SAP BUSINESS WORKFLOW
Los workflow en los sistemas SAP, y más entre sistemas SAP, tienen como objetivo incrementar la velocidad y transparencia de los procesos de negocio.
Un modelo de workflow desglosa un proceso en pasos individuales, estos son asignados a diferentes personas o más bien a sus roles dentro de la organización.
La secuencia automatizada de los pasos asegura que las tareas son asignadas rápidamente a las personas apropiadas.
PARTICIPANTES EN EL WORKFLOW
Dos personas están involucradas, la persona que crea la solicitud (solicitante) y su supervisor asignado.
El solicitante completa un formulario, guarda las entradas en el mismo. Esta acción dispara un evento de workflow, por ejemplo, solicitud enviada. Este evento es recibido por una persona si está correctamente configurado el workflow según las reglas definidas.
El supervisor encargado de aprobar o rechazar, recibe la solicitud en un ítem de workflow en su Office Inbox (OFFICE -> WORKPLACE -> INBOX o la transacción SBWP)
Un evento de workflow crea una conexión entre una actividad en el sistema SAP y la gente involucrada, cuando el supervisor abre el ítem, se le muestra las funciones de:
Aprobar la solicitud: dispara un nuevo evento de workflow, se informa al solicitante y se completa el workflow.
Rechazar la solicitud: dispara un nuevo evento de Workflows se informa al solicitante que se ha rechazado, entonces el solicitante puede:
1. Aceptar el rechazo: Si acepta el rechazo el workflow se completa.
2. Cambiar la solicitud: si cambia la solicitud, se genera otro ítem que se envía al supervisor.
TECNOLOGIA DEL WORKFLOW
Un workflow crea una conexión ente la gente que participa en un proceso y los pasos programados que pertenecen a este proceso.
Diferentes autorizaciones permiten a los empleados de una compañía realizar diferentes tareas en uno o más sistemas. Algunas de estas tareas disparan eventos que son asignados a pasos de un modelo de workflow. Cuando un empleado utiliza sus autorizaciones para llevar a cabo una tarea que dispara un evento de workflow, entonces un método especifico de un objeto de negocio relevante a la tarea es llamado en el sistema.
Las autorizaciones de un empleado normalmente permiten el acceso a pasos individuales dentro de un proceso.
Un proceso trabaja sobre un objeto de negocio particular. Es accedido utilizando los métodos que pertenecen a ese objeto. Estos son definidos como BAPIs en el sistema.
AREAS DE APLICACIÓN DE WORKFLOWS
Se utiliza en una amplia variedad de áreas de negocios en los sistemas SAP, ya que permite un número ilimitado de pasos de Workflows que pueden asignarse a un evento de Workflows además de secuencias complejas de workflow que pueden ser asignadas a un proceso.
Por ejemplo en SAP CRM o SAP SCM.
Los usos de Workflows incluyen:
Facilitar la comunicación:
1. Notificación automática
2. Reemplaza las circulares
Controlar y Monitorear proceso simples:
1. Mensajes de problemas
2. Notificación por mala respuesta del sistema
Controlar procesos Complejos
1. Procesos de aprobación
2. Compras mediante internet
Los Workflows son también apropiados para la distribución automática de información del trabajo en progreso (por ejemplo estado de una orden de compra) a todas las personas interesadas.
Un Workflows puede generar mensajes XML para disparar actividades en sistemas remotos.
Definiendo eventos apropiados y asignándolos a los métodos de los objetos de negocio permiten utilizar Workflows en casi cualquier área.
Mediante la transacción SWUI_DEMO podemos generar un workflow de pruebas