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✒️SAP FI Los pagos semi automáticos

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Lección: Pagos Semi - automáticos.

1. Pagos Semi Automáticos.

En las lecciones anterioes hemos visto como generar un documento de pago por medio del cual cancelábamos documetos como facturas o notas de crédito. Luego vimos que por medio de otra transacción podiamos asignar un cheque manual al documento de pago. En esta lección veremos un programa que nos permitirá pagar una transacción manual y además asignará e imprimirá los cheques en un único paso.

Transacción F-58 >> Finanzas >> Gestión Financiera >> Acreedores >> Contabilización >> Salida de pagos >> Contabilizar e imprimir formulario.

Esta transacción es similar a la de pagos manuales, solo que debemos completar una pantalla previa con los siguientes datos:

Imagen4.4.1.

Vía de Pago: Se especifica la vía de pago con la cual se realizará el pago. En esta transacción siempre utilizaremos vías de pago de cheques.

Banco Propio: Identifica el banco con el que haremos el pago. No será necesrio como en las transacciones manuales colocar la cuenta de mayor de banco sino que el sistema lo determinará por el Banco Propio.

Remesa: Se especifica la remesa que se utilizará, en base a la remesa el sistema determina la númeración del cheque que le asignará al pago.

Formulario Alternativo: Podemos tenr configurado distintos formularios. Solo un formulario se asigna al programa impresor de cheques. En muchos países los formatos de cheques no están estandarizados y debemos configurar un formulario por cada banco. Si tenemos varios formularios, este campo se completa con el formulario que corresponda.

Impresora: Se elige la impresora por la cual se emitirá el cheque.

Clacular Importe del Pago: Realiza el cálculo correspondiente a la partida del banco. Es decir el importe que se le asignará al cheque. Sino marcamos este tilde, en la siguiente pantalla deberemos ingresar un importe, aunque sea el valor 1, el cual luego deberemos modificar con el importe correspondiente a las facturas del pago.

"Entrar Pagos" Presionar el botón Entrar pagos para continuar con procesamiento del pago.

La siguiente pantalla es similar a las qu ya hemos visto en lecciones anteriores solo que no debemos ingresar la cuenta bancaria ni el importe.

Imagen 4.4.2

Luego el procedimiento es igual a la transacción F-53 que hemos visto en la lección 2, seleccionamos las partidas a cancelar, simulamos y grabamos.

"No será necesario hacer correcciones de importes porque el sistema lo deerminará en base a las facturas seleccionadas para pagar.".

Luego de que grabamos aparece una nueva ventana que nos permite realizar la impresión de los cheques.

Cada impresión que se genere en SAP genera una Orden de Spool, si en la pantala de Entrada de Pagos marcamos el tilde de Salida Inmediata, saldrá automáticamente por la impresora que tengamos definida, si no lo marcamos podremos visualizarlo por pantalla. En ese caso la primer pantalla que nos aparece es una lista de las impresiones generadas y su correpsondiente Orden de Spool.

Imagen 4.4.3.

Simplemente usando el icono de la Lupa podremos acceder an la visualización de las órdees de spool, y desde aquí, con el icono de los Anteojitos, podremos visualizar el cheque.

Imagen 4.4.3

En la siguiente imagen vemos el cheque impreso. El formato que estamos viendo se corresponde al formulario que tiene asignado la Vía de Pago. SAP contiene varios formulrios modelos, no obstante, cada empresa realizar sus propios formularios, ya que depende de los formatos de los cheques que utiliza y de los datos que desee imprimir.

Imagen 4.4.5

Algunos de los modelos de formulario que trae SAP poseen una carta de pago que detalle los datos del pago y las facturas canceladas. Cada uno de estos formularios siempre debe ser adaptado por la empresa que implementa SAP de acuerdo a sus propios requerimientos y necesidades.

2 Reimpresión de Cheques.

Si por algún motivo no hemos podido imprimir los formularios generados en el pago semi-automático, tenemos varias opciones para realizar una reimpresión.

Transacción FBZ%

Esta transacción nos permitirá la reimpresión de los formularios correspondientes a un documento de pago. Los datos que debemos ingresar son los siguientes:

Datos del documento de pago (Número de documento, Sociedad y ejercicio).

Vía de Pago y Remesa.

Previo a la impresión podremos visualizar el cheque para asegurarnos de que el documento seleccionado es el correcto.

Imagen 4.4.6.

Simplemente presionando el icono de la impresora, generaremos la nueva Orden de Spool.

El sistema consultará si deseamos imprimir el cheque original, generado con el documento de pago o si deseamos generar un nuevo cheque. La opción de Cheque Nuevo provoca que se anule el cheque antiguo y se le asigne un nuevo número de cheque.

Imagen 4.4.7

Transacción: FCH7

Ahora veremos una transacción muy similar a la anterior que nos permite anular y reimprimir cheques. La diferencia es que esta transacción siempre anulará el cheque que queremos reimprimir y generará uno nuevo. Aquí no deberemos ingresar los datos del pago para identificar los cheques a anular, solo deberemos especificar los datos de Banco Propio y número de cheque.

Imagen 4.4.8.

Nuevamente presionando el icono de la impresora, generaremos la nueva Orden de Spool. El sistema nos arrojará un mensaje indicando cual es el número de cheque anulado y cual es el nuevo cheque.

Imagen 4.4.9.

Puede llegar a ocurrir que los cheques se impriman en un orden diferente y los npumeros decheques queden cruzados, por ejemplo se envió a la impresora el cheque 1 pero físiciamente estaba el formulario para un cheque 2, para un caso como este existe la Transacción FCHT que permite cambiar la asignación del cheque al documento del pago, lo que hace la transacción es cambiar el número de cheque el resto del documento sigue igual.

3 Consulta de Cheques y documentos de pago.

Si estamos en la visualización de un documento de pago, trasnacción FB03, podremos saber si tiene un cheque asignado accediendo a través de la barra de Menú >> Entorno >> Info >> Cheques.

Imagen 4.4.10

Una vez seleccionada la opción Info Cheques, veremos los datos del cheque asignado a ese documento de pago.

Imagen 4.4.11.

4. Pagos Parciales y Partidas Restantes.

Aprovechamos esta lección para aprender a entender como maneja SAP los pagos parciales. Existen dos formas de realizar este tipo de operaciones.

Pagos Parciales: Los pagos parciales no generan documentos d compensación, es decir la partida pendiente no se considera cancelada a pesar de que haya sido parcialmente abonada o cobrada. Para este tipo de casos se mantiene el documento original, y en el documento de pago se genera una partida en la cuenta del tercero que refleja el pago.

Par apoder generar un pago parcial, al momento de seleccionar las partidas pendientes deberemos acceder a la solapa Pago Parcial y en el campo Importe Pago ingresar el importe que realmete vamos a cancelar.

El importe que se ingrse en el campo de la solapa Pago Parcial, se verá reflejado en el campo Asignados en el Status de Tratamiento.

Imagn 4.4.12

Si visualizamos el documento de pago, que contiene un pago parcial, podremos ver que genera el mismo asiento que si fuera un pago completo. La única diferencia, es que el documento de pago no es un documento de compensación, ya que no compesa ninguna partidas, solo vincula el pago parcial con la factura original.

Imagn 4.4.13

Si viualizamos un reporte de partidas individuales veremos dos partidas para la misma cuenta, la factura original y el documento de pago que enera el pago parcial. Sin embargo, ambos comprobantes estarán viculados por medio de un campo denominado Referencia Factura, este campo hará de nexo entre ambas partidas manteniéndolas vinculadas.

Imagen 4.4.14

Al momento de volver a ingresar un pago para la factura que posee un pago parcial, veremos en la grilla de partidas pendientes ambos documentos. Aquí se incorpora un nuevo campo Denominado Status que posee un icono que sirve para desplegar las partidas.

En el documento correspondiente a la factura veremos en el campo Importe Bruto el importe total de la factura, en el campo Importe Pagado e Parte el importe del pago parcial. Si desplegamos con el icono del campo Status podremos ver que documentos componen el importe Pagado en Parte. Esta misma lógica se aplica cuando una Nota de Crédito esta vinculada a una factura.

Imagen 4.4.15

Pagos por el resto.

El pago por el resto es también un pago parcial de una factura, solo que posee la particularidad de crear un nuevo documento por la diferencia que resta por cancelar.

A diferencia del pago parcial, aquí si tenemos un documento de compesación, ya que la factura original es compensada complementamente, se paga una parte y por el resto que no se abonó se genera una nueva partida que quedará pendiente de cancelación.

Para realizar este caso deberemos acceder a la solapa Partida Restante y completar el campo Importe de la partida restante. El importe es aquel por el cual debe generarse la nueva partida, por diferencia se obtiene el importe a pagar.

Imagen 4.4.16

Si visualizamos las partidas del proveedor, veremos lo siguiente, la factura original que fue totalmente compensada por el documento de pago y además veremos una nueva partida abierta por la diferencia entre el monto total de la factura original y el pago parcial.

Si viusalizamos el documento de pago veremos que contiene tres posiciones, la posición del banco, la posición del acreedor que gener la baja total de la factura y la posición que crea una nueva partida pendiente de cancelar.

Imagen 4.4.17

En las partidas que se generan por pagos por el Resto se copian las condiciones de pago de la factura original y además, en el campo asignación se guarda el número de documento de la factura original sobre lacual se creo el documento por el pago del Resto, estos datos pueden ser muy útiles al analizar las cuentas de los acreedores y clientes y conservar e flujo de documentos.

Los pa


 

 

 


Sobre el autor

Publicación académica de Amanda Vargas, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.

SAP Senior

Amanda Vargas

Profesión: Contador Públi y Auditor - Mexico - Legajo: ZB75U

✒️Autor de: 89 Publicaciones Académicas

🎓Cursando Actualmente: Consultor Funcional Módulo FI Nivel Inicial

🎓Egresado del módulo:

Certificación Académica de Amanda Vargas

✒️+Comunidad Académica CVOSOFT

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Creado y Compartido por: Victor Hugo Munoz Burgos / Disponibilidad Laboral: PartTime

 


 

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