Unidad 5 Lección 5 Cierre Mensual de Órdenes Internas de CO
Gastos Generales
El costeo de Gastos Generales significa que distribuiremos los mismos en los objetos de CO que creamos apropiados, aplicando un porcentaje o un valor de cantidad fija sobre el importe especificado como costo base.
La base para la aplicación de este método son aquellas clases de costos que fueron contabilizadas directamente en órdenes internas. En lo que respecta a la manufactura, por ejemplo, estas clases de costos representan la mano de obra y los materiales.
Se puede aplicar el método de los gastos generales tanto a costos plan como a reales en base a la información comprometida.
Para ejecución en test y pronóstico se puede simular el cálculo. En este caso, la información no es actualizada en la base de datos correspondiente. Los resultados de los cálculos son mostrados como estadísticos y cualquier error es registrado en un log de errores. Se pude imprimir ambos reportes (los cálculos y el log).
Las reglas de aplicación de los gastos generales son reunidos en la hoja de costeo de gastos generales.
Hoja de Costeo: permite visualizar todos los totales de ordenamiento para entender los costos imputados en una orden interna.
Débitos mediante Distribución Periódico de Costos:
Las contabilizaciones primarias (como costos telefónicos) son recolectados en un CeCo recolector o una orden, para minimizar el trabajo del registro de Finanzas.
Las partidas individuales son registradas tanto en el emisor como en el receptor de manera que exista un documento correspondiente para la distribución.
Las distribuciones periódicas pueden ser anuladas y repetidas tanto las veces que se requiera.
Créditos en Órdenes a través de Recontabilización Periódica:
Una orden puede sufrir acreditaciones durante la recontabilización o traspaso periódico. Para esto, una orden debe definir un segmento para su propio ciclo con un emisor que puede ser acreditado desde varios receptores.
Se puede definir como la orden contempla los créditos utilizando normas flexibles de distribución que se encuentran disponibles en la configuración de las distribuciones. La acreditación de órdenes utilizando porcentajes fijos, como se muestra en el gráfico 553, es una de las opciones que posee el módulo de CO disponible para esta función.
Liquidación: Visión General
Las órdenes de gastos generales son usualmente utilizadas como un recolector interno de costos y como una ayuda en la planificación, monitoreo y reporte de los procesos. Cuando la tarea haya finalizado, los costos serán pasados al destino final (el receptor: CeCo, Elementos PEP, Segmento de Rentabilidad, etc.). Este proceso descrito anteriormente se denomina Liquidación.
En la liquidación, algunos o todos los costos que son contabilizados en una orden, son distribuidos en uno o más receptores. Las contabilizaciones de compensación, acreditadas en la orden, son generadas automáticamente. La liquidación contiene la posibilidad de correrse de forma individual para una orden o de carácter colectivo para un grupo de órdenes.
Los costos que se reúnen en una orden pueden ser liquidados en una gran variedad de objetos de imputación de CO como: Centros de Costos, Orden, Elementos PEP, grafo, Segmento de Rentabilidad, Orden de Ventas, Activo Fijo o Cuenta de Mayor.
La liquidación hacia un activo en una cuenta de mayor es un proceso de liquidación externo, debido a que el módulo de FI recibe una actualización mediante el proceso de liquidación. La liquidación de objetos pendientes de liquidar, es una liquidación interna dentro de CO.
La liquidación, también permite realizarse de forma estadística en CeCO, órdenes estadísticas, o elementos PEP estadísticos como se hace en receptores reales.
"La liquidación es un proceso que presenta, mayor versatilidad en el cierre y el vaciamiento contable de una orden de CO, que otros métodos de cierre, como traspasos o recontabilizaciones periódicas, distribución y subreparto. Además permite la integración de liquidar costos contra objetos de otros módulos, como: activos fijos o cuentas de mayor".
La liquidación no es un proceso obligatorio dentro de CO.
Definiendo la Liquidación de una Orden Interna
Antes de realizar una liquidación para una orden, debemos especificar dónde deseamos que los costos se contabilicen. Existen dos procedimientos para definir la forma de liquidación: Liquidación básica y Liquidación extendida.
Liquidación Básica: Permite liquidar el 100% de los costos de un CeCo hacia una cuenta de mayor que posee asociada una clase de costo. Se ingresa la información en el campo "Clase de Coste Liquidación" sobre la clase de costo correspondiente en la solapa de "Cierre Período".
Liquidación Extendida: permite crear sus propias normas de liquidación en el registro maestro de la OI. Estas normas de liquidación pueden ser usadas para:
- Liquidar costos en uno o más receptores y permite un amplio rango de receptores (elementos PEP, órdenes de ventas, segmento de rentabilidad, etc.).
- Especificar como los cotos serán divididos (normas de distribución).
En la liquidación extendida los procesos de liquidación están controlados vía asignación en los Parámetros de Liquidación en el registro maestro de la orden. Estos parámetros incluyen: perfil de liquidación, estructura de liquidación, estructura de transferencia a PA, etc.
El perfil de liquidación especifica los valores de defecto para otros valores, se toman desde la clase de orden. Los parámetros de default para la liquidación pueden ser cambiados en el registro maestro de la orden interna.
Se puede ingresar la norma de liquidación en la pantalla de Visión General de las Normas de Liquidación del registro maestro. La norma de distribución o liquidación, especifica la porción de los costos de la orden que deberían ser liquidados y sobre qué receptores.
Cada linea en la tabla de distribución de esta vista, define la alocación en un receptor particular. Los costos serán distribuidos en los receptores basándose en lo siguiente:
- Porcentaje
- Número equivalente
- Monto fijo.
El sistema asegura que no se ingrese una norma que contenga tanto porcentaje, número equivalente o monto fijo al mismo tiempo. Se puede cambiar la norma de distribución dentro de una norma de liquidación solo si se asigna dentro de un período de validez diferente.
Los siguientes tipos de liquidación son los que se encuentran dentro del módulo de CO para órdenes internas:
- Tipo de liquidación PER: liquida solamente los costos que se obtuvieron en el período correspondiente.
- Tipo de liquidación TOT: liquida todos los costos de un emisor que hayan sido incurridos hasta el período de la liquidación.
Liquidación de los Costos de las Órdenes: es posible liquidar costos sobre receptores utilizando las mismas clases de costos que originalmente se utilizan para contabilizar en la orden. Esto permitirá identificar precisamente los tipos de costos que fueron alocados en los receptores, tales como materiales, suministros y costos de personal.
Alternativamente, se puede utilizar una clase de costo de liquidación para la distribución de costos. Con esta metodología, podemos determinar fácilmente que costos fueron provenientes de una distribución en el análisis de los receptores a través del proceso de liquidación de una orden.
Existen dos categorías de clases de costo de liquidación:
- Clase de Costo de liquidación interna (tipo 21) que es usada cuando se liquida en objetos de CO como CeCo, ordenes u OI, Elementos PEP, etc.
- Clase de Costo de liqidación externa (tipo 22) es usada cuando se liquida activos o en Cuentas de Mayor.
Luego de la liquidación los cotos incurridos en la orden continúan visibles, sin importar el método seleccionado. Esto permite analizar y hacer los reportes de los costos referidos en la orden cuando sea necesario.
Cada vez que un objeto de CO se liquida, se genera un documento de liquidación. Se define el rango de númros para los documentos de liquidación en la configuración del sistema.
Para administración los volúmenes de datos, se pueden definir (en el perfil de liquidación) el precio de retención para el cual un documento de liquidación puede ser archivado. Se puede cancelar una ejecución y repetirla al cierre de período.
Además del documento de liquidación, el sistema también crea:
- Documento de FI conteniendo toda la información relacionada con la contabilidad (para liquidación externa solamente).
- Documento de CO conteniendo de forma pura la información relacionada con la contabilidad
Log:
Un log es un registro datos sobre modificaciones, datos incompletos, etc que se encuentran para una tabla.
Los Logs se escriben en la mayoría de los reportes o transacciones para evaluaciones sobre los errores.
Ejemplo: un log de datos incompletos nos muestra cuáles son los campos que hemos olvidado de completar en un pedido de ventas.
En otras transacciones muestran un resultado sobre lo registrado o grabado.