✒️SAP FI Las clases de documentos y claves de contabilización

CLASES DE DOCUMENTOS Y CLAVES DE CONTABILIZACION

1. DOCUMENTOS CONTABLES

los documentos se encuentran estructurados en datos de cabecera y datos de posicion, cada una posee un dato de control fundamental. En datos cabecera se encuentra la clase de documento y en cada posicion la clave de contabilización es principal campo de control.

tanto las clases de documento como las claves de contabilizacion se definen a nivel mandante, esto quiere decir que no se asocia ni depende de una sociedad en particular.

2. CLASES DE DOCUMENTO

tiene como objetivo funcionar permitir diferenciar las multiples operaciones contables que se registran en una empresa.Las clases de documento poseen las sgtes funciones de control:

• Controla que tipo de cuentas se pueden imputar. ej. en las clases de documento de facturas de acreedores no puede haber una imputacion a un deudor, solo se puede imputar a cuenta de mayor y cuentas de acreedor
• Determinan el rango de numeración con el cual se generará cada documento en el sistema
• Define otros datos de controlm como por ej. si permite operaciones intercompany, si los descuentos por pronto pago se contabilizan por el neto.

Transaccion OBA7

IMG--> Gestion Financiera (Nuevo)-->parametrizaciones basicas de gestion financiera(nuevo) --> Documento--> Definir clases de documento

Datos necesarios para configuración de clases de documentos:

1.Identificacion

Codificación las clases de documento se pueden identificar con una clave de 2 caracteres alfanuméricos.

Texto: Texto explicativo que permita identificar para que operaciones se utilizara la clase de documento

2.. Codificaión

Rango : se le debe asignar un rango de numeración que determinará el número de documento con el cual se registrará el documento en el sistema

Clase de documento de anulacion: si un documento se anula, el sistema reversa la operación con un contra asiento. en este campo se puede definir si ese documento de anulación se identificará con una clase de documento diferente.

Grupo de Autorizaciones: este campo es necesario para roles y perfiles y permitirá asignar a determinados usuarios Grupos de Autorizaciones de manera de limitar que usuarios contabilizarán con que clase de documento.

3. Clase de cuentas permitidas

aqui se marcaran que tipo de cuentas están permitidas imputar en cada clase de documento.

4. Control

• Clase de documento neto: determina en que momento se considera un descuento por pronto pago, si en la factura o en el pago.
• 1.Deudor/Acreedor: este control impide que se contabilice a mas de un deudor o acreedor. Las clases de documento que posean este tilde solo podran tener o un deudor o un acreedor. lo que si se permite es tener varias posiciones con el mismo deudor/acreedor.
• Contabilizaciones negativas permitidas: en sap existen reportes de Cifras de Movimiento, es decir cuanto se contabilizo en aumentos y disminuciones.
• Multisociedades GL: permite que se contabilicen documentos para mas de una sociedad en una única operación. En una misma operación podemos registrar mas de un documento al mismo tiempo.
• Sociedad GL Asociada introducible: Este dato es importante para las implementaciones del módulo EC-CS Consolidación Empresarial. El módulo de consolidación trabaja con unidades asociadas para relacionar las operaciones entre empresas del mismo grupo. Habilitando este campo se podrá introducir en cada posición cual es la unidad asociada

5. Nesecario para entrada de documentos.

Desde la clase de documento se puede definir que los campos referencia y texto de cabecera sean datos obligatorios o no.Es importante que las facturas de acreedores y deudores posean el campo Referencia como entrada obligatoria ya que es el campo asignado para guardar el número de comprobante del interlocutor cial

6. Solo BI

Sap cuenta con muchas herramientas que permiten hacer carga masiva de documentos. las clases de documento que poseen el tilde BI solo podrán registrarse a través de Batch Input.

7. T/C Documento en Moneda Extranjera

EN este campo se puede especificar si para esta clase de documento se debe utilizar un tipo de cotización diferente para los documentos que se generen en moneda extranjera.

3. RANGOS DE NUMERACION

Los documentos se pueden numerar de la siguiente manera:

• Con asignación interna: es decir que el sistema generará el número de documento. en este caso solo podrá ser numérico y la numeración será consecutiva.
• Con asignación externa la cual puede ser numérica o alfanumérica: en este caso el usuario que registre el documento será quien le asigne un número al documento se que generará.Este tipo habitualmente se utiliza en las interfaces con otros sistemas donde el número es asignado por un sistema externo.
• Crear rangos de Número

Transacción FBN1.

IMG--> Gestion Financiera (Nuevo)-->Rangos de números de documento --> Documentos en vista de registro --> Definir rangos de números de documento de la vista de entrada de datos.

Pantalla de Ingreso

Sociedad: los rangos de números de documentos siempre son por sociedad. Por lo tanto pueden existir dos documentos con el mismo número pero que pertenecen a distintas sociedades.

Visualizar Intervalos: permite visualizar los rangos de números existentes.

Modificar intervalos: permite modificar o agregar nuevos rangos de números.

Status: Permite la modificación del número actual que es el último número generado por el sistema. Hay que tener especial cuidado de no pisar el número con número ya grabado.

Creacion de Rangos de Núeros

• Rango: Clave que identifica el rango de números que estamos creando. Este rango es el que se asigna a la clase de documento. Muchas clases de documuento pueden tener asignados el mismo rango.
• Año: los documentos pueden numerarse por año o ejercicio.
• Desde: número con el cual comenzará el rango
• Hasta: número donde finaliza el rango.
• Numero actual: último número emitido. se puede dejar en blanco y el sistema comenzará a numerar desde el inicio del rango. Si se completa con algún valor el próximo documento que emitirá el sistema será el número siguiente al ingresado en número actual.
• Externo: permite identificar que el rango de numeración será externo. a pesar de que sea externo se debe especificar un rango, por ej. dede a hasta ZZZZZZZ

LOS RANGOS no pueden solaparse. cada número solo puede estar contenido en un único rango. si se ingresa mal un rango, no se podrá grabar la transacción.

Se pueden copiar los intervalos de rangos de numeros de documento desde una sociedad a otra, o copiar intervalos de un ejercicio a otro ( Transaccion OBH1)

cada documento se identifica con los sgtes datos:

Número de Documento, SOciedad y ejercicio.

4. CLAVES DE CONTABILIZACION

son las que determinan si una imputación se realiza al debe o al haber. también determina que tipo de imputación estamos realizando. si un deudor, cuenta de mayor, activos fijos, materiales. etc.

La clave de contabilización tiene las siguientes funciones:

• Indicador relevante para ventas: los documentos que se ingresen con claves de contabilización que posean esta marca se tendrán en cuenta en los volúmenes de operaciones que muestra el sistema en determinados reportes.
• Indicador Relevante para pagos: indica que una operación es relevante para pagos o deferenias en pagos.
• Indicador Cuenta de Mayor especial: Con este tilde todas las contabilizaciones deberán llevar un indicador CME.
• Controlar el status campo de la imputación.

Transacción OB41

img --> Gestión Financiera (Nuevo) -> parametrizaciones básicas de gestió financiera (nuevo) --> Documento __> Definir Claves de contabilización.

Sap trae definidas claves de contabilización pero se pueden crear nuevas. En una clave se definen los sgtes datos:

• Si es clave para el Debe o el Haber
• La clase de cuenta que se imputará ( solo se puede elegir una única clase de cuenta por clave de contabilización.
• Otras propiedades

1. Posición con efecto sobre ventas: este indicador hace que las posiciones de documeto que se hayan entrado con esta clave de contabilización se tengan en cuenta en la determinación del volumen de operaciones.
2. Cuenta de mayor Especial: indica si se trata de imputaciones con CME por ej. claves 09 y 19 para deudores.
3. Clave de contabilización de Anulación: se especifica con que clave se contabilizará una anulación. Por ej. los registros contabilizados con clave 40 (debe) se anulan con la clave 50 (haber)
4. Operación de Pago: indica si se trata de posiciones relevante para pagos. un clásico ej. es la clave 15 para deudores (cobros) y clave 25 (Pagos)

GRUPO DE STATUS CAMPO: las claves de contabilización también tienen un status campo que determina que campos son obligatorios, opcionales u ocultos al momento de imputar una posición.

Que aprendimos.

como se configuran las clases de documento

como se definen los rangos de números

como se configuran las claves de Contabilización.

Tablasd

BKPF contiene datos de cabecera. La clase de documento se encuentra en el campo BLART

BSEG conetiene las posiciones de un documento. las claves de contabilización se encuentran en el campo BSCHL.