✒️SAP MM Definición de Organizaciones y Grupos de Compras
SAP MM Definición de Organizaciones y Grupos de Compras
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Definición de componentes SAP - Organización de compras
Se trata de una Unidad Organizativa que subdivide una Empresa en función de las necesidades de Gestión de Compras y la estrategia que tuviera definida.
Se encarga del aprovisionamiento de materiales y servicios, negocia condiciones de compra con los proveedores y es responsable de la ejecución, concreción y control de tales operaciones
La forma de organizar el aprovisionamiento se define con la asignación de las Organizaciones de Compra a las Sociedades y Centros. Aunque la asignación a la sociedad no es obligatoria (lo será a través del Centro que asigne a la OC).
Si no se asigna una Organización de Compra a una Sociedad, ésta puede dedicarse a las transacciones de aprovisionamiento de todas las Sociedades. Una condición previa para esto es que el Centro para el cual se hace el compra esté asignado a la Organización de Compra.
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Definición de componentes SAP - Grupo de compras
El Grupo de Compras es una Unidad Organizativa dentro de Logística encargada de la planificación, ejecución y control de las operaciones de aprovisionamiento de materiales y servicios.
Los grupos serán identificados mediante un código o clave y una descripción, que podrá corresponder al responsable del mismo, a la especialidad a la cual se dedica, al ámbito o sector de la empresa para el cual se dedica a aprovisionar, entre otros.
Algunas de las funciones habituales de los integrantes de los Grupos de Compras son :
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Responsable de la creación de Pedidos (Órdenes de Compras) y envío a los proveedores.
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Encargado de la planificación de compras basados en los criterios establecidos por la empresa (manual, mediante herramientas de cálculo de aprovisionamiento por reposición de stock o basados en pronósticos de consumos).
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Responsable de la firma de contratos de adquisición con los proveedores.
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Encargado de la adquisición de materiales y contratación de servicios para determinadas unidades internas de la compañía.
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Responsable de la determinación de proveedores, la solicitud de cotizaciones y negociación de condiciones de compra para cada operación.
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Mantener el contacto y relación con los proveedores externos.
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SAP incluye una herramienta para la calificación y evaluación de los proveedores, tarea que estará a cargo de los integrantes de Grupos de Compras.
Posibles criterios para determinar el ámbito de las tareas de los Grupos de Compras:
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Centro: Se asignarán Grupos de Compras para cada Centro o grupo de ellos. Los integrantes de cada grupo serán los encargados de suministrar materiales y servicios a un Centro en particular o la agrupamiento de varios de ellos. Tiene la ventaja de que los responsables tendrán mayor conocimiento de las condiciones locales de mercados, posibles oferentes y referencias.
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Especialidad: Se asignarán Grupos de Compras para cada una de las áreas técnicas o ámbitos en los que la empresa deba ser aprovisionada. Tiene la ventaja fundamental de la mayor experiencia e idoneidad cuando sean requeridas evaluaciones técnicas de proveedores y/o productos y servicios.
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Origen de los productos: Determinando Grupos de Compras según el origen de los productos o servicios, sobre todo si se tratan de diversos países, tendrá la ventaja del mejor conocimiento de la idiosincrasia de los interlocutores, el manejo del idioma, los posibles contactos locales, entre otros.
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Unidad de negocio: En grandes corporaciones, es habitual la incursión en diversos tipos de negocios, especialidades, etc. Es muy conveniente que las herramientas de aprovisionamiento esté en manos de gente que no sólo conoce el procesos de compra, sino las peculiaridades del tipo de negocio en el cual opera la empresa.
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Consideraciones generales para la definición de Organización
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Implementación: Los distintos elementos organizativos deben ser estructurados al momento de la implementación, de acuerdo a los requisitos legales, impositivos y financieros de la Compañía, de manera de asegurar la segmentación de los reportes obligatorios o necesarios de la organización. La estructura definida deberá responder a los procesos de negocios establecidos, debiendo satisfacer las demandas actuales y futuras previstas para cada sector.
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Operación: Desde el punto de vista operativo de la Compañía deberán quedar perfectamente resueltos los procesos globales de la misma y de cada uno de los módulos o áreas (Compras, Ventas, Almacenamiento, Mantenimiento, Producción, etc.) que sean implementados.
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Flexibilidad: Parte de esta organización puede ser ampliada o corregida reflejando nuevos requerimientos (por ejemplo, el agregado de nuevos centros a futuro, tal como sugiere el esquema siguiente), pero se tendrá especial atención en aquellos aspectos no modificables o de difícil corrección.
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Consenso: A fin de cumplir con todos los requerimientos, la definición de cada una de las áreas debe contar con la participación y aprobación de los responsables correspondientes.
Sobre el autor
Publicación académica de Adolfo Arteta, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP MM.
Adolfo Arteta
Paraguay - Legajo: CX43H
✒️Autor de: 139 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Carrera Consultor ABAP Nivel Avanzado
- Carrera Consultor ABAP Nivel Inicial
- Carrera Consultor en SAP MM Nivel Inicial
- Carrera Consultor en SAP FI Nivel Avanzado
- Carrera Consultor en SAP FI Nivel Inicial
