UNIDAD 2. LAS UNIDADES ORGANIZATIVAS Y LOS DATOS MAESTROS
LECCION 5. EL MANTENIMIENTO DE RANGOS DE NUMEROS
1. Asignación de números de documento
En la contabilidad interna o de gestión es necesario definir intervalos o rangos de números para cada operación que modifique algún objeto CO, como por ejemplo, una orden, centro de coste, etc., los cuales pueden ser copiados de una Sociedad Co a otra.
El Sistema SAP genera un documento numerado cada vez que se contabiliza en el Controlling. Los números de documento son unívocos dentro de cada sociedad CO, ya que cada número se asigna sólo una vez.
Para la asignación de intervalos de números a los tipos de documentos en CO se debe seguir los siguientes pasos:
1) Agrupar las operaciones: los grupos de numeración que se definen suelen agruparse por operaciones o tareas similares, sin embargo, cada operación puede tener una asignación de intervalo de números distinta, en cuyo caso se debe crear un grupo para cada transacción.
2) Asignar el grupo a un intervalo: la asignación del número en un intervalo puede ser de tipo interno que es el generado por el sistema automáticamente, o bien puede ser externo, es decir, asignado por el usuario. En este paso es posible asignar un grupo de intervalos de números para operaciones similares.
Como recomendación SAP establece que se deben distinguir los grupos de intervalos de números entre las operaciones plan y las reales, lo cual garantiza que los programas de reorganización que se ejecutan independientemente para datos reales y datos plan, también asignen intervalos de números en forma separada.
Es importante mencionar que, la asignación de intervalos de números de los documentos en CO es independiente del ejercicio, es decir, se incrementan desde su creación y asignación en forma ascendente sin importar el ejercicio en curso, por lo tanto, no es necesario el mantenimiento de estos intervalos por el resto de la duración de la sociedad CO.
Para el mantenimiento de los intervalos o rangos de números para los documentos CO se accede al SPRO - IMG de referencia SAP – Controlling – Controlling General – Organización – Actualizar rangos de números para documentos CO, se ingresa la sociedad CO y se presiona Grupos. Cada operación en CO, bien sea una contabilización directa desde la contabilidad financiera o una distribución de costos primarios, entre otras operaciones son asignadas a un grupo, el cual contiene un intervalo asignado a las operaciones que pueden ser reales o plan. Accediendo al botón Intervalos se visualizan los rangos de números que conforman cada intervalo.