✒️SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras
SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras
Etapas y documentos del proceso de compras
Veremos las diversas etapas desde que surge una necesidad de compras hasta que termina el proceso con el registro de la factura del proveedor, constittuiran procedimientos y registro de documentos para cada una de ellas.
Proceso de Compras - Definición y Etapas
Proceso completo de compras:
Ø Solicitud de pedido
Ø Pedido a enviar al proveedor
Ø Recepción de la mercancía enviada por este
Ø Verificación y registro de la factura basada en los anteriores documentos
SAP encadena toda la documentación integrada, nos permitirá navegar por todos los documentos relacionados entre sí, partiremos de la solicitud de pedido y pasaremos por todos los documentos restantes.
El Proceso de compras es un componente de la Gestión de Materiales y el encargado de la adquisición de bienes y servicios externos mediante la Planificación de necesidades, elección de la mejor fuente de aprovisionamiento, seguimiento de la entrega y facturación del proveedor.
Se encuentra relacionada con Ventas SD para abastecer los Pedidos de Ventas, con Contabilidad FI a través de los registros contables, con Producción PP y Mantenimiento PM proveyendo sus requerimientos de repuestos, insumos y servicios.
Etapas que constituyen el proceso de compras
Ø Determinación de necesidades
Las necesidades de materiales se identifican por medio de la planificación y el control de necesidades o la demanda para control de stocks. La verificación regular de los niveles de stock de materiales definidos por los registros maestros, la utilización del método del Punto de pedido y los pronósticos basados en el consumo anterior son aspectos importantes en la definición. El usuario puede introducir solicitudes de pedido o bien el sistema de planificación y control de necesidades puede generarlas automáticamente.
Ø Creación de la solicitud de pedido
Es un documento generado a propuesta de cualquier sector de la empresa para la adquisición de bienes o servicios que comienza el Proceso de Compras. La creación puede ser manual o automática creada por el Área de compras o por otros ámbitos de SAP (Ventas, Producción, Mantenimiento, etc)
Ø Liberación de la solicitud de Pedido
Este puede tener asociada la llamada Estrategia de Liberación esto es el proceso de liberación de la compra por parte de los responsables correspondientes. Dicha estrategia es opcional y dependiente de uno o más parámetros del sistema (centro Centro de costos, grupo de artículos entre otros y del importe de cada uno de los ítems.
Ø Determinación de la fuente de adquisición – Cotización
El componente compras ayuda a idenficar fuentes de aprovisionamiento potenciales basándose en pedidos anteriores y contratos de entrega ya existentes a largo plazo. Esto acelera el proceso de creación de peticiones de oferta, que se pueden enviar a los proveedores por faz, e-mail o EDI, se crea una cotización para cada uno de las posibles ofertas luego se registran en el sistema sus respuestas.
Ø Selección del proveedor – Comparación de ofertas
El sistema permite el ingreso de las ofertas provenientes de diversos proveedores o simular escenarios de determinación de precio, permitiendo la comparación de varias ofertas diferentes a partir de la previa calificación de los oferentes (calidad, precio, cumplimiento, antecedentes entrega, etc)
Ø Gestión de pedido (Orden de Compra)
El sistema de Compras toma información de la solicitud y de la oferta para facilitar la creación del Pedido. El usuario puede generar Pedidos o hacer que el sistema lo genere automáticamente.
Ø Liberación del pedido
El pedido puede tener la llamada Estrategia de liberación esto es el proceso de aprobación de la compra por parte de los responsables correspondientes, dicha estrategia es opcional y dependiente de uno o más parámetros del sistema y el importe total del documento.
Ø Recepción o Entrada de Mercancía
El registro en el sistema de la recepción o Entrada de Mercancía confirma su ingreso mediante el número de Pedido asociado. La parametrizacion previa en cuanto a tolerancia, cantidades mínimas, máximas entre otras permite validar la aceptación del envió del proveedor.
Ø Recepción y Control de Facturas
El sistema permite la Verificación de Facturas enviadas por los proveedores. Se validan las desviaciones de cantidades y precios, puesto que el sistema tiene acceso a los datos del Pedido y la Entrada de mercancía, además de la parametrizacion del documento, esto acelera l proceso de auditoría y compensación de facturas para el pago.
Proceso de Compras – Ciclo de aprovisionamiento
Secuencia de etapas y documentación del proceso de adquisición en SAP
Se representa el flujo de documentos de compra asociados a un proceso manual. Se inicia con una SolPed (Solicitud de Pedido) como necesidad de provisión, se genera el Pedido de Compra al proveedor y luego la mercancía o servicio es recepcionada, checada y registrada la Factura del proveedor como final de la cadena del proceso de compras.
Ø La herramienta de planificación de necesidades (llamada MRP) permite la creación automática de Solicitud de Pedidos basada en los requerimientos expresados por cada sector o la necesidad de actualización de stock.
Ø Un pedido puede ser creado automáticamente basándose en una solicitud de Pedido donde se indicó el proveedor, y si ha sido previamente configurado en el maestro del material y el proveedor.
Ø Asociada a la Entrada de Mercancía puede indicarse un Aviso de Entrega para ser enviado automáticamente al proveedor.
Ø SAP dispone de la herramienta de Factura Automática, lo que habilita al sistema a registrar facturas de proveedores automáticamente si ha sido previamente configurado en la parametrizacion.
Proceso de Compras - Ciclo de selección y pedido
SAP provee herramientas que determinan las necesidades de aprovisionamiento y posterior selección del proveedor, basado en propuestas de cotización, con parametrizacion previa con criterios de evaluación ( precio, calidad, cumplimiento, garantía, etc)
Etapas para la selección del proveedor y la creación del pedido
Ø El área de Compras determina las necesidades de bienes y servicios basado en las herramientas del sistema (MRP) y el aporte de cada sector o concepto involucrado (reposición, ventas, mantenimiento, producción)
Ø El área de Compras genera Peticiones de Oferta, las envía a varios proveedores y las cotizaciones recibidas son registradas en el sistema.
Ø El área de Compras utiliza el registro de cotizaciones para ejecutar un proceso de comparación y elección de la propuesta mas conveniente
Ø El resultado de las cotizaciones puede generar automáticamente el Pedido y las comunicaciones automáticas de rechazo de cotizaciones a los proveedores.
Proceso de Compras – Recepción de Mercancía y Facturación
La Factura del proveedor SAP no lo ve como un proceso administrativo si no para validar y asegurar al proveedor que su información es reflejo de lo pactado y adeudado al proveedor atreves de un acompleja parametrizacion del sistema.
Definido el proveedor y enviado el correspondiente Pedido, el sistema queda a la espera de recibir el material o servicio y gestionar su aceptación, posteriormente, se procesa la recepción y verificación de la factura y el consecuente registro de la deuda en Cuentas por Pagar (gestionado por FI)
Ø Al momento de registro de la entrada de la mercancía basada en un Pedido el sistema verifica las cantidades entre ambos documentos y admite desvíos basados en cantidades o porcentajes o unos suministros incompletos establecidos por parametrizacion.
Ø El registro de factura del proveedor verifica su información comparada con el pedido e ingreso de mercancía, validando desvíos de acuerdo a la parametrizacion. El sistema solicita datos adicionales a fin de generar los documentos contables asociados al movimiento, lo que requiere la correcta configuración del módulo FI (cuentas de mayor, apertura del periodo, división, tasa de cambio de moneda, retenciones, condiciones de pago, indicador de IVA, entre otros)
Proceso de Compras – Determinación del proveedor
Veremos el proceso para la selección del proveedor más conveniente a partir de los anteriores pedidos de cotización y la concreción del pedido.
Tal cual se refleja en los documentos que serán registrados en SAP:
Ø Se crea una Petición de Oferta a partir de una Solicitud de Pedido y luego es replicada (como documentos diferentes, pero con información casi idéntica)
Ø Para ser enviada a cada proveedor
Ø Cuando son recibidas las respuestas de cada uno de los proveedores, la información suministrada es volcada al sistema y una herramienta apropiada, permite la generación de un informe con los resultados para cada una de ellas y la propuesta más conveniente.
Ø Una vez el resultado del pasó anterior se enviara el Pedido al proveedor escogido y se tendrá la opción a modo de gentileza de enviar una nota a los proveedores que hayan sido rechazados.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Berenice Islas Arce, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP MM.
Berenice Islas Arce
Profesión: Consultor Funcional Módulo Mm Nivel - Mexico - Legajo: UE68K
✒️Autor de: 29 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Me interesa entrar al mundo de sap ya que hoy en día es lo que mas se trabaja, quiero completar aun mas lo ya aprendido en la carrera con este modulo de mm para incursionar en ello.
Certificación Académica de Berenice Islas