✒️SAP HCM La creación de Capacitaciones

CREACIÓN DE CAPACITACIONES

Catálogo de Actos

Aquí se realiza la creación y planificación de fechas de eventos para los tipos de eventos del catálogo.

Para crear fechas de eventos individuales (con o sin reserva de recursos), se deberá escoger el menú de eventos.

- Creación de Eventos sin Recursos

Transacción PV11 - Crear Eventos sin Recursos

En la pantalla de datos, se debe indicar la fecha de inicio, la sede y el idioma del evento. Además, aparecerán como valores propuestos todos los datos pertenecientes al tipo de acto en cuestión, se deberá especificar si el evento es interno o externo.

Para crear un horario se dispone de tres posibilidades:

• Modelo con horario: se indica el horario elegido dentro de los ya definidos en la sección.
• Horario sin modelo: se debe indicar la duración en días y en horas, y el día de la semana en que se desea comenzar el curso.
• Horario definido por el usuario: se debe indicar el día de inicio del curso, el n° de día y la sección del día elegido. En el horario definido por el usuario al igual que en el horario con modelo se puede elegir la opción de varias fechas.

Se aconseja la utilización del: Horario con modelo u Horario del usuario ya que permite una mejor gestión de eventos.

- Creación de Eventos sin Recursos

En la creación de eventos o actos con recursos, es importante tener en cuenta para poder asignarles un recurso a un acto, es necesario que ese tipo de acto tenga un enlace o vinculación con algún tipo de recurso, en caso contrario el sistema no brinda la opción para asignación de recursos por lo que la creación de la capacitación o evento se creará sin recurso.

El sistema automáticamente selecciona el atributo interno, puesto que sólo se pueden reservar recursos para actos internos.

Transacción PV10 - Crear Eventos con Recursos

Operaciones Diarias

Las operaciones diarias de la Gestión de eventos incluyen las tareas y actividades que tienen que ver con inscripciones:

• Inscribir Participación
• Cancelación de Participación
• Cambio de Participación a otro curso
• Reemplazar Participación
• Reserva anticipada de Participación.

Debemos crear primero un catálogo de eventos que incluya información detallada de las fechas del evento para las que se pueden hacer las inscripciones

- Creación de Participantes por Actos o Evento

Transacción PV07 - Inscribir lista por Acto

- Creación de Participantes por Participantes

Transacción PV08 - Inscribir lista por Participante

- Correspondencia: Confirmación de inscripción definitiva

Dentro del marco de Gestión de Actos se puede dar salida a diferentes escritos de correspondencia manual.

Se utilizan dos notas de correspondencia: Confirmación de inscripción definitiva y Confirmación de participación.

Transacción PP40 - Correspondencia Salida Manual - Crear Confirmación de Inscripción Definitiva

Tareas Repetitivas en Gestión de Eventos

Luego de crear las fechas de un acto y de realizar inscripciones en el mismo, se pueden efectuar las siguientes actividades:

• Bloquear y desbloquear actos para evitar que continúe su tratamiento
• Cambiar del estatus planificado a estatus fijado
• Rechazar los actos, si no se recibe un número suficiente de inscripciones antes de una fecha determinada.
• Realizar el tratamiento posterior del acto y las calificaciones correspondientes, una vez que el acto se ha celebrado.

- Bloquear y desbloquear actos

Esta función permite bloquear temporalmente la lista de participantes de un acto para evitar que continúen las inscripciones. Se pueden bloquear los actos internos y los externos en estatus planificado o fijado.

Cuando se desee permitir de nuevo las inscripciones para el acto, simplemente se debe desbloquearlo.

Transacción PV14 - Bloquear / Desbloquear actos

- Fijar actos

Fijar un acto significa que los datos pasan del estatus planificado al estatus activo. El sistema propone una lista de participantes definitiva. Dependiendo del número de reservas, los participantes de la lista de espera avanzan hasta que se alcanza la capacidad óptima/máxima

Es importante tener en cuenta que la fijación de un acto es irreversible y no puede anularse. Lo mismo para con la cancelación de un ato, es por eso que si se desea simplemente sacar un acto temporalmente de la oferta, se deberá seleccionar la función bloquear.

Transacción PV12 - Fijar actos