✒️SAP MM Definición de Objetos de la Estructura de la Empresa

DEFINICIÓN DE OBJETOS DE LA ESTRUCTURA DE LA EMPRESA

CREACIÓN DE UN NUEVO CENTRO EN EL SISTEMA

PARAMETRIZACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE LA EMPRESA

En esta lección incorporaremos la definición de los objetos que integran la estructura de la empresa, esto es, Centro y Organización de Compras. De manera adicional, mencionaremos objetos que no pertenecen a la estructura, pero son parte de las definiciones para MM, tal como el Grupo de Compras.

Te llamará la atención que no mencione a la Sociedad: recuerda que su creación y gestión cae dentro de la órbita del módulo FI. Nuestra tarea será solamente enlazarla con los elementos del módulo MM.

La parametrización que efectuaremos está centrada en la opción destacada en el siguiente esquema:

1 | DEFINICIÓN DE CENTROS

En los siguientes pasos aprenderemos el procedimiento para la creación de nuevos Centros. Para ello ingresaremos a la transacción SPRO y navegaremos hasta la opción indicada en el esquema siguiente.

Pulsando sobre el botón Ejecutar recibiremos la siguiente pantalla.

Ingresaremos mediante un doble clic en la opción marcada con una tilde obteniendo una pantalla con el listado de centros definidos en el ambiente de SAP.

Con el fin de adicionar un nuevo centro al sistema, seguiremos el siguiente procedimiento, el cual representa un excelente ejemplo para las posteriores configuraciones que realizaremos.

1. Seleccionar un registro como referencia: pulsando el mouse sobre el casillero a la izquierda del código del Centro que tomaremos como referencia, éste será seleccionado.

2. Creamos un nuevo Centro como copia: habiendo seleccionado una referencia, pulsaremos el botón Copiar como… mediante lo cual, recibiremos la pantalla siguiente:

3. Actualizamos los datos del nuevo centro: en la pantalla recibida procederemos a cambiar la información, fundamentalmente y en forma obligatoria, el código y posiblemente ingresemos otra denominación.

4. Actualizamos la dirección del Centro: a partir de la pantalla anterior y pulsando la tecla Enter accederemos a la opción que nos permitirá agregar los datos correctos de la dirección, datos del contacto del nuevo Centro, etc. Procediendo con lo indicado obtendremos:

5. Guardar la información del nuevo centro: en la actual pantalla (imagen anterior) pulsaremos sobre la tilde verde para retornar a la pantalla anterior.

6. Pulsando sobre el botón Guardar nos será solicitada la creación de una Orden de transporte, tal como aprendimos en la lección anterior. Si se tratara de la primera Orden de transporte que crear, te será propuesta una nueva. Si ya hubieras hecho otras configuraciones, te aparecerá la última utilizada, que tu podrás aceptar, si fuera el caso o crear una nueva.

A fin de que puedas evaluar las opciones que te presenta SAP para la gestión de Órdenes de transporte, te propongo que analices en detalle las indicaciones del gráfico siguiente:

Donde observarás que SAP te proporciona la posibilidad de aceptar la OT indicada, crear una nueva, consultar y utilizar una ya creada por el usuario o cancelar la operación.

A fin de practicar tus primeros pasos, elijamos la opción Crear una nueva OT e ingresemos los datos solicitados:

Y procedemos a guardar mediante los botones de guardar.

7. Verificar el resultado obtenido: regresando a la pantalla inicial verificaremos que ya fue adicionado el nuevo Centro y podríamos navegar por sus datos.

CASOS PRÁCTICOS DE NECESIDAD DE CREACIÓN DE CENTROS ¿CUÁLES SON CASOS DONDE SE REQUIERE LA CREACIÓN DE UN NUEVO CENTRO?

· Cuando la empresa incorpore nuevos depósitos o almacenes a los ya existentes.

· Cuando se efectúen operaciones de compras a ser entregadas en determinados lugares físicos.

Debe quedar claro que la definición de un nuevo centro no va asociada necesariamente, a que en el mismo la empresa decida llevar el stock (cantidades de unidades) o no. Depende fundamentalmente de los requerimientos de compras asociadas a la localización física.

DEFINICIONES DE ORGANIZACIONES DE COMPRAS

Esta etapa del camino la dedicaremos a incorporar el procedimiento para la creación de una Organización de Compras en el sistema.

1. Seleccionamos un registro como referencia:

2. Creamos una nueva organización de compras como copia:

3. Actualizamos los datos de la nueva organización de compras:

4. Guardamos la información de la nueva organización de compras:

Para guardar la nueva organización de compras, SAP nos propone la misma orden de transporte utilizada anteriormente. Para evitar la creación de innumerables OT’s, aceptaremos esta misma.

5. Verificar el resultado obtenido: retornamos a la lista de organizaciones de compras y verificamos que está presente la que acabamos de crear.

CASOS PRÁCTICOS DE NECESIDAD DE CREACIÓN DE ORGANIZACIÓN DE COMPRAS

En este caso, puede haber algunas sugerencias, pero dependerán fundamentalmente de las necesidades del negocio del cliente, su modalidad de organización y reportes que quisiera obtener:

· Sin importar la envergadura de la empresa, podría serle suficiente una sola organización de compras para toda su estructura.

· En general el criterio de segmentación en varias organizaciones de compras o no, está determinado por el criterio de Compras Centralizadas o Compras Distribuidas. Si se optara por un criterio descentralizado, bastará una sola OC, en el caso de distribuidas, se crearían una de ellas por cada Centro, Sociedad o zona según sea el criterio adoptado.

· Si bien lo anterior es un criterio bastante sugerido, no necesariamente deba ser así, ya que podría adoptarse el criterio de centralización o distribución de compras de acuerdo con la función de los grupos de compras antes que la definición dada por la OC.

· Otro criterio muy asociado a la definición de las organizaciones de compras está asociado al perfil de los proveedores. Algunos datos del proveedor son dependientes de la organización de compras. Si distintos centros adquieren productos a los mismos proveedores, su asociación con diferentes OC podría permitir condiciones e información diferente para cada uno de ellos.

· La decisión del número de organizaciones de compras a definir cae dentro de una zona gris donde las necesidades del cliente a mediano y largo plazo y el criterio del consultor, juegan un papel clave. Dependerá fundamentalmente de los requerimientos de los procesos de compras y la flexibilidad o no que se requiera.

Es probable que alguien que recién comienza, se sienta tentado a dar mayor flexibilidad al cliente y definir tantas organizaciones de compras como centros. Si esto no es necesario, sería un gran error. Cuando un usuario opera un sistema, en este caso SAP, y debe ingresar un dato de una lista que incluye un solo valor, el margen de error es cero (0). Si el número de posibilidades aumenta, el grado de error crece proporcionalmente, y la única manera de minimizarlo (y a veces no es posible totalmente) es agregando validaciones, en caso de que sea posible.

Por tanto, recuerda que uno de los consejos más importantes es que se debe analizar detenidamente el requerimiento a corto, mediano y largo plazo, y luego decide que propondrás al cliente y llevarás a cabo.

DEFINICIÓN DE GRUPOS DE COMPRAS

Aunque los grupos de compras no están directamente asociados a la estructura de la empresa, han sido incluidos en esta lección por razones didácticas y por simplicidad del procedimiento.

Si bien no te indico el comienzo del camino, como era de esperar no está en la sección de Estructura de la empresa, sino que deberás buscar en el árbol hasta encontrar la opción Gestión de materiales y partir de allí.

1. Seleccionamos un registro como referencia

2. Creamos un nuevo grupo de compras como copia

¿Cómo hacemos para borrar un registro de la parametrización?

Seleccionamos el registro y utilizamos el botón de Borrar , previa confirmación, el registro será eliminado.

y Guardar.

3. Actualizamos los datos del nuevo Grupo de Compras

y Enter.

4. Guardamos la información del nuevo Grupo de Compras

¿Qué pasaría si el procedimiento hubiera sido modificar algún dato de Grupo de Compras? ¿Y si hubiera sido eliminado?

El sistema lo guardaría en una Orden de Transporte.

5. Verificar el resultado obtenido

Retornamos a la lista de grupos de compras y verificamos que está presente el que acabamos de crear.

6. Casos prácticos de necesidad de creación de Grupos de Compras

· Depende de cómo el cliente requiera organizar sus equipos de compradores. Piensa que, al confeccionar un pedido, éste queda asociado a un grupo de compras, por tanto, dependiendo de cómo se desee asignar las operaciones, análisis y seguimientos, deberemos diferencia entre grupos de compradores.

· Cuando se definen los Grupos de Compras puede utilizarse diversos criterios de acuerdo con cómo se organicen las operaciones de compras, esto es: por centro, por especialidad, por unidad de negocio, etc.

· Cuando se define un Grupo de Compras no se identifican los individuos (salvo por otros datos), de manera que el Cliente deberá decidir si cada comprador constituirá un Grupo, o serán representados mediante un Grupo de Compras varios de ellos.