✒️SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras
SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras
ETAPAS Y DOCUMENTOS DEL PROCESO DE COMPRAS
Proceso de compras
Se refiere a todas las actividades asociadas a la adquisición de materiales o servicios, desde la planificación de necesidades, elección de la mejor fuente de aprovisionamiento, seguimiento de la entrega de mercadería y facturación del proveedor.
Etapas del proceso de compras:
- Determinación de las necesidades: las necesidades de los materiales se identifican mediante una planificación de necesidades, por la demanda, verificando regularmente los niveles de stock de materiales, la utilización del método PUNTO DE PEDIDO (donde se establece la cantidad mínima que debe de haber de un producto) o pronósticos basados en consumos anteriores. El usuario puede crear las solicitudes de pedido o bien el sistema de la planificación de necesidades puede generarlas automáticamente.
- Creación de la solicitud de pedido: es un documento que propone la adquisición de bienes o servicios y es generado por cualquier sector de la empresa (ventas, producción, mantenimiento, etc.).
- Liberación de la solicitud de pedido: la solicitud de pedido puede tener asociada la llamada "Estrategia de Liberación", es consiste en la aprobación de la compra por parte de los responsables correspondientes, es estrategia es opcional.
- Determinación de la fuente de adquisición - cotización: se identifican fuentes de aprovisionamiento potenciales basándose en pedidos anteriores y contratos de entrega ya existentes a largo plazo. Se crea la petición de oferta la cual puede enviarse a los proveedores por fax, email o EDI. Luego estas cotizaciones se registran en el sistema.
- Selección del proveedor - comparación de ofertas: el sistema permite el ingreso de las ofertas recibidas y permite la comparación en función de precio, calidad, cumplimiento, antecedentes, servicio, entrega, etc.
- Gestión de pedido (orden de compra): el sistema de compras toma información de la solicitud de pedido y de las cotizaciones para facilitar la creación del pedido. Al igual que las solicitudes de pedido, el usuario puede generar pedidos o hacer que el sistema lo genere automáticamente. También puede hacer uso de otros documentos como planes de entrega y contratos.
- Liberación del pedido: el pedido también puede tener la llamada "Estrategia de liberación", donde el pedido tiene que ser aprobado por los responsables correspondientes. Esta estrategia es opcional.
- Recepción o entrada de mercadería: el registro en el sistema de la entrada de mercadería confirma su ingreso mediante el número de pedido asociado. La parametrización previa en cuanto a tolerancias, cantidades mínimas, máximas, entre otras, permiten validar la aceptación del envío del proveedor.
- Recepción y control de factura: el sistema permite la verificación de facturas enviadas por los proveedores. Se validan las desviaciones de cantidades, precios, puesto a que el sistema tiene acceso al pedido y entrada de mercadería, además de la parametrización del documento. Esto acelera el proceso de auditoría y compensación de facturas para el pago.
Ciclo de aprovisionamiento
El flujo de los documentos de compras se inicia con una Solicitud de Pedido, se genera el Pedido de compra al proveedor y luego la recepción de la mercadería, por último se chequea y registra la factura del proveedor.
Notas importantes sobre esto:
- La solicitud de pedido puede ser creada automáticamente mediante la herramienta de planificación de necesidades llamada MRP, la cual se basa en los requerimientos expresados por cada sector o la necesidad de actualización de stock.
- El pedido puede ser generado automáticamente basándose en una solicitud de pedido, donde se indicó el proveedor y si ha sido previamente configurado en el maestro del material y el proveedor.
- Asociada a la entrega de mercadería se puede indicar un aviso de entrega al proveedor, el cual puede ser enviado automáticamente.
- Sap dispone también de una herramienta de facturación automática, lo que habilita al sistema a registrar facturas de proveedores automáticamente, si se ha configurado previamente en la parametrización.
Ciclo de selección y pedido
El ciclo comienza en utilizar las herramientas de SAP (MRP) para determinar las necesidades de aprovisionamiento, seguido de la petición de ofertas a distintos proveedores, compararlas y seleccionar el proveedor más conveniente, para luego finalizar con la creación del pedido.
Recepción de mercadería y facturación
Una vez enviado el pedido, el sistema queda a la espera de la recepción de mercadería y gestionar su aceptación, posteriormente se procesa la recepción y verificación de la factura y el consecuente registro de la deuda en cuentas por pagar gestionado por el módulo FI.
Al momento del registro de la entrada de mercadería basada en un pedido, el sistema verifica las cantidades entre ambos documentos, verificando algún desvío en cantidades, porcentajes o algún suministro incompleto que ya se haya establecido en la parametrización.
De igual forma se compara el registro de la factura con el pedido e ingreso de mercadería, validando desvíos de acuerdo a la parametrización. El sistema solicitará datos adicionales para generar los documentos contables pertinentes al movimiento.
Determinación del proveedor
- Se crea una petición de oferta a partir de una solicitud de pedido y luego es replicada (como documentos diferentes pero con información casi idéntica) para ser enviada a cada proveedor.
- Cuando se reciben las respuestas de los proveedores, la información es suministrada al sistema, el cual genera un informe con la propuesta mas conveniente.
- A partir del resultado, se enviará el pedido al proveedor escogido y se tendrá la opción de enviar a los demás una nota de rechazo.
Sobre el autor
Publicación académica de Azalia Bautista Arechiga, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP MM.
SAP Master
Azalia Bautista Arechiga
Profesión: Lic. en Sistemas Computacionales - Mexico - Legajo: SR18V
✒️Autor de: 124 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Máster Material Management en SAP S/4HANA LOGISTIC
- Carrera Consultor en SAP MM Nivel Avanzado
- Carrera Consultor en SAP MM Nivel Inicial
Disponibilidad Laboral: FullTime
