✒️SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras
SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras
Etapas y documentos del proceso de compras
El proceso de compras es un componente de la gestión de materiales, el cual es el encargado de la adquisición de bienes y servicios externo mediante la planificación de necesidades, elección de la mejor fuente de aprovisionamiento, seguimiento de la entrega y facturación del proveedor.
Pasos que se debe de realizar para el proceso de compras.
§ Inicia con una solicitud de pedido, transacción ME51N
§ Creación de pedido, transacción ME21N
§ Recepción de la mercadería enviada por el proveedor, transacción MIGO
§ Verificación y registro de factura, transacción MIRO
El proceso de compras se encuentra relacionado entre los módulos de SD, FI, PP y PM
Conceptos de cada uno de los pasos en el proceso de compras:
Ø Determinación de necesidades: Esta se identifica por medio de la planificación y el control de necesidades o la demanda para el control de stock, el usuario puede introducir la solicitud de pedido o el sistema de planificación y el control de necesidades puede generar automáticamente si se encuentra configurado para ello, si esta opción se encuentra configurada, el sistema lo genera por medio del “punto de pedido”, que no es más que un dato dentro de los datos maestros de un material denominada “Stock mínimo”.
Ø Solicitud de pedido: Es un documento generado o creado por cualquier área o departamento de la empresa, para la adquisición de bienes o servicios que inicia el proceso de compras.
Ø Liberación de la solicitud de pedido: Esta puede estar asociada a la “estrategia de Liberación”, esto es opcional, el cual no es más que el proceso de autorización o aprobación por parte de las personas que corresponda.
Ø Determinación de la fuente de adquisición - Cotización: Es un componente de compras, que ayuda a identificar fuentes de aprovisionamiento potenciales, basándose en registros históricos y contratos de entrega ya existentes a largo plazo.
Ø Selección de proveedor – Comparación de Ofertas: Es una comparación de oferentes que permite simular el escenario de diferentes precios, calidad, cumplimiento, antecedentes, servicio, entrega, entre otros.
Ø Gestión del pedido – Orden de Compra: El sistema de compras toma información de la solicitud de pedido y de la oferta para facilitar la creación del pedido, el usuario puede generar el pedido o si SAP está configurado lo puede generar automáticamente.
Se le llama “Pedido” al documento creado dentro de SAP, este constituye el documento legal del acuerdo entre el comprador y el vendedor, este constituye uno de los eslabones del proceso de compras.
Ø Liberación de Pedido: Es el proceso de la aprobación o autorización del pedido de parte de los encargados.
Ø Recepción o Entrada de Mercadería: Es un registro en el sistema de la recepción o “Entrada de Mercadería” donde se confirma su ingreso mediante el No. de pedido.
De acuerdo con las características del Movimiento de mercadería, éstas pueden ocasionar las siguientes actividades:
· Entrada de Mercadería
Se refiere a la operación de recepción por parte del almacén del material adquirido.
A- Entrada con referencia a un Pedido: es el caso donde el ingreso de la mercadería es asociado a un Pedido existente en el sistema.
B- Entrada sin referencia a un Pedido: es un caso típico de ingreso inicial de mercadería al stock.
· Devolución de Mercadería
Es caso de decidir no conservar los productos entregados por el proveedor y se procede a su devolución.
· Salida de Mercadería
El documento registrará la salida de mercadería del almacén por entrega a un cliente, producción o mantenimiento, etc.
· Traslado de Mercadería
Se utiliza para trasladar mercadería de un lugar físico (centro, almacén) a otro.
· Transferencia de Mercadería - Cambio de estado
Se utiliza para el cambio del estado de los materiales entre sus posibles opciones (Libre utilización, Control de Calidad, Bloqueado).
Ø Recepción y Control de Factura: Es cuando se valida la información enviada por los proveedores, entre los datos que se validan están las cantidades y precios.
Proceso de compras – Ciclo de aprovisionamiento:
Solicitud de pedido – Pedido – Entrada de Mercancía – Recepción de Factura.
Algunos datos interesantes para tomar en cuenta en el Ciclo de aprovisionamiento.
La herramienta de panificación de necesidades (MRP) permite la creación automática de Solicitudes de Pedido.
Un pedido puede ser creado automáticamente basándose en la Solicitud de pedido donde se indico el proveedor, esto debe de ser configurado previamente en los datos maestros del proveedor y el material.
Asociada la Entrega de Mercancía, puede indicarse un aviso en entrega para ser enviado automáticamente al proveedor.
SAP dispone de la herramienta de Facturación Automática, lo que habilita al sistema a registrar facturas de proveedores automáticamente, esto con la previa configuración.
Proceso de compras – Ciclo de selección de pedido:
En el siguiente esquema se pueden ver las etapas para la selección del proveedor y la creación del pedido.
Determinación de necesidades – Petición de Oferta – Comparación de Ofertas – Pedido.
Cada uno de estos pasos tiene su peculiaridad.
El área de compras determina las necesidades de bienes y servicios basados en herramientas del sistema (MRP) y el aporte de cada sector involucrado (Reposición, Ventas, Mantenimiento, producción).
El área de compras genera Peticiones de Ofertas, las envía a varios proveedores y las cotizaciones recibidas con posterioridad son registradas en el sistema.
El área de compras utilizará el registro de cotizaciones para ejecutar un proceso de comparación y elección de la propuesta más conveniente (Configurable).
El resultado de las cotizaciones puede generar automáticamente el pedido de las comunicaciones automáticas de rechazo de cotizaciones a los proveedores.
Sobre el autor
Publicación académica de Daniel Morales, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP MM.
SAP Senior
Daniel Morales
Profesión: Licenciado en Informática y Rrhh - Guatemala - Legajo: DU75W
✒️Autor de: 36 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Certificación Académica de Daniel Morales
