✒️SAP MM Descripción y Características de la Facturación
SAP MM Descripción y Características de la Facturación
DESCRIPCIÓN Y CARACTERÍSTICAS DE LA FACTURACIÓN
TIPOS DE DOCUMENTOS 1 | ENTRADA Y VERIFICACIÓN DE FACTURA | GENERALIDADESSe refiere a la operación mediante la cual, a partir de la recepción de la factura del proveedor se procede a la verificación y registro de su información dentro del sistema basándose en general en el pedido y la entrada de mercadería.
PEDIDO DE COMPRA
Donde observamos la información de lo solicitado para ambos ítems y las entradas de mercadería, lo que se replica a continuación.
ENTRADA DE MERCADERÍAFACTURA
Ingresando en la transacción MIRO verificaremos y registraremos facturas de proveedores. El objetivo radica en ingresar al sistema la obligación de pago del proveedor como resultado de haber recibido la mercadería en las condiciones acordadas. Al momento del registro del documento, el sistema acudirá a los datos del pedido, la entrada de mercadería y cierta información de la parametrización (por ejemplo, tolerancias en los precios) verificando la consistencia de los datos.
Si alguno de estos datos no se ajustara a lo esperado por SAP, podría ocurrir que la factura no pueda ser guardada en el sistema, o bien lo sea, pero bloqueada para el pago.
· Escenarios (o casos) que pueden presentarse en un proceso de negocio:
· El proveedor factura la totalidad de los ítems recibidos y su valor exacto.
· El proveedor factura solo algunos de los ítems recibidos.
· El proveedor factura solamente una parte de las unidades recibidas.
· El proveedor factura de acuerdo con alguno de los casos anteriores, pero a un importe diferentes al del pedido (o al que fuera recibida la mercadería).
Todos los casos anteriores son contemplados por el procedimiento de SAP y podrán ser aplicados a nuestros procesos de negocio. La única consideración por hacerse es que, una misma posición de pedido podrá tener asociada más de una factura y que los documentos contables podrán tener diferente información en cada caso.
¿Por qué utilizamos el término verificar para el procedimiento de registro de una factura de proveedor y porque es efectuado mediante el módulo MM y no FI (administración)? La razón radica en que el objetivo es que el sistema revise la información de la factura, respecto al pedido, el ingreso de la mercadería y las tolerancias definidas en la parametrización. Solo en el caso que todo cumpla con los requisitos definidos, SAP permitirá su registro definitivo y su posterior pago.
ME23N: ingresar a un pedido y a través de esta transacción a la factura logística asociada. MIR4: para ingresar directamente a la factura.Datos obligatorios:
Fecha de factura: corresponde a la fecha presente en el documento entregado por el proveedor.
Fecha contabilización: será la fecha en que debemos registrar en la contabilidad el documento generado.
Referencia: se ingresará el número de factura del proveedor.
Importe: corresponde al valor total o final de la factura (con impuestos y todos los conceptos incluidos)
Calc. Impuestos: si tildamos esta opción, al pulsar enter, el sistema calculará automáticamente el importe del impuesto en función del indicador ingresado (en este caso V1). Si el valor no coincidiera exactamente, podría dejarse este casillero sin tildar e ingresar el valor manualmente en el campo correspondiente.
Importe impuesto: deberá reflejar el importe de los impuestos incluidos en la factura. Podrá ser calculado automáticamente, como se indica en el punto anterior o ingresado manualmente.
Texto de la factura: nos permitirá ingresar un texto descriptivo relacionado con los motivos de la factura o aclaraciones adicionales, lo que se reflejará posteriormente en el documento contable que se genera.
Documento de origen: en el casillero inferior (a la derecha de la casilla 1 pedido…) deberemos ingresar el número de pedido que asociaremos a la factura.
Si bien es un proceso simple para el operador, el éxito del procedimiento está íntimamente ligado a la información ingresada al sistema como a la parametrización asociada. A modo de ejemplo se mencionan algunos de estos objetos:
· Período MM y FI para el registro de movimientos abierto
· Indicador de impuesto
· Condición de pago
· Proveedor habilitado para aceptar documentos contables
· División
· Nivel de tesorería
· Cuentas contables por utilizar
Por supuesto que, si algunos de ellos no estuvieran correctamente definidos o debieran ser cambiados por las condiciones del negocio, será ese módulo el encargado de su actualización.
3 | ABONO (NOTA DE CRÉDITO)Seleccionando la opción abono notaremos que es similar al caso anterior, pero de sentido contrario de modo que, a nivel contable y de deuda con el proveedor estaremos cancelando total o parcialmente lo ingresado en el documento previo (factura).
Lo cual veremos corroborado al visualizar el historial del pedido, tal como presenta la siguiente imagen:
SAP igualmente permitirá cancelar parcialmente el documento mencionado: los campos para ingreso de las cantidades e importes están disponibles para ser modificados.
CARGO POSTERIOREn el siguiente esquema se muestra el ingreso de un cargo posterior, es decir, importes que se imputan a la operación pero que no impactan en las cantidades facturadas. Un ejemplo es aquel en el que el proveedor nos ha entregado la mercadería, hemos registrado la factura y posteriormente nos envía un cargo por flete, almacenaje, atraso en el pago y otro posible concepto. Solo se podrá ingresar a este tipo de actividad si ya hubiera sido registrada la factura con anterioridad.
Para ejemplificar un poco más las opciones, notarás que ha sido seleccionado un solo ítem para aplicar el documento.
El procedimiento es muy similar al explicado anteriormente. En el casillero se ha seleccionado la opción cargo posterior antes de proceder a completar la información solicitada.
Aunque el sistema proponga varias líneas en la factura (dependiendo de las posiciones del pedido) solo serán consideradas aquellas que se seleccionan.
5 | DESCARGO POSTERIOR
La única diferencia con el caso anterior es que su registro nos generará un crédito con el proveedor (en vez, de un débito), esto es, su importe se descontará del importe que adeudamos al mismo. Un buen ejemplo sería si el proveedor nos hubiera facturado un importe superior al pactado, hubiéramos recibido un descuento no incluido en la factura, etc.
Sobre el autor
Publicación académica de Stefanie Isabella Schneider Ríos, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP MM.
SAP Expert
Stefanie Isabella Schneider Ríos
Profesión: Ingeniera en Sistemas de Producción - Paraguay - Legajo: ZK50F
✒️Autor de: 154 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Máster Material Management en SAP S/4HANA LOGISTIC
- Carrera Consultor en SAP MM Nivel Avanzado
- Carrera Consultor en SAP MM Nivel Inicial
Disponibilidad Laboral: PartTime 
