✒️SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras

ETAPAS Y DOCUMENTOS DEL PROCESO DE COMPRAS

Comprensión de las etapas de compra. Desde que surge en la empresa una necesidad de compra y termina el registro hasta la carga de factura del proveedor.

1. Solicitud de pedidos
2. Pedido para el proveedor
3. Recepción de mercadería
4. Verificación y registro de la factura

El proceso de compras es un componente de la gestión de materiales y el encargado de la adquisición de bienes y servicios externos mediante la planificación de necesidades, elección de la mejor fuente de aprovisionamiento, seguimiento de la entrega y facturación del proveedor.

Se encuentra íntimamente relacionado con SD para abastecer los pedidos de ventas, FI a través de los registros contables, PP y PM proveyendo sus requerimientos de repuestos, insumos y servicios.

Esquema que representa todas las etapas que constituyen el proceso y que será foco de atención en las lecciones restantes de este módulo.

Las necesidades de materiales se identifican por medio de la planificación y el control de necesidades o la demanda para control de stocks. La verificación regular de los niveles de stock de materiales definidos por los registros maestros, la utilización del método del punto de pedido, y los pronósticos basados en el consumo anterior son aspectos importantes en la definición. El usuario puede introducir solicitudes de pedido, o bien el sistema de planificación y control de necesidades puede generarlas automáticamente.

La solicitud de pedido es un documento generado a propuesta de cualquier sector de la empresa para la adquisición de bienes o servicios que comienza el proceso de compras. La creación puede ser manual o automática; creada por área de compras o por otros ámbitos de SAP (SD, PP, PM, etc.)

La solicitud de pedido puede tener asociada la llamada estrategia de liberación, esto es, el proceso de aprobación de la compra por parte los responsables correspondientes. Dicha estrategia es opcional y dependiente de uno o más parámetros del sistema (centro, centro de costo, grupo de artículos, etc.) y por supuesto, del importe total de cada uno de los ítems.

El componente compras ayuda a identificar fuentes de aprovisionamiento potenciales basándose en pedidos anteriores y contratos de entrega ya existentes a largo plazo. Esto acelera el proceso de creación de peticiones de oferta, que pueden enviarse a los proveedores por fax, e-mail o EDI (intercambio electrónico de documentos). Se crea una cotización para cada uno de los posibles oferentes, luego se registran en el sistema sus respuestas.

El sistema permite el ingreso de las ofertas provenientes de diversos proveedores o simular escenarios de determinación de precio, permitiendo la comparación de varias ofertas diferentes a partir de la previa calificación de los oferentes (en función de la calidad, precio, cumplimiento, antecedentes, servicio, entrega, etc.)

El sistema de compras toma información de la solicitud y de la oferta para facilitar la creación del pedido. Al igual que en el caso de las solicitudes de pedido, el usuario puede generar pedidos o hacer que el sistema los genere automáticamente. También admite el uso de otros documentos contemplados por el sistema como planes de entrega y contratos.

El pedido puede tener asociado la llamada estrategia de liberación, esto es, el proceso de aprobación de la compra por parte de los responsables correspondientes. Y de manera similar a la solicitud de pedido, dicha estrategia es opcional y dependiente de uno o más parámetros del sistema (centro, grupo de compra, centro de costo, grupo de artículos, etc.) y del importe total del documento.

El registro en el sistema de la recepción o entrada de mercadería confirma su ingreso mediante el número de pedido asociado. La parametrización previa en cuando a tolerancias, cantidades mínimas, máximas, entre otras, permiten validar la aceptación del envío del proveedor.

El sistema permite la verificación de factura enviadas por los proveedores. Se validan las desviaciones de cantidades y precios, puesto que el sistema tiene acceso a los datos del pedido y la entrada de mercadería, además de la parametrización del documento. Esto acelera el proceso de auditoría y compensación de facturas para el pago.

El esquema siguiente representa el flujo de documentos de compra asociados a un proceso manual. Se inicia con una solped (solicitud de pedido) como necesidad de provisión, se genera el pedido de compra al proveedor y luego la mercadería o servicio es recepcionada, chequeada y registrada la factura del proveedor. También admite procesos automáticos.

Solicitud de pedido à Pedido à Entrada de mercadería à Recepción de factura

La herramienta de planificación de necesidades (MRP) permite la creación automática de solicitudes de pedidos basadas en los requerimientos expresados por cada sector o la necesidad de actualización del stock.

Un pedido puede ser creado automáticamente basándose en una solicitud de pedido donde se indició el proveedor, y si ha sido previamente configurado en el maestro del material y el proveedor.

Asociada a la entrega de mercadería puede indicarse un aviso de entrega para ser enviado automáticamente al proveedor.

SAP dispone de la herramienta de facturación automática, lo que habilita al sistema a registrar facturas de proveedores automáticamente si ha sido previamente configurado en la parametrización.

SAP provee herramientas que determinan las necesidades de aprovisionamiento y posterior selección del proveedor más conveniente. Basado en propuestas de cotización efectúa su comparación. Este último proceso responde a una parametrización previa con criterios de evaluación (precio, calidad, cumplimiento, garantía, etc.). En el esquema siguiente se pone en evidencia las etapas para la selección del proveedor y la creación del pedido:

Determinación de la necesidad à Petición de ofertas à
Comparación de ofertas à Pedido

Cada uno de estos pasos tiene ciertas peculiaridades:

El área de compras determina las necesidades de bienes y servicios basados en las herramientas del sistema (MRP) y el aporte de cada sector o concepto involucrado (reposición, ventas, mantenimiento, producción).

El área de compras genera peticiones de oferta, las envía a varios proveedores y las cotizaciones recibidas con posterioridad son registradas en el sistema.

El área de compras utilizará el registro de cotizaciones para ejecutar un proceso de comparación y elección de la propuesta más conveniente (configurable).

El resultado de las cotizaciones puede generar automáticamente el pedido y las comunicaciones automáticas de rechazo de cotizaciones a los proveedores.

Una vez definido el proveedor y enviado el correspondiente pedido, el sistema queda a la espera de recibir el material o servicio y gestionar su aceptación, posteriormente, se procesará la recepción y verificación de la factura y el consecuente registro de la deuda en cuentas a pagar (FI).

Al momento de registro de la entrada de la mercadería basada en un pedido, el sistema verifica las cantidades entre ambos documentos y admite desvíos basados en cantidades y/o porcentajes o un suministro incompleto establecidos por parametrización.

El registro de la factura del proveedor verifica su información comparada con el pedido e ingreso de mercadería, validando desvíos de acuerdo con la parametrización. El sistema solicita datos adicionales a fin de generar los documentos contables asociados al movimiento, lo que requiere la correcta configuración del módulo FI (cuentas de mayor, apertura del período, división, tasa de cambio de moneda, retenciones, condiciones de pago, indicador de IVA, etc.)

PROCESO DE COMPRAS | DETERMINACIÓN DEL PROVEEDOR

En esta sección se presenta un esquema que ayuda a comprender el proceso para la selección del proveedor más conveniente a partir de los anteriores pedidos de cotización y la concreción del pedido.

Se crea una petición de oferta a partir de una solicitud de pedido y luego es replicada (como documentos diferentes, pero con información casi idéntica) para ser enviadas al proveedor.

Cuando son recibidas las respuestas de cada uno de los proveedores, la información suministrada es volcada al sistema y una herramienta apropiada, permite la generación de un informe con los resultados para cada una de ellas y la propuesta más conveniente, a partir de las sendas calificaciones.

A partir del resultado, se enviará el pedido al proveedor escogido y se tendrá la opción, a modo de gentiliza, de enviar una nota a los proveedores que hayan sido rechazados.