✒️SAP FI Las condiciones de pago y descuentos por pronto pago

Leccion 4 Las condiciones de pago y descuentos por pronto pago

1 | Las condiciones de Pago

Las condiciones de pago son términos que acuerdan los interlocutores comerciales en relación con el pago de facturas. Las condiciones definen la fecha de vencimiento y el descuento por pronto pago ofrecido para el pago de la factura dentro de un determinado período.

Mediante las condiciones de pago el sistema puede calcular el descuento por pronto pago y la fecha de vencimiento para el pago de la factura. Para lo cual el sistema necesita los siguientes datos:

1. Fecha base: Se refiere a la fecha a partir de la cual se cuentan las condiciones.
2. Condiciones de descuento por pronto pago: Son las condiciones bajo las cuales se concede descuento por pronto pago (días de plazo).
3. Porcentajes de descuento por pronto pago: es el porcentaje utilizado para calcular el descuento por pronto pago.

Al tratar un documento, se deben ingresar las condiciones de pago de modo que el sistema pueda calcular las condiciones de pago requeridas.

Al registrar una factura de acreedor, se puede especificar un importe de descuento fijo o un porcentaje de descuento por pronto pago. Es decir, el descuento por pronto pago se aplicará independientemente del período o de la fecha de pago.

Abonos referidos a facturas: Los abonos se pueden relacionar con la factura original mediante la entrada del número de factura en el campo "Referencia a factura" (puede relacionarse durante el ingreso del documento o en un momento posterior). En este caso, las condiciones de pago se copian de la factura original, de modo que la factura y el abono vencen el mismo día.

Otros Abonos.- Las condiciones de pago abonos NO relacionados a facturas no son válidas. Estos abonos vencen en la fecha base. Para activar las condiciones de pago de un abono que no contiene referencias a una factura, se debe introducir el valor "V" en el campo "Referencia a factura" al registrar el documento.

2 | La configuración

Crear una condición de pago es bastante simple, solo debemos conocer para que se utiliza cada campo.

Transacción OBB8 > IMG > Gestión Financiera (nuevo) > Contabilidad de deudores y acreedores > Operaciones contables > Recepción de facturas/Entrada de abonos > Actualizar condiciones de pago

Datos Generales:

1. Clave de Condición de Pago: Las condiciones de pago se identifican con una clave alfanumérica de hasta 4 dígitos.
2. Limite de días: Es el día natural hasta el cual las condiciones de pago son válidas. Utilizando el límite de días, se pueden almacenar condiciones de pago simples o múltiples en una misma clave de condiciones de pago (Ver en SAP clave de condiciones de pago 0009).
3. Ingresar una descripción de las condiciones de pago incluye una explicación generada automáticamente por el sistema que se puede sustituir por la explicación que desee el usuario para identificar las condiciones de pago y un texto comercial para imprimirs e en facturas.

A) Clase de Cuenta .- La clase de cuenta define si las condiciones de pago se pueden utilizar en facturas de deudores o acreedores. Si las condiciones de pagos contienen porcentajes de descuento por pronto pago, lo ideal es definir condiciones de pago separadas para deudores o acreedores de manera que una modificación en el porcentaje que se le realice a los deudores no afecte a las condiciones establecidas para los acreedores. No obstante, si las condiciones de pago no tienen descuentos por pronto pago y solo contiene los días de vencimiento, se podrían utilizar las mismas condiciones para ambas clases de cuentas.

B) Cálculo de Fecha Base .- Uno de los pilares para calcular la fecha de vencimiento de un documento es la fecha base sobre la cual el sistema aplica los días de la condición de pago. En cada condición de pago se puede determinar que la fecha base sea un día fijo del mes y tantos meses después (adicionales).

C) Control de pago .- Se pueden llegar a definir vías de pagos y bloqueos de pagos los cuales se completarán al momento de contabilizar una factura con la condición de pago que contiene estos datos.

D) Propuesta para Fecha Base .- Desde la condición de pago se puede definir qué fecha se tomará como fecha base propuesta. Las opciones que nos brinda el sistema son las siguientes:

1. Sin propuesta: Si la condición tiene esta opción, entonces el usuario deberá ingresar la fecha base al momento de registrar el documento
2. Fecha de contabilización: La fecha base se completará con la fecha de contabilización del documento
3. Fecha de Documento: La fecha base se completará con la misma fecha de documento o factura
4. Fecha de Entrada: La fecha base se completará con la fecha en la que se está ingresando el documento al sistema.

La fecha base es un dato modificable luego de haber contabilizado un documento.

E) Condiciones de Pago .- Aquí es donde se define de qué manera se calculará el vencimiento de una factura. Tenemos varias opciones:

1. Pago a Plazos: una factura puede pagarse en cuotas, donde cada cuota posea un vencimiento diferente. Para las condiciones de Pago debemos completar los siguientes campos:

• Porcentaje: En este campo se completa el porcentaje de descuento por pronto pago si se paga antes del vencimiento indicado en esta condición.
• Dias: Cantidad de días que se sumarán a la fecha base para determinar el vencimiento de la factura.
• Días fijos / Meses adicionales: al igual que lo que hemos visto para el cálculo de fecha base podemos definir un día fijo y meses adicionales para el cálculo del vencimiento.

Hay que tener en cuenta que solo se debe elegir una opción, Días o Días fijos/ Meses Adicionales.

3 | Las condiciones de pagos en cuotas

SAP contempla la posibilidad de realizar pagos a plazos o en cuotas. Para estos se utilizan condiciones de pagos especiales que al utilizarlas en una contabilización dividen automáticamente el importe total de las facturas en importes parciales que vencen en fechas diferentes.

Para configurar las condiciones de pago a plazo debe marcarse el tilde de pago a Plazos que vimos anteriormente en el punto 5 y no asignar día de vencimiento ni descuentos por pronto pago.

Para poder utilizar la condición de pago a plazo debemos configurar un paso más, que es la determinación de las cuotas.

Transacción OBB9 > IMG > Gestión Financiera (nuevo) > Contabilidad de deudores y acreedores > Operaciones contables > Recepción de facturas/ Entrada de abonos > Definir condiciones de pago para plazos.

En esta transacción se crean las cuotas y se deben ingresar los siguientes datos:

• Condición de pago a Plazos: Se ingresa la condición de pago que se define en el primer paso. Se deben crear tantas entradas como cuotas vayamos a crear (si son 3 cuotas son tres entradas)
• Número de cuotas: Se debe definir cuantas cuotas tendrá el pago a plazos. Para cada cuota indicada, el sistema creará una partida individual al contabilizar el documento.
• Porcentaje de cada cuota: Los porcentajes indicados en cada cuota deben sumar el 100% del total (la cuota 1 es el 30% del total de la factura, la cuota 2 es el 20% y la 3 el 50%)
• Condición de pago simple: a cada cuota creada se le asigna una condición de pago simple. Por ejemplo, la primer cuota tendrá un vencimiento de 30 días, la segunda cuota vencerá a los 60 días. Etc.

4 | El descuento por pronto pago

Existe dos formas de contabilizar los descuentos por pronto pago, se pueden contabilizar en el momento del pago o se pueden contabilizar por adelantado al momento de registrar la factura.

La forma en la que se contabiliza el descuento dependerá de la clase de documento. En la configuración de las clases de documento se define mediante el tilde Clase de Documento Neto.

Ejemplo de una contabilización estándar de descuentos .- La factura se contabiliza de manera habitual y se elige la condición de pago con descuento por pronto pago. La factura se contabiliza por el total con imputación a la cuenta de resultado que corresponda y como contrapartida la cuenta de acreedores. Si la factura se cancela en el periodo en el que aun se encuentra vigente el descuento por pronto pago, entonces el sistema reconocerá el descuento, se cancelará la cuenta del acreedor por el total, se registra un cargo a resultados por el descuento y se paga la diferencia. Si la factura se cancela en un momento en que el descuento ya no es válido, simplemente se paga el total de la factura

Ejemplo de una contabilización con el procedimiento neto .- Si se contabiliza una factura de acreedor con una clase de documento para el procedimiento neto, el importe de descuento se deduce del importe que se contabiliza en la cuenta de gastos y se contabiliza en ese mismo momento en una cuenta de compensación de descuento.

Nota: Si se utiliza el procedimiento neto para acreedores, el importe de descuento se contabiliza automáticamente al contabilizar la factura.

Al pagar la factura, si el pago se realiza en el período válido del descuento, el sistema realiza una contabilización en la cuenta de compensación de descuento, se da de baja el acreedor por el total y se paga la diferencia. Si la factura se paga después del periodo de validez del descuento, la pérdida del descuento se contabiliza en una cuenta separada. La cuenta de compensación de descuento se ha de tratar en la Gestión de partidas abiertas para compensar los saldos registrados.

La mayor ventaja de utilizar el procedimiento neto es que el descuento se netea en la cuenta de gastos que corresponde

NOTA: La fecha de vencimiento es un cálculo que realiza el sistema sumando los días de la condición de pago a la fecha base. Dado que es un cálculo, el valor no se guarda en una tabla.