✒️SAP MM Generalidades del documento

Generalidades del documento

A partir de este momento nuestro objetivo estará centrado en trabajar sobre cada uno de los documentos principales del proceso de compras. De cada uno de ellos nos interesarán conocer algunos puntos esenciales que mencionamos a continuación:

· Etapa de participación en el proceso

· Sector o integrantes de la empresa que lo originan o procesan

· Mecanismos mediante los cuales pueden generarse

· Interacción con otros documentos o módulos del sistema

· Procedimiento de creación, modificación y liberación de los documentos

· Procedimiento de creación con y sin referencia a otros documentos

· Diferentes variantes y operaciones para cada documento

· Mención y análisis de los datos principales

· Concepto de estrategias de liberación y bloqueo de documentos

· Procedimiento de liberación y desbloqueo de documentos

· Reporting o herramientas de listados y estadísticas de documentos

Esta lista no pretende ser completa ni definir el orden estricto en que serán propuestos los temas para cada documento. La idea concreta es anticipar los temas y enfoques que se darán en las lecciones y unidades siguientes.

Analicemos algunas características y peculiaridades de este documento:

La solicitud de pedido es un documento interno que se genera toda vez que algún sector o integrante de la compañía requiere un material o servicio y debe solicitarlo al departamento de compras.

El documento puede ser generado antes una solicitud de adquisición o bien automáticamente frente a actividades en otros departamentos, tales como producción o mantenimiento.

Otra vía de creación de este tipo de documento es la producida durante el análisis de necesidades de reposición de stock, conocido como MRP (sigla en inglés con se conoce esta herramienta).

En los casos de materiales consumibles (materiales de oficina, accesorios de computadoras, etc.), la creación del documento requiere la imputación, a algún objeto contable, esto es, centro de costo, activo fijo, pedido de venta, proyecto, orden de fabricación, etc. En cada caso será solicitado el dato correspondiente al cual asociar la operación de compra.

El sistema admite el ingreso en el documento de materiales definidos en el maestro de materiales en cuyo caso bastará la indicación del código, mientras que, en el caso contrario, deberá ser indicada una descripción, imputación contable, etc.

El siguiente esquema presenta las sucesivas etapas y dentro de él, la ubicación y participación del documento que estamos analizando:

1. Determinación de necesidades
2. Creación de solicitud de pedido
3. Liberación de solicitud de pedido
4. Determinación de fuente de adquisición
5. Selección del proveedor
6. Gestión del pedido
7. Liberación del pedido
8. Entrada de mercadería
9. Control de la factura
10. Gestión del pago

Como se puede observar, se trata del primer documento de la cadena de compras y solo es precedido por una etapa de “determinación de necesidades”, en la cual, el área de compras, como posible iniciador de las actividades, recurre a herramientas manuales o automáticas para determinar cuáles son los requerimientos de compra actuales, a partir de los diversos factores intervinientes. A modo de referencia:

• Stock actual disponible para su utilización
• Solicitudes de pedido o pedidos ya creados y en proceso
• Productos vendidos a clientes y comprometidos para la entrega
• Productos requeridos para los procesos productivos
• Productos requeridos para el mantenimiento de la planta
• Requerimiento de adquisición de productos para satisfacer el stock

SOLICITUD DE PEDIDO | EJEMPLOS

Como mencionáramos anteriormente, las solicitudes de pedidos (como muchos otros documentos de SAP) pueden ser creados manual o automáticamente.

La idea en esa sección es analizar algunos casos en los que se procede a su creación manual como resultado de una necesidad concreta de disponer de ciertos materiales o servicios.

• Administración: requiere la reposición de insumos de librería (carpetas, fichas, etc.)
• Informática: requiere insumos aplicados a los equipos informáticos (cartuchos, tóneres, cintas, resmas de papel, etc.)
• Mantenimiento: requiere la reposición de repuestos para tareas de mantenimiento de la planta o maquinaria.

• Producción: adquisición de productos, insumos y materias primas para la ejecución de procesos productivos.
• Venta: adquisición de productos para satisfacer la demanda de los clientes (productos terminados, repuestos, accesorios, etc.)

• Informática: adquisición de nuevas computadoras, notebook, impresoras, etc.
• Administración: adquisición de máquinas de oficina, escritorios, etc.
• Gerencias: adquisición de automotores o camionetas para uso del personal.
• Producción: adquisición de nueva maquinaria o herramientas.

En los casos que mencionamos anteriormente, pueden presentarse ambos casos: la creación manual o automática del documento, ya que un sector puede requerir a compras adquirir los productos mencionados mediante una solped creada manualmente.

De manera similar, un integrante de departamento de compras puede ejecutar el mencionado proceso MRP (planificación de necesidades) y cuyo resultado, crearse automáticamente una serie de solpeds acordes a las necesidades detectadas por el sistema. En el último caso, la adquisición de los bienes mencionados requiere de una configuración y planificación particular que hace que el proceso sea manual en la generalidad de los casos.

Cuando un material es adquirido, pasa a ser parte de los bienes de la empresa. De acuerdo con la aplicación a la que esté destinado, será la asignación contable que se efectúa al incorporar el bien. Se mencionan a continuación las diversas opciones de imputación:

Es el caso de un material adquirido para formar parte del stock y al cual se le darán diversos usos. Me anticipo a lo que veremos en la próxima unidad, ya que te voy adelantando que, además de incorporarse al inventario de la empresa, su ingreso será imputado a nivel contable a una cuenta (o con opción a varias de ellas) determinada que se encuentra preconfigurada en el sistema.

En este caso particular, donde no se ha hecho ninguna imputación (ver la columna “I” de los ítems) y SAP entiende que todos los movimientos serán imputados a cuentas de stock, podrás observar que a nivel del ítem (segmento inferior de la pantalla) no presenta la solapa de “imputación” como observarás en las restantes.

Este es el caso donde el material será consumido por algunas de las secciones o integrantes de la empresa. A fin de alimentar un módulo que mencionamos al principio (CO) los movimientos contables que ocasione una operación de este tipo serán imputados (asignados) a un determinado centro de costo o compartido por varios de ellos.

En este ejemplo, descubrirás la solapa de “imputación” en la sección inferior de la pantalla y dentro de ella, los datos que serán solicitados como obligatorios:

• Cuenta mayor
• Centro de costo

Se presenta el caso de un activo fijo, toda vez que la empresa adquiera un bien de uso, esto es, una computadora, un automóvil, una oficina, etc. cuya finalidad será su uso para las actividades que desarrolla.

Cuando la empresa encare un proyecto de cualquier naturaleza y desee individualizar los movimientos y gastos en los que se incurre, se utilizará este tipo de imputación.

Se aplicará este tipo de imputación cuando se desee individualizar todos los movimientos asociados a operaciones de venta a clientes (el área de venta habrá creado un pedido de venta previamente).

Asociando la operación a la correspondiente orden de trabajo para producción o mantenimiento, es posible relacionar todos los movimientos con las operaciones industriales que las originaron.