaje o un valor de cantidad fija sobre el importe especificado como costo base
La base de aplicación de este método son aquellas clases de costos imputadas directamente en las órdenes internas.
Se puede aplicar este método (método de gastos generales) tanto a costos plan como a como a costos reales en base a la información comprometida.
También es posible ejecutar el proceso en test para simular el cálculo. Los resultados de los cálculos son mostrados como estadísticos y cualquier error es registrado en un log de errores. Se pueden imprimir ambos reportes (los cálculos y el log).
Las reglas de aplicación de los gastos generales son reunidas en la hoja de costeo de gastos generales (la hoja de costeo permite visualizar todos los totales y ordenamiento para entender los costos imputados en una orden interna)
b. Débitos mediante Distribución periódica de Costos:
Las contabilizaciones primarias son recolectadas en un centro de costos recolector o una orden, posteriormente estos costos son distribuidos en los objetos CO correspondientes, en el cierre del período y de acuerdo a la definición del usuario. Las partidas individuales son registradas tanto en los emisores como en los receptores por lo que existe un documento correspondiente para la distribución.
Las distribuciones periódicas pueden ser anuladas y repetidas tanto como se desee.
c. Créditos en Órdenes a través de Recontabilización periódica o traspaso
Para que una orden reciba créditos durante el proceso de recontabilización o traspaso periódico se debe definir: un segmento para su propio ciclo con un emisor que pueda ser acreditado desde varios receptores.
Para ello se utilizan normas flexibles de distribución.
d. Liquidación: Visión General
Las órdenes de gastos generales normalmente se utilizan como colector intermedio de costos y ayuda para la planificación, el control y los informes. Cuando se completa la tarea, los costos se traspasan a su destino final (centro de costos, elementos PEP, objetos PA, etc). Este proceso se denomina Liquidación.
En la liquidación:
- Una parte o la totalidad de los costos contabilizados en la orden son distribuidos en uno o más receptores
- Las contabilizaciones de acreditación son generadas automáticamente
- Puede ser ejecutada de forma individual o de forma colectiva
- Puede realizarse de forma estadística en centros de costos, órdenes estadísticas, o elementos PEP estadísticos
- No es un proceso obligatorio dentro de la Contabilidad de Gestión (CO)
e. Definición de la liquidación de una Orden Interna
La norma de liquidación o distribución, especifica la porción de los costos de la orden que deberán ser liquidados y sobre que receptores
Existen dos procedimientos para definir la forma de liquidación:
- Liquidación básica: permite liquidar el 100% de los costos en un centro de costos o en una cuenta de mayor mediante una clase de costos. Los datos se introducen en el campo “Cierre del período” del registro maestro de la orden.
- Liquidación ampliada: permite crear Normas de Liquidación propias en el maestro de la orden. Estas normas de liquidación pueden ser usadas para:
ü Liquidar costos en uno o más receptores y permite un amplio rango de receptores (elementos PEP, órdenes de ventas, segmento de rentabilidad, etc.)
ü Especificar como los costos serán divididos (normas de distribución)
En la liquidación extendida los procesos de liquidación están controlados vía asignación en los parámetros de liquidación en el registro maestro de la orden. Estos parámetros incluyen: el perfil de liquidación, la estructura de liquidación, estructura de transferencia a PA.
El perfil de liquidación: en el se especifican los valores propuestos de los otros parámetros, se derivan de la clase de orden. Los parámetros de liquidación por defecto se pueden modificar en el registro maestro de la orden. Se debe especificar un perfil de liquidación aun cuando se utilice el tipo de liquidación básica. Es necesario especificar las clases de objetos receptores que se van a permitir
f. Mantenimiento de la Norma de Liquidación
Se puede ingresar la norma de liquidación en la pantalla de Visión General de las Normas de Liquidación. Cada línea en la tabla de distribución de esta vista, define la alocación en un receptor en particular. Los costos deberán ser distribuidos en los receptores basándose en uno u otros de los siguientes criterios:
ü Porcentajes
ü Número equivalente
ü Monto Fijo
Se puede cambiar la norma de distribución dentro de una Norma de Liquidación sólo si se asigna en un periodo de validez diferente.
Los siguientes tipos de liquidación son los que se encuentran dentro del módulo de CO para órdenes internas:
- Tipo de Liquidación PER: que liquida solamente los costos que se obtuvieron en el período correspondiente
- Tipo de Liquidación TOT: liquida todos los costos de un emisor que se hayan incurridos hasta el período de la liquidación
g. Liquidación de los Costos de las órdenes
Los costos se pueden liquidar en los receptores mediante las mismas clases de costos que se han utilizado originalmente para contabilizar la orden. Esto permite identificar detalladamente las clases de costos que se han imputado a los receptores.
Alternativamente, se puede utilizar una clase de costos de liquidación para imputar los costos
Existen dos categorías de clases de costos de liquidación:
- La clase de costos de liquidación interna (tipo de clase de costos 21) se utiliza para efectuar una liquidación en un objeto de la Contabilidad Interna como un centro de costos, una orden, un elemento PEP, etc.)
- La clase de costos de liquidación externa (tipo de clase de costos 22) se utiliza para efectuar una liquidación en una cuenta de mayor o de activos fijos
Luego de la liquidación, los costos incurridos en la orden siguen visibles, esto facilita los análisis y la realización de reportes
Cada vez que una orden es liquidada se genera un documento de liquidación. El rango de números de documentos de liquidación se define en la configuración del sistema. En el perfil de liquidación se puede definir por cuanto tiempo este documento va a estar archivado
Además del documento de liquidación, el sistema crea:
- Un documento en la Contabilidad Financiera
- Un documento en la Contabilidad de Gestión
Se puede cancelar una ejecución de liquidación y repetirla al cierre del período.