Un rol dinámico es una forma de asignar el aprobador de un paso según los datos del puesto del empleado del cambio. La academia oficial lo define como una manera flexible de asignar usuarios y grupos como aprobadores de un flujo, basada en la información del puesto del empleado, y explica que se crea en Gestionar organización, remuneración y estructuras de puestos, en el Centro de Administración.
En la práctica, un rol dinámico es una tabla de asignaciones. Cada fila dice: para tal valor de tal dato del empleado, por ejemplo una entidad legal, un departamento o una ubicación, aprueba tal persona, tal grupo dinámico o tal posición. La nota 2080108 da el ejemplo clásico: si se contrata a alguien en la entidad legal de EMEA, la aprobación va al vicepresidente de EMEA. La academia de administración muestra otro: las aprobaciones de promociones de los empleados de una unidad de negocio van a un aprobador específico.
El rol dinámico resuelve el problema que un rol fijo no puede resolver. Un rol como Manager siempre lleva al manager del empleado; un rol dinámico permite que el aprobador cambie según dónde trabaja la persona, sin multiplicar los flujos. Si mañana cambia el responsable de una ubicación, se cambia una fila del rol dinámico, no el flujo.
Tiene un riesgo importante. La nota 2605465 explica que si ninguna asignación del rol dinámico coincide con los datos del empleado, el paso no resuelve a nadie y se salta, aunque esté configurado para detener el flujo. Es decir, un rol dinámico sin una fila para cada caso es una aprobación que se pierde en silencio. Por eso, al crear uno, hay que cubrir todos los valores posibles del criterio, y revisarlo cada vez que se crea un valor nuevo, como una ubicación o un departamento.
Otros comportamientos se describen en la nota 2697542. Si el rol dinámico está en el primer paso y resuelve a una persona que es quien inicia, el paso se elimina. Si resuelve a un grupo o a una posición y quien inicia es miembro, el paso se mantiene. Y si resuelve a una persona que es el empleado del cambio, el aprobador se reemplaza por su manager. Además, la nota 2080108 indica que el rol dinámico solo funciona con la relación Empleado: se calcula sobre los datos del empleado del cambio.
En el caso del curso, AR01 no crea un rol dinámico, porque tiene un solo manager. La lección lo plantea como diseño para el crecimiento: un rol dinámico por ubicación, con un responsable para AR_BUE y otro para AR_COR, resolvería las aprobaciones sin tocar el flujo. El Video 3.1 abre un rol dinámico de Best Run y recorre sus filas; si la demo no tiene ninguno, abre la pantalla de creación y cierra sin guardar.
En la evaluación de la L3, una pregunta de opción múltiple pide qué pasa, según la nota 2605465, si ninguna asignación coincide: el paso se salta, aunque esté configurado para detener el flujo.
