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✒️SAP MM Principios Básicos de Estrategias de Liberación

SAP MM Principios Básicos de Estrategias de Liberación

SAP MM Principios Básicos de Estrategias de Liberación

PRINCIPIOS BÁSICOS DE ESTRATEGIAS DE LIBERACIÓN

ESTRATEGIAS DE LIBERACIÓN | GENERALIDADES

Esta funcionalidad de SAP es utilizada cuando se desea establecer un procedimiento de liberación o aprobación de documentos. En el caso de las solped se presentan dos opciones de utilización:

1 | LIBERACIÓN INDIVIDUAL DE CADA ÍTEM DEL DOCUMENTO

En este caso deben ser aprobados por separado cada uno de los ítems que constituyen el documento, es decir, a nivel de ítem.

2 | LIBERACIÓN SIMULTÁNEA DE TODO EL DOCUMENTO

En este caso son aprobados en forma colectiva o global de todos los ítems, es decir, la liberación se efectúa a nivel de cabecera o documento.

Aunque SAP brinda las dos opciones durante el proceso de parametrización, el primero de los mencionados es el utilizado en el universo de los casos.

Las estrategias están formadas por dos parámetros:

1. Grupos de liberación: el sistema utiliza la sigla R1 para las solped, pero puede ser adoptada cualquier otra, o una cantidad variable de grupos de acuerdo a la complejidad requerida para las estrategias.

2. Estrategias: se utilizan códigos de dos espacios con combinaciones de letras y números para diferencias las diversas estrategias.

La idea general es que, frente a una propuesta de compra mediante una solped (será válido para otros documentos posteriores), exista un mecanismo de aprobación de este antes que continúe con el proceso.

Dicho procedimiento implicará la intervención de uno o varios ciclos o pasos de aprobación, a cargo de los denominados aprobadores, los que participarán de acuerdo con pautas preestablecidas.

CONDICIONES GENERALES

En el diseño de las estrategias de liberación se tienen en cuenta los criterios según los cuales, se agruparán y asignarán los documentos a aprobar. De acuerdo al contenido de cada solped, se establecerán diferentes estrategias a fin de otorgar la aprobación a diferentes responsables.

Por ejemplo, podrían establecerse normas de liberación según las siguientes características, es decir, se asignarán estrategias según cada uno de los aspectos mencionados:

· Tipo de imputación

· Grupo de artículos o materiales

· Centro

· Centro de costo

Ejemplos:

1. Se establece que cada sector o departamento tendrá el o los responsables propios para la liberación de documentos. Dee acuerdo con este criterio, las estrategias podrían estar agrupadas o clasificadas por centro de costo.

2. Se determina un sistema de compras descentralizadas donde cada centro se encarga de gestionar la adquisición de bienes y contratación de servicios. El criterio por adoptar para las estrategias sería de acuerdo con el centro que generó el proceso.

3. Tratándose de una empresa cuya actividad implica la adquisición habitual de materiales asociados a especificaciones técnicas, sería conveniente que la aprobación estuviera a cargo de responsables con formación técnica. Basado en esto, podría determinarse las estrategias según los grupos de materiales, de manera de asegurar que el aprobador reciba solpeds con materiales correspondientes a su especialidad.

CONDICIONES DE IMPORTES

Un criterio fundamental y obligatorio en el diseño de las estrategias de liberación será la definición de escalas de importes que determinan los niveles o etapas de aprobación de un documento.

Por ejemplo, para un cierto importe total de un ítem o posición de la solped, deberá ser liberado por un solo responsable, mientras que, si el importe superara un determinado valor, deberá ser liberado por un segundo aprobador con mayor responsabilidad que el anterior, y así sucesivamente.

El siguiente esquema muestra un ejemplo de definición de los rangos de importes a aplicar a las estrategias. Debe quedar claro que los rangos deben complementarse, no superponerse ni dejar bandas descubiertas. Según este esquema, la transición de estrategias ocurrirá al atravesar los valores expresados en dólares USD.

CONDICIONES DE APROBACIÓN | REQUISITOS

Cuando un documento presenta dos o más niveles de aprobación, se pueden presentar dos escenarios diferentes:

1. Con definición de requisitos: para aprobar un determinado nivel, es condición necesaria que ya lo haya hecho el inmediato anterior.

2. Sin definición de requisitos: cada nivel puede ser aprobado sin necesidad que lo haya hecho el anterior. Los niveles inferiores quedarán relevados de la necesidad de liberar.

ESTADOS DE LA LIBERACIÓN

A fin de simplificar las indicaciones a los responsables del estado de liberación del documento, esto es, que nivel ya se encuentra liberado (y, por tanto, cuales restan) se definen indicadores de liberación que se asociarán a cada nivel y presentan un texto aclaratorio en el documento.

Donde se observan las leyendas o indicaciones que se recibiría al visualizar el documento, según su estado de aprobación, y las condiciones de liberación que deben cumplirse para alcanzar cada indicador.

NIVELES DE LIBERACIÓN | EJEMPLOS

A continuación, se presentan esquemas con los diferentes niveles de aprobación que serían asociados al documento en función del importe total del ítem. Para una mejor comprensión del tema, te mostraré un ejemplo con un nivel, luego incrementando el importe, SAP le asignará dos niveles al ítem y así sucesivamente hasta recibir el número máximo de niveles definidos. SAP admite hasta 8 niveles de aprobación como máximo.

ME53N: Visualización de la estrategia de liberación de una solicitud de pedido, mediante la solapa estrategia de liberación de cada posición.

El esquema indica que no ha sido tomada ninguna estrategia de liberación debido a que el importe no supera el mínimo definido para el primer nivel (mayor de USD 100,00.-).

Para un importe levemente superior al mínimo (USD 100,01.-) tomará la estrategia con un único nivel de aprobación.

Con un importe de USD 5.000,00.- entre los valores del nivel siguiente (mayor de USD 1.000,00.- y menor o igual de 10.000,00.-) es adoptada la estrategia siguiente.

Definidos los criterios, asignados determinados campos del documento, cuando se completa la solped, SAP intenta obtener una estrategia que coincida con los datos ingresados (centro, centro de costo, tipo de material, etc.)

CLASIFICACIÓN | INFORMACIÓN DE SELECCIÓN

Los datos ingresados hasta aquí determinan la estructura de las estrategias, el punto a tratar ahora será el sitio donde indicaremos a SAP que datos debe contener el documento para que la estrategia sea capturada y asignada al mismo.

Si bien, la configuración de esta sección es parte de las responsabilidades de los consultores, es muy importante que tu lo conozcas, porque en un futuro próximo, puedes ser responsable de diseñar el esquema de estrategias que satisfagan los requisitos de control y seguridad del departamento y serás un interlocutor ideal para los responsables de su configuración.

A continuación, se presenta un esquema para ingreso de los datos asociados a la llamada clasificación, los criterios de asignación de estrategias.

Notarás los códigos de los centros para los cuales se activa esta estrategia DJF1, DJF2, DJF3 y el rango de importes (mayor de USD 1.000,00.-).

CUESTIONES DE PRÁCTICAS | TIPS

A continuación, se mencionará algunos trucos o conocimientos prácticos asociados al uso de estrategias de liberación:

· Si la información del documento no concuerda con ninguna estrategia no estará sujeto a ningún proceso de aprobación.

· Si dos estrategias duplican el criterio de aprobación, siempre será tenida en cuenta una de ellas.

· El criterio de aprobación según el importe puede partir desde un valor 0 (cero) o un importe mínimo, debajo del cual no se requiere aprobación alguna.

· Una solped será dada por liberada (y poder continuar el proceso de compras) cuando hayan sido aprobados todos los niveles (o el último si no tuvieran prerrequisitos).

· La definición de las estrategias se realiza desde la parametrización del sistema y puede ser modificada frente a cualquier cambio de las condiciones del negocio.

· Junto con la creación de nuevas estrategias de liberación se requiere la definición de nuevo roles que serán asignados a los usuarios correspondientes, a fin de autorizarlos a liberar los documentos asociados a esas nuevas estrategias.

LIBERACIÓN DE DOCUMENTOS | PROCEDIMIENTO

Cuando una solped está sujeta a alguna estrategia de liberación, presenta la solapa correspondiente a nivel del ítem.

Donde se observa:

· Grupo de liberación R1

· Estrategia de liberación 12

· Indicador de liberación A

· Códigos/niveles de liberación (10, 11, 12)

El símbolo amarillo nos indica que ése es el próximo nivel por liberar, mientras que los restantes aún faltan procesar.

ME54N: Liberación de cada una de las posiciones del documento / revocación de liberación de posiciones del documento.

Donde se observa un símbolo a la derecha del nivel a liberar, que permitirá mediante un clic sobre él dar por aprobado el nivel.

Donde se pone de manifiesto un símbolo que da por aprobado el nivel 10 e indica que el 11 es el siguiente. Para completar la tarea, el documento deberá ser guardado. Ingresando nuevamente deberemos continuar con los niveles restantes hasta lograr la aprobación completa del documento.

Con este último paso, el documento ha quedado completamente aprobado para ser utilizado como referencia para un pedido de compra.

PÉRDIDA DE LIBERACIÓN

Cuando un documento que ya tiene asignada una estrategia de liberación y se encuentra total o parcialmente liberado, puede perder ese estado si se modifica alguno de los valores a los cuales está sujeta la estrategia (centro, centro de costo, importes, etc.). En este caso, deberá ser liberado nuevamente desde el primer nivel.

Por otro lado, de manera similar a como fuera liberado el documento mediante la transacción ME54N, la misma permite la cancelación de la aprobación con un procedimiento similar al utilizado anteriormente.


 

 

 


Sobre el autor

Publicación académica de Stefanie Isabella Schneider Ríos, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP MM.

SAP Expert


Stefanie Isabella Schneider Ríos

Profesión: Ingeniera en Sistemas de Producción - Paraguay - Legajo: ZK50F

✒️Autor de: 154 Publicaciones Académicas

🎓Egresado de los módulos:

Certificación Académica de Stefanie Schneider

✒️+Comunidad Académica CVOSOFT

Continúe aprendiendo sobre el tema "Principios Básicos de Estrategias de Liberación" de la mano de nuestros alumnos.

SAP Senior

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ESTRATEGIAS DE LIBERACION _La parametrización de la Estrategia de Liberación la hacen los Consultores SAP. _En mi experiencia, las CONDICIONES de liberación, deben ser consultadas con MM y con FI a fin de cubrir todas las variables del negocio. _Los rangos de importes definen los niveles de aprobación ejemplo: Primer Nivel-10-Responsable de Compras / Segundo Nivel-11-Coordinador de Compras / Tercer Nivel-12-Gerente de Compras / Cuarto Nivel-13-Director de Compras. _Existen estrategias de liberación que se desarrollan en base a distintas variables, por ejemplo: Grupo de Articulo, Tipo de Documento y Monto Total para que se disparen los diferentes tipos de Estrategias de Liberación. _Muy importante, analizar...

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Estrategias de liberación 1. Solicitud de pedido Puede hacerse la liberación por cada item (individual) o simultánea de todo el documento. Las estrategias se componen de dos parámetros: grupos de liberación y estrategias. Para las solicitudes de pedido, el grupo de liberación utilizado es el R1. Las normas para la liberación pueden establecerse de acuerdo a las siguientes características: tipo de imputación, grupo de artículos, centro y centro de costos. Si la estrategia tiene mas de un nivel, se puede hacer la aprobación: a) con definición de requisitos (se tienen que aprobar todos los niveles en la secuencia en que aparezcan); b) sin definición de requisitos...

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