✒️La metodología ASAP

UNIDAD 1 - INTRODUCCIÓN AL CUSTOMIZING : METODOLOGÍA ASAP (Lección 3°)

1. METODOLOGÍA DE IMPLEMENTACIÓN "ACCELERATED SAP" (ASAP)

Diseñada por SAP para ayudar a sus clientes y partners (consultoras) a realizar una implementación rápida y de bajo costo. Permite:

• Minimizar el tiempo requerido entre la instalación y el arranque en productivo.
• Maximizar los recursos, de clientes y partners.
• Incorporar un esquema de entrenamiento orientado a los procesos.
• Obtener resultados en un "modelo de procedimientos".
• Involucrar y lograr la pronta aceptación del sistema por parte de los usuarios.

2. FASES Y ENTREGABLES

FASE 1 : PREPARACIÓN DEL PROYECTO.

• Equipo de proyecto: se entrena en los fundamentos de SAP ERP y en el mapa de procedimientos de ASAP.
• Plan de proyecto de alto nivel: la gerencia de proyecto prepara la planificación del mismo.
• Esquema de hardware: se revisa el esquema necesario.
• Kick Off: El proyecto se inicia oficialmente con una reunión de lanzamiento, la cual no es exclusiva del equipo de proyecto y de consultores, sino que también participan otros miembros claves de la empresa. Este arranque prepara un escenario propicio para el proyecto destacando la importancia de éste con los objetivos de la compañía.

* ENTREGABLES:

1. Project Charter : diseño del proyecto (equipo de trabajo, tareas, recursos, tiempo, metodología).

FASE 2 : PLANOS DEL NEGOCIO (BUSINESS BLUEPRINT)

• El propósito es entender las metas del cliente y determinar los procesos de negocio necesarios para cumplirlas.
• Reunión de revisión ejecutiva: se discuten las metas del grupo, la estructura organizacional y los procesos de alto nivel. Se llevan a cabo por los consultores.
• Reuniones de trabajo: revisión de cada uno de los procesos de negocio. Se llevan a cabo por los consultores.
• Plano de negocio: se prepara el documento con los procesos de negocio futuros, en forma escrita y de diagrama, conteniendo la estructura de la empresa y el primer borrador de la definición de los procesos de negocio, el cual debe ser presentado al cliente y aprobado por sus ejecutivos. Con el "Plano" se finaliza el alcance detallado del proyecto.

* ENTREGABLES:

1. Planos del Negocio (Business Blueprint) : definición de estructura organizativas, definición de procesos funcionales, definición de datos maestros.

*** NOTA: Los Blueprint son conocidos como los "BBP" y forman una base muy importante del proyecto. Como consultor se debe: A) Relevar exhaustivamente todos los procesos de negocio de la compañía, B) Realizar minutas de reunión luego de cada relevamiento para ir marcando los principales lineamientos y acuerdos con los usuarios, estas minutas pueden ser el punto de partida para armar los BBP.

*** NOTA: Habitualmente se realiza un BBP por cada submódulo de FI, ya que en cada uno de ellos participan diferentes usuarios y también, dependiendo de la envergadura del proyecto, hay más de un consultor FI.

FASE 3 : REALIZACIÓN

• Usuarios claves: asiste al entrenamiento de SAP conforme a los procesos de negocios, el entendimiento de las herramientas y ayudas de referencia del sistema y la integración de sus componentes.
• Consultores: configura los procesos de negocio definidos en los "planos aprobados", reflejando la organización del cliente, los datos maestros y el flujo totalmente integrado de los procesos del sistema.
• Configuración de SAP: se divide en interacciones o ciclos de flujos de procesos de negocios relacionados, estos ciclos con configurados conjuntamente con el desarrollo de reportes, procedimientos de usuarios, escenarios de prueba y perfiles de seguridad.

*** NOTA: Los ciclos no sólo proporcionan indicadores para el equipo de proyecto, sino que también proveen puntos claves para probar y simular partes específicas del proceso global de negocios. Este enfoque proporciona retroalimentación inmediata, así como el involucramiento de toda la organización a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

• Usuarios claves y consultores: Se revisan los procesos permitiendo la retroalimentación y confirmación de los "planos aprobados". Conjuntamente, durante los ciclos, se definen los escenarios específicos de negocios y las condiciones de excepción. Este enfoque cuenta con la máxima transferencia de conocimientos permitiendo al equipo de trabajo repetir la configuración de los procesos mientras pone a punto el sistema para tomar en cuenta procesos comunes.
• Actividad paralela: se desarrollan y prueban los programas de interface y conversión, así como los reportes especiales o programas Z.

* ENTREGABLES

1. Parametrización del sistema.
2. Sistema configurado y probado.

FASE 4 : PREPARACIÓN FINAL

• Pruebas finales del sistema: consisten en probar los procedimientos, programas de conversión y reportes especiales para fines legales y fiscales, probar los programas de interface a los sistemas actuales, pruebas de volumen y estrés en SAP y las pruebas de aceptación del usuario final.

*** NOTA: Las pruebas integrales con muy importantes para que la salida en productivo sea exitosa. Los usuarios clave deben estar comprometidos con el proyecto, probar diversos escenarios de negocio con distintas variables de acuerdo a la realidad de sus procesos. Cuanto más exhaustivas sean las pruebas, más se podrá ajustar la configuración y generará además un mayor aprendizaje de los usuarios del sistema. Los usuarios clave deben tener un buen conocimiento del sistema porque serán quienes darán el primer soporte a los usuarios finales.

• Entrenamiento a usuarios finales: los consultores entrenan a usuarios clave utilizando el método de "entrenar al entrenador", y éstos últimos a su vez entrenan a los usuarios finales. El método ayuda a ganar la aceptación de los usuarios finales así como a la construcción de una base de conocimiento para soporte propio de los reportes en línea y futuras mejoras al sistema.
• Plan "Puesta en Marcha": se crea un Plan que identifica específicamente la estrategia de conversión de datos, procedimientos iniciales de auditoría y una estructura de soporte al equipo del proyecto.
• Ambiente productivo de SAP: se realiza la migración de los datos y el sistema a un "ambiente productivo".
• Aprobación del sistema y aseguramiento de que el cliente está listo para la puesta en marcha de SAP ERP.

* ENTREGABLES:

1. Usuarios entrenados y sistema productivo preparado.
2. Arranque productivo y Soporte.

FASE 5 : ARRANQUE PRODUCTIVO Y SOPORTE

• Revisión y ajustes de SAP: Se revisa y afina el sistema para asegurar que el entorno del negocio está completamente soportado. El proceso involucra: A) Verificar la precisión de las transacciones del negocio y B) Entrevistar informalmente a los usuarios para verificar que sus necesidades hayan sido satisfechas.
• Medición de los beneficios: se miden los beneficios que brinda el nuevo sistema al negocio.

* ENTREGABLES:

1. Ingreso en Productivo.
2. Temas pendientes cerrados.

* NOTA: En cada proyecto hay un gerente de proyecto de parte de la consultora, quién guía y coordina los trabajos de los consultores, y un gerente de proyecto de parte del cliente que supervisa el proyecto y coordina las tareas con los usuarios claves y otras áreas de la empresa.

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ACLARACIONES DEL INSTRUCTOR

° Consulta ~~ ¿Qué necesitamos saber a parte del proceso de negocio que quiere establecer el cliente en SAP?, ¿Cuáles son las pautas en FI?

° Respuesta ~~ Cuando voy a hacer un relevamiento, si es una implementación de cero, lo divido en submódulos. A cada submódulo lo divido en 3 partes:

1. Estructura organizativa: sólo sirve para FI-GL y FI-AA. En FI-GL incluye cantidad de sociedad, monedas, ejercicios, ledgers, etc. En FI-AA el plan de valoración y áreas.

2. Datos maestros: es plan de cuentas, grupos de cuentas, numeración.

3. Operaciones o procesos: acá dejo que los usuarios me cuenten todos los procesos que tienen.

° Consulta ~~ ¿BBPs equivaldrían a los diseños funcionales?

° Respuesta ~~ El BBP es para el usuario, es un documento que se trabaja en conjunto donde se definen cuál es la necesidad del engocio y cuáles son las soluciones o circuitos que se implementarán.

Una especificación funcional es algo más técnico, la escribe un consultor funcional para un programador, donde explica cuál es el objetivo del desarrollo y la lógica que se debe seguir para llegar al resultado prometido.

° Consulta ~~ ¿Qué son los programas de conversión?

° Respuesta ~~ Llegada la fecha de salida en productivo hay que hacer cargas iniciales para comenzar a operar. Las cargas iniciales más comunes en FI son:

1. DM de cuentas contables.

2. DM de clientes, proveedores y bancos.

3. Carga inicial de saldos contables.

4. Carga inicial de partidas abiertas de proveedores y clientes.

5. Carga inicial de activos fijos.

Para realizar todas estas cargas generalmente se desarrolla un programa que lee archivos Excel, TXT con la información necesaria para cargar en SAP. Se pueden hacer programas zeta con código ABAP para leer los datos y convertirlos a datos SAP o también hay una transacción utilizada que es LSMW que permite que un consultor funcional realice este trabajo. En la LSMW se puede utilizar un programa estándar de carga o se puede hacer una grabación que simula el movimiento manual en el sistema. Luego se arman las estructuras de los archivos y se mapean con los campos de la grabación o el programa. Con estos datos el sistema lee los archivos y los convierte.

° Consulta ~~ Aclaración sobre las interacciones o ciclos de flujos de procesos de negocios relacionados.

° Respuesta ~~ Generalmente se hace una primera división por los módulos de SAP (FI, MM, SD) y luego los submódulos de FI (GL, AP, AR, TX, AA, etc.). Luego dentro de cada submódulo se hace una nueva división: Datos maestros, Operaciones diarias o periódicas, Operaciones de cierre.

Si algunos de éstos procesos son muy particulares o específicos se puede hacer un documento específico solo para ese proceso, y si además se relaciona con otros módulos de SAP, se debe armar un proceso con el ciclo completo. Por ejemplo, si estás en un cliente retail que tiene un gran volumen de operaciones y complejidad con tarjetas de crédito, entonces se prepara un escenario solo con este tema que incluya el detalle de las operaciones: cuándo se registra, cómo se registra y las interacciones que esto pueda tener con tesorería y bancos, cobranzas, conciliaciones contables, etc.

° Consulta ~~ Aclaración sobre las fases del proyecto

° Respuesta ~~

1. Preparación del proyecto: aquí trabajan más que nada las gerencias del cliente y la consultora acordando todos los putnos del proyecto, con la planificación, los entregables, fechas, conformación del equipo de personas (usuarios clave del cliente y consultores que realizarán la implementación). Esta fase termina con la reunión de lanzamiento del proyecto, donde se explica todo lo acordado, plazos, y objetivos a todos los interesados.

2. Planos de negocio: durante esta etapa se realizan reuniones entre los consultores y los usuarios claves donde éstos últimos explicarán los procesos de negocio de la empresa, las distintas operaciones y junto con los consultores van modelando el diseño que se llevará a cabo en el sistema. El documento entregable de esta etapa es el diseño de lo que se va a realizar, lo que no está en el documento queda fuera del alcance.

3. Realización: una vez aprobados los documentos del punto anterior, los consultores comienzan a parametrizar el sistema, a realizar las especificaciones funcionales para que los programadores realicen los desarrollos y se comienzan con pruebas unitarias (pruebas realizadas por el consultor). Mientras tanto, los usuarios claves deben recibir capacitación sobre el uso del sistema que les permita luego poder realizar las pruebas integrales junto con los consultores.

4. Preparación final: esta etapa incluye la prueba integral de todo lo realizado en el sistema, el usuario final lo deberá probar y los consultores deberán ajustar lo que sea necesario. Luego de las pruebas, los usuarios claves deben entrenar a los usuarios finales y los consultores deben realizar las tareas necesarias previas a la salida en productivo.

5. Arranque productivo y soporte: llegada la fecha de salida, se realizan las cargas iniciales al sistema (datos maestros, saldos, etc.) se comienza a operar con SAP brindando soporte a los usuarios por el tiempo que se haya acordado.