✒️SAP MM Definición de Formato de imagen por Clase de documento

DEFINICION DE FORMATO DE IMAGEN POR CLASE DE DOCUMENTO

El concepto de Formato de Imagen se refiere a la definición del estado de los campos (o datos) al momento de crear, modificar o visualizar un documento, en este caso, los Pedidos de Compras. Esto es, los campos a los cuales accedemos en las pantallas de SAP para gestionar información, ya sea en los maestros de datos (Materiales, Proveedores, etc) o en documentos (SolPed, Pedidos, Cotizaciones, entre otros), en la versión estándar de SAP son propuestos como opcionales, es decir, podemos dejar campos vacíos al llenar la pantalla que estemos utilizando, pero, a través de esta herramienta de formato de imagen podemos convertirlos en obligatorios o alguna otra de estas opciones:

• Opcional.- El campo puede ser completado con un valor o dejarse vacío, SAP determina si el contenido debe ser validado o no.
• Requerido.- Obliga al operador a ingresar un valor en este campo, si tuviera una tabla asociada el sistema valida la información registrada.
• Visualizar.- Solo permite visualizar su contenido pero no su ingreso o modificación, estará vacío o ingresado automáticamente.
• Suprimir.- El campo no estará visible en la pantalla, se encuentra vacío y puede ser llenado automáticamente aunque no sea desplegado.

Recordemos que un campo, ya sea obligatorio u opcional, si está ligado a una tabla de SAP el sistema valida el valor ingresado en el campo que se encuentre dentro de los valores de la tabla.

El formato de imagen nos sirve determinar el estado de cada campo para setear:

• Hacer obligatorios aquellos campos que el operador debe ingresar y no dejar vacíos.
• Hacer solo visualizables aquellos valores heredados de los maestros y que queremos que el usuario no llegue a modificarlos.
• Ocultar información que no queremos que el operador visualice

CREACION DE UN NUEVO FORMATO DE IMAGEN

Para administrar los formatos de imagen seguimos la siguiente ruta:

• SPRO (IMG Referencia SAP) -> Gestión de Materiales -> Compras -> Pedidos -> Fijar formato de imagen a nivel de documento
  • “SPRO (SAP Reference IMG) -> Materials Management -> Purchasing -> Purchase order -> Define Screen Layout at Document Level”

Al ingresar a esta pantalla podemos observar una serie de Formatos o Selecciones de campos orientados a la creación, modificación o visualización de Pedidos.

La transacción para la creación de pedidos es la ME21N, la Clase de documento “NB” es la usada por SAP para pedidos estándar, si tuviéramos una clase de documento que no fuera necesario un estado de los campos diferente al estándar, le aplicaremos este formato “NB” a esa clase y no es necesario crear un formato nuevo.

Para crear un nuevo Formato de imagen:

• Seleccionamos un formato de la pantalla para tomarlo como referencia.
• Presionamos el ícono “Copiar como”
  • El sistema despliega una pantalla con la referencia a copiar y sus campos en dos filas de “jeroglíficos” no preocuparse por no pode entender estas dos cadenas en este momento, es la relación de los campos y sus status de ese formato, posteriormente los podemos revisar en la pantalla de campos mucho más amigable que esta.
• Actualizar información, cambiamos en la pantalla del paso previo, la clave y denominación del nuevo formato y presionamos enter.
  • SAP guarda en una sola tabla los formatos de imagen para todos los tipos de documentos, por lo tanto, aquí podemos encontrar formatos por ejemplo para Solped y para Pedidos, por lo que, la identificación de cada formato no puede repetirse, si lo intentamos el sistema nos indicará este mensaje de error.

Al terminar este paso hemos completado la copia del formato que será idéntico al que tomamos como referencia, solo con la identificación y descripción cambiada, ahora tendremos que entrar a la configuración de los campos y cambiar los que sean requeridos.

La tabla donde se almacenan los formatos de imagen es la T162.

Para modificar el estado de los campos:

• Para modificar el estado de los campos, seleccionamos el formato de imagen deseado y presionamos el icono “detalles” o damos doble click sobre dicho formato. Recordemos que SAP maneja muchos campos en cada tipo de información por lo tanto, los campos están contenidos en varias agrupaciones de acuerdo a su tipo de datos (Datos básicos, Condiciones de entrega, Cantidades y precios, etc).
• Damos un doble click en el grupo de datos a revisar y obtenemos la lista de campos de esta agrupación, y en esta pantalla, podemos setear como queremos el uso para cada campo en base a las definiciones indicadas anteriormente, y aquí podemos indicar el tipo de uso (Obligatorio, Opcional, Visualizable), si no queremos que se despliegue en pantalla dejamos sin marcar los 3 casilleros.
• Guardamos los cambios realizados, al hacer esto el sistema nos propone el número de la orden de transporte para migrarlo a los otros ambientes necesarios, lo aceptamos y damos enter.
• Una vez que tenemos el formato, lo aplicamos al tipo de documento que lo va a utilizar, tal como lo vimos en la lección previa.
• Verificamos los cambios realizados, entrando nuevamente al detalle de los campos y validando que los cambios se hayan guardado o bien, en la transacción ME21N al capturar un pedido de acuerdo al nuevo formato, deben aplicar los campos tal como los definimos en esta lección.

También podemos utilizar las transacciones ME22N y ME29N, ambas nos permiten la edición o modificación de datos.

Para eliminar una Clase de documento / Formato de imagen:

• Seleccionamos la configuración que deseamos borrar, seguimos los pasos habituales, recibiremos las pantallas de confirmación y por último habrán desaparecido las configuraciones escogidas.

Recordar que es de vital importancia asegurarnos que el registro a borrar sea el único que esté seleccionado y evitarnos problemas por borrar información clave para el sistema y provocar serios problemas para solucionarlo.

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Carlos Farias Diaz

Favorito:

Está publicación ha sido agregada a sus favoritos por: Carlos Farias Diaz