✒️SAP MM Creación de Documentos sin Referencia

CREACIÓN DE DOCUMENTOS SIN REFERENCIA

CREACIÓN DE UN DOCUMENTO | INTRODUCCIÓN

Cuando procedemos a crear un nuevo documento en SAP, en la mayoría de los casos encontraremos dos opciones posibles.

1 | CREACIÓN SIN REFERENCIA

En este caso, comenzaremos un nuevo documento vacío e ingresaremos manualmente (o en forma automática, si fuera el caso) todos los datos requeridos.

Este sería el caso, donde el documento a crear no tiene relación con ninguno previo, ni sus datos fueran similares a uno existente que facilite su creación.

2 | CREACIÓN CON REFERENCIA

Se indicará un documento que será tomado como referencia para la creación de uno nuevo. Por ejemplo, podremos crear un pedido a partir de una solicitud de pedido previamente registrada en el sistema y cuyos datos de cabecera y posiciones serán copiados al nuevo documento. Ambos documentos formarán parte de un proceso de compra que inició la solicitud de pedido y continúa el pedido.

Otra posibilidad de creación con referencia será la de indicar un documento ya existente para crear otro de similares características e información. En este caso, no existirá relación alguna entre los documentos.

En ambos casos, SAP tomará los datos de la referencia, los copiará al nuevo según reglas preestablecidas, pudiendo posteriormente, modificar cualquier dato que sea necesario antes de guardar el documento.

Cuando nos referimos a un documento de referencia para crear otro nuevo, podrá ser el caso de aprovechar los datos de otro existente o para asociar dos documentos al proceso de compra.

En cualquiera de los dos casos, SAP validará la información ingresada de manera a asegurar la consistencia de esta. Si detectara carencia o error en los datos, el sistema presentará los mensajes de error correspondientes.

CREACIÓN DE UN DOCUMENTO SIN REFERENCIA

Un documento sin referencia será creado a partir de una estructura vacía en la cual ingresaremos todos los datos requeridos. A modo de ejemplo, elegimos una solicitud de pedido como primer documento de la cadena de compras.

Pasos que seguir:

1 | INGRESAR EN LA TRANSACCIÓN CORRESPONDIENTE ME51N: Creación de solicitud de pedido

2| SELECCIONAMOS EL TIPO DE DOCUMENTO

El primer dato que deberemos definir será el tipo de documento, campo que encontraremos en el extremo superior izquierdo de la pantalla, pudiendo optar por mantener el tipo NB (estándar) o seleccionar alguno de la lista desplegable.

3| COMPLETAMOS LOS DATOS

A continuación, ingresaremos los datos solicitados para el ítem.

· Posición: corresponde a un número que comienza por “10° y se incrementa automáticamente en “10” (10, 20, 30, etc.).

· Código del material: se ingresará el código correspondiente al material o servicio que se desea adquirir o contratar. SAP permite incluir en los documentos de compra, productos que no se encuentren registrados en el maestro de materiales; esto se efectúa, dejando vacía la columna correspondiente al material e ingresando la descripción correspondiente.

· Cantidad: número de unidades a comprar. La manera como está definido el material determina la unidad de medida de la cantidad ingresada (unidades, caja, kilogramos, etc.)

· Fecha de entrega: hace referencia a la fecha en que el solicitante necesita recibir la mercadería para su utilización. Más adelante veremos que a efecto de cumplir con este plazo serán tenidos en cuenta diversos tiempos de demora que involucra todo el proceso.

· Centro: hacen mención del lugar físico para el cual se solicita el producto y donde deberá ser entregado por el proveedor.

· Solicitante: nombre del interesado en la iniciación del proceso de compras y posible interlocutor en caso de dudas en la definición del producto a adquirir.

· Número de necesidad: se refiere a un número (no codificado) que servirá como referencia para agrupar otros documentos, tales como peticiones de cotización o pedido y agruparlos para una necesidad determinada (proyecto, obra, etc.)

4 | ACEPTAMOS LOS DATOS INGRESADOS

Una vez ingresados los datos básicos pulsaremos la tecla enter, mediante lo cual, SAP analizará los datos actuales y validará la necesidad o no de otros adicionales o la presencia de errores.

En nuestro caso, y tal como vemos en el esquema siguiente nos está solicitando el grupo de compras.

SAP nos avisa que está faltando un dato obligatorio a lo cual hacer referencia un símbolo rojo y el texto correspondiente al pie de la pantalla, indicando que el documento no podrá ser guardado sin el ingreso o corrección de dicha información.

5 | ANÁLISIS DE DATOS OBLIGATORIOS POR CONFIGURACIÓN

SAP nos permitirá convertir en obligatorios algunos datos que en la versión estándar serían solamente optativos. Datos obligatorios son aquellos que deberán contener algún valor, ingresado manual o automáticamente para poder guardar el documento.

La información solicitada como obligatoria ha sido de exprofeso, incluida en el tipo de documento especial aplicado a este caso como una característica especial, es decir, si hubiéramos optado por otro tipo de documento muy posiblemente este dato podría haber sido obviado.

Conclusión: la parametrización del sistema nos permitirá convertir en obligatorios aquellos datos que deseamos asegurar que el operador no omita durante la creación del documento.

Aunque la configuración de la opción está dentro del ámbito del consultor, es muy importante que lo sepas, para solicitarlos en los casos donde te resulte conveniente.

Como observarás, se han hecho obligatorios los datos de centro, grupo de compras y texto breve del material. De igual manera, podríamos hacerlo con otros datos. Completaremos todos los datos que nos sean exigidos como obligatorios o analizaremos aquellos en los que SAP solo nos de una señal de advertencia.

6 | EJEMPLOS DE MENSAJES DE ADVERTENCIAS Y ERRORES

Luego de pulsar Enter aparecen automáticamente algunos datos, como el texto breve del material, unidad de medida y grupo de artículo, extraído del maestro de datos del material.

7 | VERIFICAR LOS DATOS 8 | COPIAR ÍTEMS O POSICIONES

Cuando se requiera el ingreso de otros productos, podremos proceder a ingresarlos de la misma manera que el anterior, o bien, mediante un recurso más simple y ágil.

El método consiste en copiar el material actual en una nueva línea. Para ello, seleccionaremos la posición haciendo clic sobre el casillero a la izquierda de la posición, con lo cual obtendremos una imagen así.

Para luego pulsar sobre el botón copiar posición, que también se encuentra en la barra de botones de la posición y se obtiene lo siguiente.

Donde procederemos a cambiar los datos requeridos para la nueva posición (material, cantidad, centro, solicitante, etc.) con lo cual obtendremos una imagen similar a la mostrada.

De igual manera, agregaríamos cuantas posiciones precisemos; una vez finalizada esta tarea y verificados los valores (no existen mensajes de error) estaremos en condiciones de guardar el documento.

9 | GUARDAR EL DOCUMENTO

Ahora sí estamos seguros de reunir todas las condiciones para registrar el documento en el sistema. Haremos clic en el botón correspondiente y recibiremos la confirmación y el número del nuevo documento al pie de la pantalla.

MODIFICAR EL DOCUMENTO ME52N: Modificación de una solicitud de pedido existente.