✒️SAP MM Generalidades del documento

GENERALIDADES DEL DOCUMENTO

Tal como iniciamos el material de la solicitud de pedido, en las lecciones siguientes desarrollaremos todos los conocimientos para la gestión de los pedidos de compras, durante las cuales reiteraremos el análisis de puntos esenciales mencionados a continuación:

· Etapa de participación en el proceso

· Sector o integrantes de la empresa que lo originan o procesan

· Mecanismos mediante los cuales pueden generarse

· Interacción con otros documentos o módulos del sistema

· Procedimiento de creación, modificación y liberación de los documentos

· Procedimiento de creación con y sin referencia a otros documentos

· Diferentes variantes y operaciones para cada documento

· Mención y análisis de los datos principales

· Concepto de estrategias de liberación y bloqueo de documentos

· Procedimiento de liberación y desbloqueo de documentos

· Reporting o herramientas de listados y estadísticas de documentos

Como habrás observado, mucho de los puntos coinciden con el esquema de aprendizaje planteado para las solicitudes de pedido, por lo cual, te propongo mantener fresco lo visto en la unidad anterior ya que será una excelente base para lo que incorpores a continuación. Analicemos algunas características y peculiaridades de este documento:

· El pedido es un documento que se genera a partir de la decisión de satisfacer algún requerimiento de adquisición de bienes o contratación de servicios y que fuera previamente evaluado por los responsables del departamento de origen o por ejecución de un proceso de MRP, a partir del cual, se da curso a la compra.

· El documento puede ser generado manualmente ante una solicitud de pedido originada en otro sector, por ejemplo, producción o mantenimiento, o como aceptación de la propuesta de una corrida de MRP.

· La creación de un pedido no debe originarse obligatoriamente a partir de una solicitud de pedido, salvo que las características del negocio o decisiones estratégicas de los directivos así lo hayan determinado.

· En los casos de materiales consumibles (materiales de oficina, accesorios de computadoras, etc.), la creación del documento requiere la imputación a algún objeto contable, esto es, centro de costo, activo fijo, pedido de venta, proyecto, orden de fabricación, etc. En cada caso será solicitado el dato correspondiente al cual asociar la operación de compra.

· El sistema admite el ingreso en el documento de materiales definidos en el maestro de materiales en cuyo caso bastará la indicación del código, mientras que, en el caso contrario, deberá ser indicada una descripción, imputación contable, etc.

· El pedido de compra es un documento formal que es enviado a un proveedor requiriendo la provisión de un determinado material o servicio bajo condiciones especificadas.

· El responsable de cada compra es un único grupo de compras y debe ser asignado a un único proveedor y en una sola moneda.

· Algunos datos pueden/deben ser ingresados manualmente según sean optativos u obligatorios. Algunos ejemplos son: cantidad y precio, centro y almacén, número de documento de referencia, código del proveedor, fecha de entrega, entre otros.

· Un pedido puede ser ingresado con valor cero porque el ítem no está sujeto a valuación en el inventario, pero se desea monitorear las fechas de entrega (seleccionar el indicador libre de costo).

· El pedido de compra puede incluir la adquisición de materiales y/o servicios para diferentes centros, pero asociados a una misma organización de compras.

· Cuando se ingresa un pedido el sistema sugerirá una cantidad de datos propuestos que dependerán del maestro del proveedor (dirección, moneda, condiciones de pago, incoterms, verificación de factura, etc.) y del maestro de materiales (descripción, grupo de materiales, unidad de medida, texto de pedido, etc.)

El siguiente esquema te presenta las sucesivas etapas y dentro de él, la ubicación y participación del documento que estamos analizando:

Como puedes observar, se trata del documento que continúa al proceso de relevamiento de necesidades y definición del proveedor a quien se solicitará los materiales o servicios.

Si bien, dentro de nuestro esquema de estudio, la etapa previa es la confección de la solicitud de pedido, existen algunos posibles intermedios cuando deba ser analizado en detalle, quien o quienes serán escogidos como los proveedores.

Esto marca la principal diferencia entre la solped y el pedido, ya que en el primero, si bien es posible indicar cual será el proveedor o al menos sugerirlo, en el pedido, la definición de este es obligatoria ya que será a favor de quien crearemos el documento.

Algunas características que intervienen en esta etapa del proceso de compras:

· El sector que dispara el proceso de compras ya ha aprobado la operación.

· El departamento de compras recibe la necesidad y define las condiciones bajo las cuales continuará la operación.

· Compras define criterios de prioridad para todas las solicitudes de compras.

· Compras interactúa con tesorería por la administración de los presupuestos.

· Compras puede solicitar información técnica adicional si fuera necesaria.

Los pedidos, como muchos otros documentos de SAP, pueden ser creados manual o automáticamente. La idea en esta sección es analizar algunos casos en los que se procede a su creación manual como resultado de una necesidad concreta de disponer de ciertos materiales o servicios.

Es el caso que otros sectores de la compañía requieren la compra de materiales o la contratación de servicios mediante la creación de una solicitud de pedido.

Se ha ejecutado el proceso de MRP y el sistema les ha propuesto a compras la adquisición de diversos materiales, mediante la creación de solicitudes de pedido. Será atributo de compras aceptar o reprogramar dichas solped y convertirlas, posteriormente, en pedidos concretos a proveedores.

Existen casos donde el proceso de compras omite la creación de una solped y se origina directamente a partir del pedido. Esto puede deberse al tipo de adquisición, a quien origina la misma, etc.

La existencia de este tipo de operaciones deberá ser definida dentro de las estrategias de compras de la compañía a fin de evitar la omisión de etapas que vulneren normas de auditoría establecidas para el departamento de compras.

Cada uno de los posibles escenarios mencionados serán reflejados en la parametrización del sistema, de manera que no quede sujeto al libre albedrío o decisiones individuales el curso de las acciones.

De manera similar a como analizamos las solped en este documento, que no es otra cosa que una ratificación de la información heredada de la misma, existirán las mismas opciones de asignación contable que las vistas con anterioridad.

Habiendo sido analizado, aprovecharé en esta sección para hacer una breve síntesis del tema, y cuya finalidad será la de ayudamemoria.

En este caso incorporaremos lo adquirido al stock y pasará a formar parte del inventario de la compañía. Los documentos contables que generen serán imputados a cuentas de stock preestablecidas en la parametrización.

El material solicitado por alguna sección, la que deberá hacerse cargo dentro de su presupuesto de la erogación que implique la adquisición. Esto se verá reflejado en la imputación a algún centro de costo del solicitante. O como mencionáramos anteriormente, podrá ser repartido por más de uno, recurriendo a la denominada imputación múltiple.

La operación de compra está orientada a adquirir un bien de uso, el que será tratado por SAP como un activo fijo (o inmovilizado, como lo denomina SAP), el que habrá sido definido previamente en el sistema.

El ítem del pedido será asignado a un proyecto y deducido de su presupuesto el costo originado.

El costo originado por la adquisición será asignado como costo de adquisición para la venta asociada.

Asociado el proceso de compras de una orden de fabricación o mantenimiento, será cargada a ésta las erogaciones inherentes a la operación de adquisición.