El WorkFlow Builder y la creación de Pasos
1. Introducción al Workflow Builder
El Workflow Builder es la herramienta usada para crear y editar la definición de un workflow. Se usa la transacción SWDD.
Mediante el Workflow Builder podremos definir entre otras cosas:
- Pasos
- Disparadores
- La interface de datos
Las características del Workflow Builder son las siguientes
- Presenta un área de navegación y visualización
- Es un modelo orientado a bloques
- La modelización top-down es posible
- Tiene funciones especiales como cortar, pegar, mover, copiar e imprimir
- Permite la verificación y activación de los Workflows
- Posee la funcionalidad de drag and drop
- Los pasos y eventos se muestran gráficamente en una red
- Cada definición de Workflow tiene asignado un usuario responsable de su administración
El área de objetos (área de navegación) tiene las siguientes funcionalidades:
- Permite visualizar cada uno de los pasos, con su número de nodo y descripción.
- Es también usada para la administración del contenedor de Workflow. Usando el menú de contexto, es posible crear, cambiar, visualizar, borrar, renombrar elementos del contenedor.
- Permite el mantenimiento del contenedor de Workflow directamente en el Workflow Builder.
- Provee una visión general de plantillas de documentos
- Aumenta la velocidad en la búsqueda de objetos existentes por el uso del Explorer
El área de tareas (tipos de pasos) tiene las siguientes funcionalidades:
- Es posible usar tareas ya existentes en la definición de un workflow, solo es necesario encontrarlas.
- Permite visualizar todas las tareas y otros Workflows relevantes
2. La definición de pasos
Un paso indica una actividad específica dentro de la definición del Workflow, esto es, que es un "paso" del proceso.
La definición de un Workflow está compuesta por pasos individuales. Al crear un paso, primero se debe especificar el tipo de paso. Estos pueden ser:
- Pasos que hacen referencia a las actividades de negocio
- Pasos que son usados para el control de procesos internos
Cada paso es el elemento determinante de "su" bloque. Las operaciones en pasos individuales siempre conciernen a la totalidad del bloque al que pertenece. La secuencia de procesamiento de los pasos depende del resultado del paso precedente.
Los pasos existentes son:
- Actividad
- Condición
- Condición múltiple
- Operación container
- Documento con modelo
- Creador de evento
- Procesamiento paralelo
3. La creación de pasos
Para crear un paso seguiremos los siguiente puntos:
- Accedemos al Workflow Builder (transacción SWDD)
- Abrimos el Workflow con el que se quiere trabajar o creamos uno nuevo
- Hacemos doble clic sobre un paso indeterminado (en la posición del Workflow que corresponda)
- Seleccionamos el tipo de paso
Luego veremos la pantalla para definir la actividad en el caso de elegir actividad. Una actividad hace referencia a una tarea, la cual hace referencia a un método de un Business Object. Por tanto, todas las características del método del Business Object pasarán a la tarea y luego al paso.
En el caso de las actividades deberemos ingresar el código de la tarea. Automáticamente el sistemas generará o propondrá los bindings entre el container del Workflow y el container de la tarea (no obstante siempre conviene revisar lo que el sistema propone).
Una vez asignada la tarea y el binding, los atributos de la tarea pasan al paso (características de la tarea y características del paso).
Luego configuraremos las salidas del paso. En el caso que el método que ejecutemos genere distintos resultados estos aparecerán en el cuadro de salidas y podremos colocar un texto para que queden documentados en el Workflow.
Cuantas más salidas tenga el paso más líneas de Workflow se abrirán.
También el paso puede configurarse para que cuando se termine de ejecutar, envíe una notificación a alguien en forma de correo electrónico. Esto se configura en el área "notificación".
Luego en el caso que corresponda podremos configurar los tiempos del paso. Esto es, que al crearse un workitem los tiempos de ejecución de ese workitem podrán controlarse y tomar determinadas acciones.
Primero podremos configurar un plazo. Es decir, que si se cumple un plazo determinado desde que el usuario responsable recibe el workitem y no toma ninguna acción, se podrá tomar una decisión automáticamente.
El plazo se configura teniendo en cuenta la fecha de creación del Workflow, la fecha de creación del workitem o una fecha que se agregue como una variable en el contenedor del Workflow.
Luego se coloca el tiempo a alcanzar (el plazo) y finalmente se define qué acción tomar. O bien se envía un correo electrónico a alguien (por ejemplo un superior del responsable) o bien se puede "modelar" un subWorkflow para actuar en caso de llegar al plazo.
Más tarde se podrá configurar una fecha de inicio más tardía y una fecha de fin deseada. La configuración de estas fechas se realiza de la misma manera que con el plazo.
En la parte de métodos podremos configurar al paso una determinada cantidad de programas que se ejecutarán antes o después de ejecutarse el paso (complementariamente a los programas que se ejecuten con el método asociado a la tarea).
Finalmente podremos indicar la prioridad del paso (este valor hará que se envíen notificaciones visuales al usuario al recibir el workitem) y características de ejecución de tareas de fondo.
Lo descrito anteriormente es para crear un paso de tipo actividad. Cada paso tendrá sus propias características y formas propias de configuración.