✒️SAP FI El proceso de cierre

AA : Procesos de Activo Fijo > Proceso de cierre (lección 7°)

1. TAREAS DE CIERRE

- Se deben realizar procesos periódicos que forman parte de las tareas de cierre.

+ Tareas mensuales = 1) Las amortizaciones.

+ Tareas anuales = 1) Apertura de nuevo ejercicio en FI-AA, 2) Cierre del ejercicio transcurrido en FI-AA.

2. CAMBIO DE EJERCICIO

- SAP considera un cambio de ejercicio a la apertura de un nuevo ejercicio para la sociedad.

- En el cambio de ejercicio, los valores del AF del ejercicio anterior se trasladan en "forma acumulada" al nuevo ejercicio.

- Producido el cambio de ejercicio, se pueden contabilizar los AF por medio de la "fecha de referencia" en el nuevo ajercicio.

*** NOTA 1 = En el cambio de ejercicio, igualmente se puede seguir contabilizando en el "ejercicio anterior". SAP corrige "automáticamente" cualquier valor afectado por las contabilizaciones efectuadas en el pasado.

*** NOTA 2 = NO se puede contabilizar ninguna operación en un "nuevo ejercicio" ANTES del "cambio de ejercicio".

a) Se accede a la transacción AJRW o a través del menú Finanzas / Gestión Financiera / Activos Fijos / Operaciones Periódicas.

b) Se completan los datos de la pantalla de selección : "Sociedad(es)" (en la cual se habilitará el nuevo ejercicio), "Ejercicio nuevo", "Ejecución de test" (tilde marcado).

*** NOTA = En todos los procesos de activos fijos, SIEMPRE debemos ejecutarlo en "modo test" para analizar el informe y que no surjan errores.

c) Se presiona el ícono "Ejecutar" y el sistema realiza el cambio de ejercicio para todos los AF y suministra estadísticas para cada sociedad sobre los AF modificados (muestra status verde si todo está correcto).

d) Si todo está correcto, en el campo de selección se destilda el campo "Ejecución de test" y se presiona el ícono "Ejecutar" para procesar en "modo real" en proceso de fondo.

*** NOTA 1 = SIEMPRE se recomienda realizar las operaciones de cierre como "proceso de fondo" por motivos de rendimiento.

*** NOTA 2 = El cambio de ejercicio es fundamental para 1) CONTABILIZAR en el NUEVO EJERCICIO y 2) EMITIR REPORTES (no se pueden emitir reportes, por más que sea del ejercicio anterior al que se desea abrir, si no se realizó el cambio de ejercicio).

*** NOTA 3 = En FI-AA sólo se pueden tener DOS EJERCICIOS ABIERTOS (el actual y el anterior). Si al querer abrir el nuevo ejercicio y SAP detecta que ya hay dos ejercicios abiertos y éste sería el tercero, el cambio de ejercicio dará error, con lo cual habrá que cerrar primero el ejercicio más viejo que aún se encuentra abierto para poder ejecutar nuevamente el cambio de ejercicio.

3. CIERRE DE EJERCICIO

- El cierre del ejercicio en la gestión financiera FI-GL implica:

1. Balance anual

2. Estado de Resultados

3. Apéndice con información adicional que debe ser creado para cumplir con los requisitos legales de cada país.

- Se utiliza el programa de cierre de ejercicio para cerrar el ejercicio para una o más sociedades desde la perspectiva financiera.

*** NOTA 1 = Una vez cerrado el ejercicio YA NO SE PUEDE contabilizar o modificar valores en FI-AA (por ejemplo un nuevo cálculo de la amortización).

*** NOTA 2 = El cierre del ejercicio se realiza SIEMPRE AL AÑO SIGUIENTE DEL EJERCICIO A CERRAR. No se puede cerrar el ejercicio en curso.

Para el cierre de ejercicio en FI-GL se requiere : MEDIDAS PREPARATORIAS EN FI-AA

- SAP sólo cierra el ejercicio en una sociedad si se cumple lo siguiente:

1. No encuentra errores en el "cálculo de amortización".

2. La "amortización prevista para las áreas de contabilización automática" han sido totalmente contabilizadas en FI-GL.

3. Todos los AF adquiridos en el ejercicio ya se han capitalizado.

4. Todos los AF incompletos en DM se han completado.

>>> PROCEDIMIENTO

a) Se accede a la transacción AJAB o a través del menú Finanzas / Gestión Financiera / Activos Fijos / Operaciones Periódicas / Cierre de Ejercicio / Ejecutar.

b) Se completan los datos de la pantalla de selección : "Sociedad", "Clases de activo fijos AFeC" (opcional), "Ejercicio a cerrar", "Ejec.test" (tilde marcado).

c) Se presiona el ícono "Ejecutar" y en caso de errores, SAP suministra un "listado de errores" de todos aquellos AF que no cumplan con los requisitos mencionados anteriormente en el log del cierre del ejercicio, este log muestra también los motivos de los errores.

Posicionándose sobre el AF que posea error y presionando el ícono "Lupa" se accede a visualizar un "log detallado del error" que se muestra en el resumen.

*** NOTA = El cierre de ejercicio se debe hacer de manera cronológica. NO se puede cerrar un ejercicio si el anterior no está cerrado, igualmente SAP informa en el log si se encuentra alguna inconsistencia en los cierres de ejercicio. Suele ocurrir que no siempre se cierran los ejercicios en el momento en que corresponde, generalmente se cierran los periodos de FI para que no se ingresen más contabilizaciones y olvidan el cierre de ejercicio de AF. Pero al año siguiente al querer habilitar un nuevo ejercicio, el sistema no lo permitirá hasta que no lo cerremos y sólo queden dos ejercicios abiertos.

4. ANULAR CIERRE DE EJERCICIO

- SE PUEDE ANULAR EL ÚLTIMO EJERCICIO CERRADO EN FI-AA y así reabrir el último ejercicio cerrado para las áreas de valoración en una sociedad. Esto se utiliza cuando el ejercicio se ha cerrado demasiado pronto y en un momento posterior son necesarias ciertas correcciones.

a) Se accede a la transacción OAAQ o a través del menú Finanzas / Gestión Financiera / Activos Fijos / Operaciones Periódicas / Cierre de Ejercicio / Anular.

b) Se actualiza el campo para el último ejercicio cerrado. Se debe cambiar manualmente el año y el sistema reabre automáticamente el ejercicio.

*** NOTA = En la anulación de cierre de ejercicio de FI-AA, NO existe ejecución en Test, este proceso es definitivo.

5. CHECK LIST DE TAREAS PREVIO AL CIERRE DEL EJERCICIO EN FI-AA

1. Verificar cuál fue el último ejercicio cerrado.

+ Transacción OAAQ - Anular cierre de ejercicio FI-AA.

2. Liquidar todos los AF en curso ya completados en el ejercicio que se desea cerrar.

+ Transacción AIAB - Asignación de reglas distrib.AFeC.

+ Transacción AIBU - Trasladar AF en curso.

3. Ejecutar el programa para un nuevo cálculo de amortizaciones, con el fin de incluir cualquier posible modificación en los términos de amortización para los AF en el ejecicio que se debe cerrar.

+ Transacción AFAB - Contabilizar amortización.

+ Transacción AFBP - Crear log de contabilización Amo.

4. Iniciar el programa de cierre del ejercicio. Este programa bloquea el ejercicio en curso para posteriores contabilizaciones de activos fijos.

+ Transacción AJAB - Cierre ejercicio.

5. Emitir los reportes necesarios. EJEMPLO: Cuadro de Activos Fijos.

+ Transacción