✒️La metodología ASAP

LA METODOLOGIA ASAP

1- La metodología de implementación Accelerated SAP (ASAP)

La metodología de implementación ASAP fue diseñada por SAP para ayudar a sus clientes y partners consultoras a realizar una implementación rápida y de bajo costo

La metodología ASAP permite:

· Minimizar el tiempo requerido entre la instalación y el arranque productivo

· Maximizar la utilización de los recursos de los clientes y de los partners

· Incorporar un esquema de entrenamiento orientado a los procesos

· Obtener resultados en un “modelo de procedimiento” que puede ser usado en otras implementaciones en el cliente

· Involucrar y lograr una pronta aceptación del sistema por parte de la comunidad de usuarios

2- Las fases de la metodología ASAP

La metodología ASAP contempla las siguientes fases y entregables:

· Preparación del proyecto

· Diseño del proyecto (equipo de trabajo tareas, recursos, tiempo, metodología)

· Planos del negocio

· Definicion de estructuras organizativas

· Definicion de procesos funcionales

· Definicion de datos maestros

· Documento plano de negocios (business blueprint)

· Realización

· Parametrización del sistema

· Sistema configurado y probado

· Preparación final

· Usuarios entrenados y sistema productivo preparado

· Arranque productivo y soporte

· Ingreso a productivo

· Temas pendientes cerrados

2.1 Fase I: La preparación del proyecto

Durante esta fase, el equipo del proyecto se entrenará en los fundamentos de SAP ERP y en el mapa de procedimientos de ASAP, se completará el plan del proyecto de alto nivel y se revisará el esquema del hardware necesario

El proyecto se iniciará oficialmente con una reunión de lanzamiento. Esta reunión no es exclusiva del equipo del proyecto y los consultores del implementador, sino que también participaran otros miembros claves de la empresa. Este arranque preparara un escenario propicio para el proyecto destacando la importancia de este con los objetivos de la compañía

2.2 Fase II: Los planos del negocio (Business Blueprint)

El propósito de la fase de planos del negocio business blueprint es entender las metas del cliente y determinar los procesos de negocio necesarios para cumplir las mismas

En una reunión de revisión ejecutiva, se discutirán las metas del grupo, la estructura organizacional y los procesos de negocio. Las reuniones de revisión ejecutiva y de los procesos de negocio serán conducidas por los consultores del implementador

Para verificar que se entendieron apropiadamente los requerimientos del grupo y que se incluyó a todos los involucrados en el proyecto, se preparará un “plano” del estado futuro y será presentado a sus ejecutivos para la aprobación del mismo

2.3 Fase III: La realización

Durante esta fase, el equipo del proyecto de la empresa y los consultores se separarán para terminar las actividades asignadas. El equipo del proyecto asistirá al entrenamiento de SAP. El entrenamiento se organizará alrededor de procesos de negocios

El entrenamiento también proporcionará un entendimiento de las herramientas y ayudas de referencia del sistema; de igual manera, se realizará la integración de sus componentes

Mientras que el equipo del proyecto está en el entrenamiento, los consultores configuraran los procesos de negocio definidos en los “planos aprobados”. El sistema configurado reflejará la organización del cliente y los datos maestros y deberá soportar un flujo totalmente integrado de los procesos del sistema

Una revisión de lo procesos de negocio de la empresa con el equipo del proyecto y con otros usuarios clave de cada uno de los procesos de negocio permitirá la retro alimentación y confirmación de los “planos aprobados”

La configuración de cada proceso de negocio será dividida en interacciones o ciclos de flujos de procesos de negocio relacionados

Los flujos de procesos de negocios son configurados conjuntamente con el desarrollo de reportes, procedimientos de usuarios, escenarios de prueba y perfiles de seguridad

Los ciclos no solo proporcionan indicadores para el equipo del proyecto, también proveen puntos claves para probar y simular partes específicas del proceso global de negocios. Este enfoque proporciona retroalimentación inmediata, así como el involucramiento de toda la organización a lo largo del ciclo de vida del proyecto

Durante los ciclos, el equipo del proyecto del cliente estará trabajando estrechamente con los consultores del implementador para definir los escenarios específicos de negocios y las condiciones de excepción. Este enfoque cuenta con la máxima transferencia de conocimientos permitiendo al equipo de trabajo repetir la configuración de los procesos de negocio mientras pone a punto el sistema para tomar en cuenta procesos comunes de negocios

Como una actividad paralela, son desarrollados y probados los programas de interface y conversión, así como los reportes especiales

2.4 Fase IV: La preparación final

El propósito básico de la base de Preparación final es terminar las pruebas finales del sistema, entrenar a los usuarios finales y llevar los datos y el sistema a un ambiente productivo. Las pruebas finales al sistema consisten en probar los procedimientos y programas de conversión y reportes especiales para fines legales y fiscales, probar los programas de interface a los sistemas actuales, llevar a cabo las pruebas de volumen y estrés, así como las pruebas de aceptación del usuario final.

Para entrenar a los usuarios finales, el equipo de proyecto entrenara usuarios clave utilizando un método de “entrenar al entrenador”. Este método ayudara a ganar la aceptación de los usuarios finales, así como la construcción de una base de conocimiento para soporte propio de los reportes en línea y futuras mejoras al sistema.

Otro propósito de esta fase es crear una estrategia para la Puesta en marcha. Este plan específicamente identifica la estrategia de conversión de datos, procedimientos iniciales de auditoría y una estructura de soporte al equipo del proyecto

El último paso de esta fase es aprobar el sistema y asegurar que el cliente esté listo para la puesta en marcha del Sistema SAP ERP

2.4 Fase V: El arranque productivo y soporte

Inmediatamente después de la puesta en marcha, el sistema deberá ser revisado y afinado para asegurar que el entorno del negocio está completamente soportado. Este proceso involucra no solamente verificar la precisión de las transacciones del negocio, sino también, entrevistar informalmente a los usuarios para verificar que sus necesidades hayan sido satisfechas.

El último paso en el proceso involucra la medición de los beneficios que brinda el nuevo sistema al negocio