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✒️SAP FI Las transacciones clásicas de contabilización de documentos

SAP FI Las transacciones clásicas de contabilización de documentos

SAP FI Las transacciones clásicas de contabilización de documentos

Lección: Transacción Clásicas de Contabilización de Documento.s.

1. Transacciones Clásicas de contabilización de documentos.

En la unidad 2 hemos visto como contabilizar documentos con cuentas de mayor con la transacción F-02. En el caso de deudores y acreedores la transacción es muy similar solo que incorporaremos otras clases de cuentas. Veremos que las pantallas son exactamente iguale, con algunas diferencias en los datos que son obligatorios y opcionales.

" Las transacciones que utilizaremos son máscaras de la transacción básica FB01, que traen propuestos ciertos datos. El procedimiento de ingreso es siempre el mismo.".

2. Facturas de Acreedores.

En este punto veremos las principales características para el ingreso de documentos de acreedores ya sean Fcturas, Notas de Crédito o Notas de Débito, las cuales se registran con la Transacción F-43.

> Finanzas >Gestión Financiera > Acreedores > Contabilización > Factura General.

En la primera pantalla deberemos ingresar los datos de cabecera y la primera posición del documento. El sistema ya trae como propuesta la clase de documento 'KR - Factura Acreedor!, y la clave de contabilización '31 - Imputación de acreedor en el haber'.

Imagen 3.7.1

Datos a completar en la cabecera del documento.

  • Fecha de documento y contabilización.
  • Clase de documento y Sociedad.
  • Moneda y Tipo de Cotización.
  • Referencia y texto de Cabecera.

Veremos que en esta primera pantalla, en la parte inferior, el sistema nos habilita los campos para el ingreso de la primera posición del documento. No es relevante el orden de las posiciones, no obstante, SAP siempre propone una clave de contabilización de deudor o acreedor dependiendo la transacción con la que accedimos.

Datos a compeltar en la primera posición del documento:

Clave de contabilización: El sistema propone 31 que corresponde para el uso de facturas de acreedores.

Cuenta: En este campo se elige el código acreedor que corresponda.

Presionando Enter o el tilde verde que se encuentra en el vértice superior izquierdo accedemos a la siguiente pantalla:

Imagen 3.7.1

Una vez que hayamos accdido a la posición del acreedor, se deberá ingresar el monto total de la factura, es decir, el monto a pagar. En esta pantalla nos encontraremos con datos adicionales como la condición de pago, la misma se completa automáticamente con la condición que se ha especificado en los datos maestros del acreedor, si es necesario, se puede modificar.

La condición de pago tiene almacenada los días de plazo en el cual se deberá abonar la factura, éste plazo de pago comenzará a contarse desde la fecha base. Adicionalmente, la condición de pago puede contener un porcentaje de descuento por pronto pago.

Ejemplo: Si la factura se paga antes de los 10 días, se obtendrá un 3% de descuento.

"Fecha Vencimiento: No es un campo que se ingrese manualmente, sino que se calcula sumando los días de la condición de pago a la fecha base.,"

Bloqueo de pagos, otro de los campos en al pantalla es este campo, las transacciones que se generan en FI no nacen bloqueadas, pero a través de reglas en el sistema se pueden bloquear para que, posteriormente un responsable de revisar los registros las libere para su pago, es decir eliminará el bloqueo.

Finalmente antes de pasar a la siguiente pantalla, deberemos ingresas los datos correspondientes a la próxima posición. La siguiene posición corresponderá a la cuenta de mayor que idenitificará la naturaleza del gasto.

Presionando Enter o el tilde de confirmación accedemos a la siguiente pantalla.

Imagen 3.7.3

En la posición correspondiente al gasto (dependiendo de lo que se haya comprado, puede utilizarse también, una cuenta de activo) se deberá elegir el indicador de impuestos que corresponda de acuerdo al porcentaje de impuestos que haya facturado el acreedor.

El importe a indicar en esta posición debería ser el importe antes de impuestos, no obstante SAP nos da la posibilidad de ingresar el importe bruto o neto (Ver información adicional). En cualquiera de los casos, el sistema determinará el importe correspondiente a los impuestos y creará la posición con la cuenta de mayor que corresponda en cada caso.

" Si se encuentra implementado el módulo de CO, en todas las cuentas de resultado debeá ingresarse un objeto de CO, en este caso utilizamos el "Centro de Costo".

Podrán ingresarse tantas posiciones a cuentas de mayor como sean necesarias.

Otros campos:

Texto: Nos permite informar el motivo de la compra, si la factura posee varias líneas completanndo el valor en el campo texto, el sistema copiará el texto de la línea anterior.

Asignación: Es de libre utilización y se puede utilizar para completar información distinta al campo texto, es muy útil para filtrar u ordenar en las cuentas corrientes,

Clave Clasificación: Dependíendo de la calve de clasificación que se tenga en el dato maestro, el sistema grabará de forma atuomática un valor en el campo aisgnación por ejemplo el número del comprobante más el ejercicio.(Ver unidad 2).

Una vez finalizada la carga de posiciones, se deberá presionar el icono Resumen de Posiciones que nos mostrará un resumen de todo lo ingresado.

Imgen 3.7.4

Además de los principales datos qu se han ingresado, el sistema muestra un total de los importes acumulados en el Debe y el Haber y el importe de la diferencia en caso de que no de cero.

Para visualizar como quedará el asiento contable cuando se grabe, se puede utilizar la función de simular accediendo desde el Menú >> Documento >> Simular.

Imangen 3.7.5

Como hemos utilizado indicadores de impuetos que registran posiciones de manera automática, veremos el asiento de la siguiente manera:

Imagen 3.7.6

En el ejemplo de la imagen 3.7.6 se utilizó el cálculo por el importe bruto, donde el indicador C1 tiene configurado un porcentaje de 21% (100 / 1.21 = >> 826.45 x 21% = 173.55).

Además de la simulación que acabamos de ver, tenemos una segunda opción que es la Simulación de Libro Mayor que nos permite ver cuáles son las cuentas de mayor en las cuales se contabilizará en la contabilidad general. En la posición del acreedor veremos la cuenta contable que se asignó en el dato maestro del acreedor.

Imagen 3.7.7.

En la primr simulación en cuena vemos el valor 11 que es el código del acreedor utilizado, en la segunda simulación vemos la cuenta 210101 Proveedores locales que es la cuenta de mayor en la cuan se contabilizan las cuentas a pagar.

El úlitmo paso, si todo está correcto, es grabar la opeación.

Notas de Débito.

Para la contabilización de las notas de débito, la transacción es la misma que para facturas F-43, sólo será necesario cambiar la clase de documento para identificar un documento como Nota de débito.

Notas de Crédito.

Las notas de crédito se deben ingresar por medio de la Transacción F-41, que es similar a la transacción de ingreso de factura pero que traerá como clase de documento propuesta 'KG - Abono Acreedor' y como clave de contabilización '21 - Imputación de acreedor en el Debe'.

> Finanzas > Gestión Financiera > Acreedores > Contabilización > Abono General.

3 Facturas de Deudores.

Este punto es muy similar al que hemos descrito para acreedores, por lo tanto solo veremos las diferencis que existen en la registración de documentos de Deudores ya sean Facturas, Notas de Crédito o Notas de Débito, para el registro de Facturas y Notas de Débito utilizaremos la Transacción F-22.

> Finanzas > Gestión Financiera > Deudores > Contabilización > Factura General.

La principal diferencia son los datos propuestos por SAP, en clase de documento el sistema propone 'DR - Factura Deudor1 y la clave de contabilización propuesta es '01 - Imutación de deudor en el debe'.

El resto de la operación, pantallas, funcionalidades y datos son idénticos a los documentos de acreedores. Hay que tener en cuenta que la clave de contabilización de la cuenta de contrapartida (Cuenta de Ingresos por la venta a un cliente) deberá ser '50 - Imputación en cuenta de mayor en el haber'.

Imagen 3.7.8

Cuando ingresemos un documento y utilizamos una clave de contabilización de deudores, el matchcode nos traerá una lista de deudores de acuerdo a los criterios que especifiquemos en la pantalla de pre-selección de datos.

Imagen 3.7.9

Repasemos nuevamente algunos conceptos que ya hemos visto para acreedores sobre la condición de pago, ahora desde el punto de vista del deudor.

La condición de pago es un dato que viene propuesto desde el dato maestro del deudor, pero al momento de ingresar un documento podemos cambiar. Podemos cambiarlo incluso después de grabar un documento. Los datos relacionados a la Condición de pago son los siguientes:

Fecha Base: Es la fecha desde la cual se comienzan a contar los días de la condición de pago. En la configuración de la Condición de Pago se especifica como debe llenarse esa fecha (Fecha de Documento, Fecha Contabilización, Fecha de entrada o ninguna fecha). Este campo también editable al momento de ingresar un documento.

Días y Porcentajes: La condición de pago posee configurado los días de vencimiento. Además puede indicarse procentajes de descuentos en base al momento en el que se produzca el pago o la cobranza. El ejemplo que vemos en la imagen 3.7.8 se interpreta de la siguiete amenra:

Si la cobranza de éste documento se realiza antes de los 14 días, se otorgará un 3% de descuento.

Si la cobranza se realiza antes de los 30 días, se otorgará un 2% de descuento.

Luego de los 30 días y hasta los 45 días se cobrará el total de la factura, sin ningún tipo de descuento.

Pasados los 45 días la factura se considerará vencida.

Al momento de registrar la cobranza o el pago el sistema verifica las fechas y condiciones de pago, y en caso de corresponder, contabiliza automáticamente el descuento.

Imagen 3.7.10

En la posición correspondiente a la cuenta de resultado positivo por la venta, debemos especificar cual será el indicador de imuestos como es una factura a un deudor, seleccionaremos el correspondiente IVA Repercutido.

Para este ejemplo de Factura de un Deudor, utilizaremos el cálculo del impuesto sobre el importe neto. La diferencia esta en que no ingresamos el mismo importe en la posición del Deudor y en la posición de la cuenta de mayor.

Deudor: $ 12.00

Cuenta de Mayor: $ 100.00

Utilizaremos el Indicador de Impuestos D1, IVA 21%.

Opciones de Tratamiento elegimos "Clacular Impuestos sobre Importe Neto".

Si accedemos al resumen del documento, veremos que las posiciones no suma cero.

Imagen 3.7.11

Simulemos el documento para visualizar las posiciones de contabilización automática.

Imagen 3.7.12

El sistema determina automáticamente, el importe y la cuenta de mayor de IVA.

La diferencia entre la contabilización que hicimos con el método de importe bruto y con el método importe neto, radica en el importe con el que completamos la posición de la cuenta de mayor. Elegir el método de cálculo más adecuado, dependerá de la información que tengamos al momento de registrar un comprobante.

Información Adicional.

Opciones de tratamiento.

En la primer pantalla de ingreso de documento encontraremos un botón llamado Opciones de Tratamiento, que nos permitirá configurar algunas opciones para el ingreso de documento. Estas opciones son solo válidas para el usuario que lo hace.

Principales opciones:

  • Calcular impuestos sobre importes netos.
  • Copiar texto en registro de cuenta de mayor.
  • Moneda local propuesta en ingreso de documento.

Imagen 3.7.13

Para que las opciones sean válidas, primero deberán grabarse los cambios.


 

 

 


Sobre el autor

Publicación académica de Amanda Vargas, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.

SAP Senior

Amanda Vargas

Profesión: Contador Públi y Auditor - Mexico - Legajo: ZB75U

✒️Autor de: 89 Publicaciones Académicas

🎓Cursando Actualmente: Consultor Funcional Módulo FI Nivel Inicial

🎓Egresado del módulo:

Certificación Académica de Amanda Vargas

✒️+Comunidad Académica CVOSOFT

Continúe aprendiendo sobre el tema "Las transacciones clásicas de contabilización de documentos" de la mano de nuestros alumnos.

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