✒️SAP MM Estructura y descripción de los Documentos
SAP MM Estructura y descripción de los Documentos
ESTRUCTURA Y DESCRIPCIÓN DE LOS DOCUMENTOS
ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOSTodos los documentos de SAP están conformados por dos áreas principales:
1 | DATOS DEL ENCABEZADOEsta sección incluye todos los datos generales del documento y que afectan la totalidad de este, tales como número, tipo y fecha, proveedor, sociedad, condiciones de pago, moneda, precios y condiciones, textos aclaratorios, etc.
2 | DATOS DEL ÍTEM O POSICIONESLa información de esta sección del documento refiere a toda la información de los materiales y/o servicios a adquirir o contratar. Tales datos pueden ser: código, descripción, cantidad, precio, centro, indicador de impuestos, imputación contable, fechas de entrega solicitada, documento de referencia, documentos asociados (históricos, si los hubiere), etc.
CREACIÓN DE DOCUMENTOSLos documentos de compras pueden ser creados manualmente en su totalidad o con referencia a otro documento existente; procedimiento mediante el cual heredará un gran número de datos y validaciones efectuadas en el documento origen.
Los ítems podrán ser incluidos mediante el código, si hubiesen sido creados previamente en el maestro de materiales o con una leyenda descriptica si no lo estuviera. En este caso deberán suministrarse al sistema los valores no obtenidos del material y asignar el gasto a algún tipo de imputación (costo, venta, etc.)
El documento asumirá los mensajes de salida parametrizados (para imprimir, enviar e-mail, etc.), los que podrán ser modificados o eliminados, o bien, ingresar otro manualmente.
INGRESO DE INFORMACIÓN EN LOS DOCUMENTOSLa carga de datos del documento comienza por el encabezado. Éste contiene una serie de datos obligatorios que deben ser registrados inicialmente ya que definen las características de datos subsiguiente. Por ejemplo, el maestro del proveedor asignará valores propuestos tales como condiciones de pago, moneda, dirección, etc.
Los ítems son creados con un número de posición automático (incremento fijo) y se deberán ingresar todos los datos obligatorios solicitados.
En caso de falta de uno o más datos obligatorios, al pulsar la tecla enter, el sistema presentará leyendas de error indicándolo. En caso de datos inconsistentes, pero que no representen un error, el sistema informará del caso mediante un mensaje de advertencia.
Desde el documento en cuestión puede accederse a los datos mediante un doble clic sobre el dato correspondiente (proveedor, material, etc.)
DOCUMENTOS | DATOS DE ENCABEZADOTodos los documentos de SAP tienen en común su estructura de datos, esto es, habrá datos que son generales para todo el documento y habrá otros asociados a los ítems o posiciones de este.
Para aclarar este concepto analizaremos algunos datos concretos. Por ejemplo, cuando en un pedido de compra nos referimos a la sociedad, grupo de compras o fecha del documento, estaremos involucrando un solo dato para todo el documento, ya que sería imposible tener más de un válido para el mismo.
En una factura el dato de fecha de la factura, el proveedor y la moneda deberá ser un dato del encabezado, ya que no hay posibilidad alguna que sea confeccionada una misma factura para más de un proveedor o en distintas monedas.
DOCUMENTOS | DATOS DE ÍTEMSTodo documento SAP tiene asociado uno o más ítems o posiciones donde se describen los datos particulares de cada uno de ellos.
Los datos más comunes, son el código del producto o servicio y su cantidad; no obstante, habrá una colección de datos cuya relación con el ítem son indudables, tales como, precio unidad de medida, peso y volumen, fecha de entrega, etc.
Algunos no tan claros, como el código de impuesto (IVA), fecha de entrega o descuento, en los cuales puede dudarse si corresponderán a datos de ítems o encabezado. Eso es verdad, pero en este caso, los mencionados pueden ser definidos por separado para cada producto.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Stefanie Isabella Schneider Ríos, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP MM.
Stefanie Isabella Schneider Ríos
Profesión: Ingeniera en Sistemas de Producción - Paraguay - Legajo: ZK50F
✒️Autor de: 154 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Máster Material Management en SAP S/4HANA LOGISTIC
- Carrera Consultor en SAP MM Nivel Avanzado
- Carrera Consultor en SAP MM Nivel Inicial