✒️SAP FI Visualización de saldos y partidas

VISUALIZACIÓN DE SALDOS Y PARTIDAS

1 VISUALIZACIÓN DE SALDOS DE CUENTAS CONTABLES.

La transacción FAGLB03 que nos permitirá visualizar los saldos de una o varias cuentas contables.

En la pantalla de selección completaremos los siguientes datos:

• Número de Cuenta: Completaremos el campo con la cuenta o el rango de cuentas que se desesa visualizar . (Deberemos tener en cuenta que, como es un informe de visualización de saldos, si colocamos un rango de cuentas veremos los saldos sumarizados y no aperturados por cada una de las cuentas).
• Sociedad: Completaremos el campo con la sociedad para la cual queremos visualizar el saldo de la cuenta.
• Ejercicio: Completaremos con el año fiscal en el que queremos visualizar el saldo.

Una Vez que se han completado los datos de la pantalla inicial ejecutamos el reporte, y en el resutlado del reporte podemos ver los siguientes datos:

• Periodo: Corresponde al periodo contable. Si el ejercicio fiscal esta parametrizado como año natural, entonces cada periodo será igual a los meses del año. Además de los periodos que componen el ejercicio visualizamos dos campos más.
• Arrastre de Saldos: Identifica en las cuentas patrimoniales el saldo del ejercicio anterior.
• Total: Esa linea totaliza los importes de cada una de las columnas (Debe / Haber / Saldo).
• Debe: Coresponde a los importes que se han contabilizado en el debe para el periodo visualizado.
• Haber: Corresponde a los importes que se han contabilizado en el haber para el periodo visualizado.
• Saldos: Corresponde al saldo del periodo (Debe menos haber).
• Saldo Acumulado: Corresponde al saldo del periodo más el saldo de los periodos anteriores, incluido el arrastre de saldos.

DATOS IMPORTANTES DENTRO DEL REPORTE:

• Composición: El reporte de visualización de saldos os permite ver los saldos sumarizados por periodo, no obstante, si hacemos doble clic sobre cualquiera de los saldos que visualizamos, accederemos a la composición de los mismos.
• Cuentas: Si en la pantalla de selección se ingresó un rango de cuentas, en la cabecera del reporte veremos los nombres de los campos representados por asteriscos y en la grilla del reporte vemos los datos correspondientes a todas las cuentas, sin embargo, si presionamos el icono Cuenta Individual, podremos elegir ver los saldos de manera individual de cada una de las cuentas que pertenecen al ranto de cuentas.
• Moneda: Si presionamos el icono Moneda de Documento tendremos acceso a la visualización de los saldos en las moneda paralelas en que se gestiona la sociedad FI.
• Moneda Local: Se refeire a la moneda de la sociedad. El reporte siempre esta expresado en moneda local, a menos que en esta opción elijamos otro tipo de moneda.
• Monedas Paralelas: SAP es un sistema multimonetario y si posee definidas monedas paralelas, podremos visualizar los reportes en algunas de éstas monedas ya que todas las operaciones que se graban en la moneda local y en las moneda paralelas.
• Moneda de la transacción: Ver el reporte en la moneda de la transacción puede brindar datos que no sean homogéneos, ya que cada operación puede estar en una moneda distinta, es decir en diferentes moneda extranjeras.

2. VISUALIZACIÓN DE PARTIDAS ABIERTAS Y COMPENSADAS.

Con la Transacción FBL3N, accederemos a la pantalla de selección la cual se encuentra dividia en tres partes importantes

• Selección de Cuentas: En esta parte del reporte elegiremos las cuentas sobre las cuales deseamos ver las partidas individuales. Se podrá elegir una cuenta, un rango, o una selección a través del icono de selección múltiple. Otro requisito fundamental es elegir la/las sociedad FI.

En esta pantalla tenemos una área denominada ayuda para la búsqueda, esta parte puede resultarnos útil si queremos listar cuentas sólo completando parámetros para las cuentas, por ejemplo: En ID para la búsqueda podemos elegir la opción T que busca cuenta por denominación y string de busqueda podemos escribir *banco* cuando ejecutemos el sistema nos mostrará el reporte para todas las cuentas de mayor que contengan el texto banco en su denominación, la utilidad de la ayuda para la búsqueda es que no tenemos que estar seleccionando todas las múltiples cuentas de banco sino que sólo con un parámetro en común podemos ver todas las cuentas de mayor que cuenten con la característica ingresada.

• Selección de Partidas: En esta selección podemos optar por tres estados de partidas, de acuerdo con la siguiente pantalla:
• Partidas abiertas: Cuando seleccionamos esta opción podemos ver las partidas abiertas a una fecha clave: El sistema mostrará todas aquellas partidas que aun no han sido compensadas. Si la cuenta es solo de partidas individuales veremos todas las partidas que haya en el mayor hasta esa fecha.
• Partidas compensadas: En esta opción el sistema mostrará solo partidas que hayan sido compensadas. Adicionalmente se podrá agregar un filtro que delimite por fecha de compensación.
• Todas las partidas: Esta opción muestra todas las partidas, abiertas y compensadas. Adicionalmente se puede agregar un filtro de fecha de contabilización para reducir la cantidad de aciertos del reporte. Solo podremos elegir un tipo de partidas. Se pueden agregar más filtros para acotar la lista de partidas presionando el icono Delimitaciones Opcionales.
• Clase de Partida: Aquí podremos elegir tipos de partidas (Se puede elegir más de una opción).
• Partidas normales: Corresponden a los asientos comunes de cualquier operación en SAP.
• Apuntes estadísticos: Son registraciones que nos permite ingresar SAP pero que no afectan los saldos contables, sirven a modo de recordatorio. Veremos este tema en las siguientes unidades.
• Partidas preliminares: Son aquellos documentos preliminares que se han ingresado al sistema pero que aun no están contabilizados de manera definitiva.
• Opciones de Salida: No son campos obligatorios, no obstante, ayudan a al visualización del reporte.
• Layout: Si para el reporte tenemos un layout o disposición de columnas personalizado, podemos seleccionarlo desde la pantalla de selección.
• Cantidad máxima de partidas: Permite colocar un tope a la cantidad de partidas.

Una vez finalizado el ingreso de los parámetros de la pantalla de selección ejecutamos el reporte, los resultados se pueden presentar como sigue:

Las partidas marcadas con el icono rojo corresponden a las partidas abiertas.

Las partidas marcadas con el icono amarillo corresponden a los documentos preliminares.

Las partidas marcadas con el icono verde corresponden a las partidas compensadas. Adicionalmente, este tipo de partidas tienen completo un campo más que es el Documento de Compensación el cual indica con que documento se han compensado dichas partidas.

Desde este reporte podemos acceder a la visualización y modificación de los documentos. Para acceder a estas funcionalidades podemos utilizar los iconos de la barra de Herramientas o acceder desde el Menú >> Entorno.

• Icono Delimitaciones Opcionales: Podremos encontrar este icono en distintos reportes, el cual nos permitirá acotar el resultado de los reportes de acuerdo a nuestra necesidad.

Cuando presionemos este icono se abrirá una pantalla adicional que del lado izquierdo contiene carpetas, si vamos abriendo estas carpetas nos encontraremos con campos. Si los marcamos los podemos pasar del lado derecho de la pantalla de modo que estén disponibles para utilizarlos como filtros en el reporte. Los campos que se encuentran resaltados en verde son los que ya han sido pasados al lado derecho de la pantalla.

Si volvemos a presionar el icono Delimitaciones Opcionales se cerrará la ventana, sin embargo, si hemos utilizado algún campo para refinar la búsqueda de datos, el sistema lo indicará tal como podemos ver en la siguiente imagen.

• Icono Selecciones Múltiples: Este icono nos permitirá seleccionar datos de una manera más personalizada. Dependiendo de cual es el campo en el cual estemos posicionados serán los valores que podemos elegir. Ejemplos, Cuentas, fechas, clases de documentos, etc. Cuando presionemos este icono abriá una ventana con cuatro solapas. Solo podremos completar una sola de ellas.
• Seleccionar Valores Individuales: Nos permite elegir distintos valores independientes.
• Seleccionar Valores Intervalos: Nos permite seleccionar varios intervalos de valores. Generalmente en el campo de la pantalla de selección tenemos la opción de rangos pero desde aquí podremos elegir más de un rango (Ejemplo, De 1000000 a 10000999 y de 200500 a 200999).
• Excluir Valores Individuales: Nos permite excluir determinados valores, es decir, el sistema mostrará todas las opciones menos los indicados en este sector.
• Excluir intervalos: Nos permite excluir uno o varios intervalos de valores.