✒️SAP FI Sustituciones y validaciones

9. SUSTITUCIONES Y VALIDACIONES – 15M + 17 VIDEO SA

9.1. VALIDACIONES

La función de validación permite verificar determinados valores antes de registrar un documento. De acuerdo a lo ingresado el sistema muestra mensajes de advertencia o error y hasta no subsanar los errores no permitirá guardar el documento.

9.2. SUSTITUCIONES

La sustitución reemplaza el valor de un determinado campo.

9.3. CARACTERÍSTICAS

Se requieren ciertas medidas para ejecutar una validación / sustitución.

• Se debe decidir a qué área de aplicación se aplicará la validación/sustitución.Hace referencia al módulo involucrado: FI, CO, AM, SL,RE, ETC. Cada aplicación define las estructuras disponibles y habilita los campos para la sustitución.

• Se debe seleccionar el evento correcto. Los eventos son lugares específicos de una aplicación, para FI se proporcionan 3 eventos:

o Cabecera de documento (para validar las cabeceras de documento por ejemplo que la fecha de documento no sea mayor a la fecha de contabilización

o Posición de documento, por ejemplo para el campo de referencia de la clase de documento KG y tipo de cuenta acreedor.

o Documento completo, aquí se tiene en cuenta las posiciones de un documento para realizar la validación. En este evento solo se pueden utilizar aquellos campos numéricos con los que se puede ejecutar principalmente campos numéricos.

• Se debe definir la validación /sustitución. Se debe crear pasos que contiene condiciones, verificación y mensaje.

• Se debe asignar la validación/asignación a una unidad organizativa apropiada (Sociedad FI, sociedad CO), esta puede ser validada para varias sociedades al mismo tiempo

• Por último, activar la validación/sustitución, esta debe estar activada para el evento correcto.

Existen los siguientes grados de activación

o 0, inactivo

o 1, activo para ventana de diálogo y segundo plano

o 2, activo excepto para batch input

9.4. CONFIGURACIÓN

TX OB28 - VALIDACIONES

TX OBBH - SUSTITUCIONES

Una validación cuenta con pasos o etapas. Cada paso que creemos es una nueva validación. Un paso comprende:

• Condición

Por medio de la condición, se establece cuando se iniciará una validación. Si se cumple entonces se pasa a la verificación.

Ejemplo: Si la clase de documento se encuentra dentro del SET ZFACTURAS_EDUDOR y la clase de cuenta es igual a D, el sistema realizará la validación.

• Verificación, Establece que es lo que el sistema debe verificar. Si es satisfactoria se puede continuar con la operación sino aparecerá un mensaje.

• Mensaje de error, Al configurar una validación se pueden crear mensajes específicos para que el usuario entienda que es lo que debe corregir, de modo que la validación le permita seguir registrando el documento.

En el caso de una sustitución es muy similar y se cuenta con los siguientes pasos o etapas:

• Condición, por medio de la condición se establece cuándo se iniciará la sustitución de un campo.

• Campo a sustituir, se especifica cual es el campo que se deberá sustituir y de que manera se hará, es decir, cómo se obtendrá el valor con el cual se sustituirá el campo.

9.5. EDITOR DE FÓRMULAS

El editor de fórmulas proporciona una interfaz de fácil manejo para indicar sentencias lógicas y aritméticas. Dependiendo del contexto y de los requisitos, existen diferentes pulsadores disponibles con los que se puede indicar sentencias lógicas para las fórmulas.

El sistema sólo permite que se indiquen sentencias correctas, de manera que no aparezcan errores cuando se utilicen las reglas. Para ello el sistema nos muestra todo lo necesario.

El operador TRUE significa que es válido siempre. Es decir si creamos unan condición que tenga el operador TRUE, la validación se realizará SIEMPRE.

9.6. MENSAJES

Las validaciones tienen por objetivo mostrar un mensaje al usuario para que tome una determinada acción. Para lo cual hay que crear los mensajes. Los mensajes siempre se crean bajo una clase de mensaje.

Desde la transacción en la cual estamos definiendo una validación podemos acceder a crear un nuevo mensaje. Pero podemos acceder a la transacción SE91 a crear los mensajes.

Se selecciona la clase de mensaje y presionamos modificar y escribimos el nuevo mensaje.

Elegimos un número de mensaje para identificar el mensaje a crear y completamos el texto del mensaje.

Al crear mensajes se pueden crear variables que se identifican con el símbolo & luego se le asignará un campo a la variable y al momento de mostrar el mensaje se mostrará el valor de dicha variable. Por ejemplo en el mensaje 24 la variable corresponde a la clase de documento Si el usuario registra un documento DR el mensaje mostrará el siguiente error:

El tipo de mensaje determina las consecuencias de que la validación no haya sido exitosa:

9.7. SET DE DATOS

Los sets de datos son muy útiles para utilizar en las validaciones o situaciones. Nos permite generar un grupo con múltiples valores. Si la clase de documento es DA o DR o DG creamos un set e ingresamos los valores que corresponden.

Para crear un set hay que seleccionar la table y campo para el cual queremos crear el set de datos. Por ejemplo para el set de clases de documentos los cuales se encuentran en la tabla BKPF y el campo BLART.

Tambien se le agrega un texto descriptivo y se guarda.

Los set se peuden crear desd elas siguientes transacciones:

• GS01, crear set de datos

• GS02, modificar set de datos

• GS03, visualizar set de datos.

Nunca se trasladan los sets de datos por ordenes de transporte porque pueden chacar sets ya existentes y malograr las operaciones en producción.

Estas se crean por transacciones y se pueden importar e exportar entre mandantes.

Tablas importantes:

• GB92, tabla que contiene las validaciones en el sistema

• GB93, contiene las sustituciones creadas en el sistema

• VWTYGB01, tabla con vista de actualización que permite incluir/excluir campos para la sustitución.

9.8. VIDEO DEMOSTRATIVO

Configurar una validación y una sustitución

Ingreso al customizing o TX OB28

Se observa las validaciones para las sociedades:

Se crea el evento☹validacion

La validación verificará que la clase de documento sea igual o menor a la fecha de contabilización.

Se ingresa la condición donde se colocará cuando el sistema de verá validar:

Aquí ingresaremos la clase de documento que se llegarán a validar:

Ingresamos la condición: para ingresar las clases se va aconstante:

Psamos a verifcacion:

Ahora establecer el mensaje:

Creamos nuestro propio mensaje:

Ingresamos las variables

Luego vamos a paso:

Se activa:

Se graba y se incluye en una orden de transporte

Probr los resultado:

TX FB70

Crear una sustitución:

Ingresa sociedad y evento

Si la clase de decumento s eenceuntra dentro de un set de datos entonces aplicar condición.

Luego ingresar el índice de set de datos

Terminado: si la clase de documento se encuentra del set de datos deudor y la clase de documento deudor se aplica la sustitucion

Se elige el campo a sustituir

Escogemos el campo bloqueo de pago

Si colocamos valor constante

Y vamos a la sm30

Para habilitar nuevos campso

Si esta tildado no se mostrara:

Se guardará

Se prueba:

FB70

Y se observa que el documento bloqueo de pago fue sustituido

Vemos el setde datos_