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✒️La metodología ASAP

La metodología ASAP

La metodología ASAP

METODOLOGIA ASAP

1 | Metodología de implementación Accelerated SAP (ASAP)

Fue diseñado por SAP para ayudar a sus clientes y Partners (consultoras) a realizar una implementación rápida y de bajo costo y la metodología ASAP permite:

  1. Minimizar el tiempo requerido entre la instalación y el arranque productivo.
  2. Maximizar la utilización de los recursos de los clientes y de los partners.
  3. Incorporar un esquema de entrenamiento orientado a los procesos.
  4. Obtener resultados en un modelo de procedimientos que puede ser usado en otras implementaciones en el cliente
  5. Involucrar y lograr una pronta aceptación del sistema por parte de la comunidad de usuarios.

La Metodología ASAP, contempla fases y entregables:

  1. Preparación del Proyectos
  2. Diseño del proyecto (equipo de trabajo, tareas, recursos, tiempo, metodología)
  3. Definición de Estructuras Organizativas
  4. Definición de procesos Funcionales
  5. Definición de datos maestros
  6. Documento Plano de Negocios (Business blueprint),
  7. Realización
  8. Parametrización del sistema
  9. Sistema configurado y probado
  10. Preparación final
  11. Usuarios entrenados y sistema productivo preparado
  12. Arranque productivo y soporte
  13. Ingreso en Productivo
  14. Temas pendientes cerrados

FASE 1: Preparación del proyecto.- Durante esta fase, el equipo del proyecto se entrenará en los fundamentos de SAP ERP y en el mapa de procedimiento de ASAP, se completará el plan del proyecto de alto nivel y se revisará el esquema del hardware necesario. El proyecto se iniciará oficialmente con una reunión de lanzamiento (kick off). Esta reunión no es exclusiva del equipo del proyecto y los consultores del implementador, sino que también participaran otros miembros claves de la empresa. Este arranque preparará un escenario propicio para el proyecto destacando la importancia de éste con los objetivos de la compañía.

FASE II: Planos del Negocio (Business Blueprinta).- El propósito de esta fase es entender las metas del clientes y determinar los procesos de negocio necesarios para cumplir las mismas. En una reunión de revisión Ejecutiva, se discutirán las metas del grupo, la estructura organizacional y los procesos de negocio de alto nivel.

Otros requerimientos más detallados serán discutidos durante reuniones de trabajo de revisión de cada uno de los procesos de negocio. Las reuniones de Revisión Ejecutiva y de los procesos de negocio serán conducidas por los consultores del implementador.

Para verificar que se entendieron apropiadamente los requerimientos del grupo y que se incluyó a todos los involucrados en el proyecto, se preparará un "Plano" del estado futuro y será presentado a sus ejecutivos para la aprobación del mismo. Este Plano consistirá en un diagrama de la estructura de la empresa, además del primer borrador de la definición de los procesos de negocio que se utilizará en su compañía, los dos se presentarán en forma escrita y de diagrama. Con la elaboración de los Planos se finalizará el alcance detallado del proyecto.

Los Blueprint son conocidos como los BP y forman una base muy importante del proyecto, como consultores debemos dedicarle el tiempo necesario para relevar exhaustivamente todo los procesos de la compañía, revisar minuta de reunión después de cada relevamiento para ir marcando los principales lineamientos y los acuerdos con los usuarios, las minutas de reunión se puede utilizar como punto de partida para armar los blueprint, habitualmente se realiza un blueprint por cada submódulo de FI y en cada uno de ellos participan diferentes usuarios y también dependiendo de la enmendadura del proyecto hay mas de un consultor FI.

FASE III: Realización.- Durante esta fase, el equipo del proyecto de la empresa y los consultores se separarán para terminar las actividades asignadas. El equipo del proyecto asistirá al entrenamiento de SAP. El entrenamiento se organizará alrededor de procesos de negocios. El entrenamiento, tambien, proporcionará un entendimiento de las herramientas y ayudas se referencia del sistema. de igual manera, se realizará la integración de sus componentes.

Mientras que el equipo del proyecto esta en entrenamiento, los consultores configurarán los procesos de negocio definidos en los "planos aprobados". El sistema configurado reflejará la organización del cliente y los datos maestros y deberá soportar un flujo totalmente integrado de los procesos del sistema. Una revisión de los procesos de negocio de la empresa con el equipo del proyecto y con otros usuarios clave de cada uno de los procesos de negocio permitirá la retroalimentación y confirmación de los"planos aprobados.

La configuración de cada proceso de negocio será dividida en interacciones o ciclos de flujos de procesos de negocios relacionados. Los flujos de procesos de negocios son configurados juntamente con el desarrollo de reportes, procedimientos de usuarios, escenarios de prueba y perfiles de seguridad. Los ciclos no sólo proporcionan indicadores para el equipo del proyecto, sino que también proveen puntos claves para probar y simular partes especificas del proceso global de negocios. Este enfoque proporciona retroalimentación inmediata, así como el involucramiento de toda la organización a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Durante los ciclos, el equipo del proyecto del cliente estará trabajando estrechamente con los consultores del implementador para definir los escenarios específicos de negocios y las condiciones de excepción. Este enfoque cuenta con la máxima transferencia de conocimientos permitiendo al equipo de trabajo repetir la configuración de los procesos de negocio mientras pone a punto el sistema para tomar en cuenta procesos comunes de negocio.

Como una actividad paralela, son desarrollados y probados los programas de interface y conversión, así como los reportes especiales.

FASE IV: Preparación Final.- El propósito básico de la fase de Preparación Final es terminar las pruebas finales del sistema, entrenar a los usuarios finales y llevar los datos y el sistema a un ambiente productivo. Las pruebas finales al sistema consisten en probar los procedimientos y programas de conversión y reportes especiales para fines legales y fiscales, probar los programas de interface a los sistemas actuales, llevar a cabo las pruebas de volumen y estrés, así como las pruebas de aceptación del usuario final.

Para entrenar a los usuarios finales, el equipo de proyecto entrenará usuarios clave utilizando un método de "entrenar al entrenador" Este método ayudará a ganar la aceptación de los usuarios finales, así como a la construcción de una base de conocimiento para soporte propio de los reportes en línea y futuras mejoras al sistema.

Otro propósito de esta fase es crear una estrategia para la Puesta en Marcha. Este plan específicamente identifica la estrategia de conversión de datos, procedimientos iniciales de auditoría y una estructura de soporte al equipo del proyecto.

El último paso en esta fase es aprobar el sistema y asegurar que el cliente esté listo para la puesta en marcha del Sistema SAP ERP

Las pruebas integrales son muy importantes para que la salida en productivo sean exitosa, los usuarios claves deben estar comprometidos con el proyecto, probar diversos escenarios del negocios con distintas variables de acuerdo a la realidad de su proceso. Cuanto mas exhaustiva sean las pruebas más se pueden ajustar la configuración y a su vez esto genera un mayor conocimiento y aprendizaje de los usuarios del sistema, los usuarios claves deben tener un buen conocimiento del sistema porque son quien dará el primer soporte a los usuarios finales.

FASE V: Arranque Productivo y Soporte .- Inmediatamente después de la puesta en marcha, el sistema deberá ser revisado y afinado para asegurar que el entorno del negocio está completamente soportado. Este proceso involucra no solamente verificar la precisión de las transacciones del negocio, sino también, entrevistar informalmente a los usuarios para verificar la precisión de las transacciones del negocio, sino también, entrevistar informalmente a los usuarios para verificar que sus necesidades hayan sido satisfechas. El último paso en el proceso involucra la medición de los beneficios que brinda el nuevo sistema al negocio.

Nota: Es muy importante conocer las fases de un proyecto de implementación, igualmente, en cada proyecto hay un gerente de proyecto de parte del implementador, que guía y coordina los trabajos de los consultores y un gerente de proyecto de parte del cliente que supervisa el proyecto y coordina las tareas con los usuarios claves y otras áreas de la empresa.


 

 

 


Sobre el autor

Publicación académica de Maria Del Rosario Haas Naal, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.

SAP SemiSenior

Maria Del Rosario Haas Naal

Profesión: Lic en Contaduría y Administración - Mexico - Legajo: OU45V

✒️Autor de: 44 Publicaciones Académicas

🎓Cursando Actualmente: Consultor Funcional Módulo FI Nivel Avanzado

Certificación Académica de Maria Haas

✒️+Comunidad Académica CVOSOFT

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SAP Master

Metodología ASAP objetivo es ayudar a sus partners y sus clientes Minimizar el tiempo entre instalación y el arranque productivo Maximizar utilización recursos incorporar esquema de entrenamiento Obtener resultados en un modelo de procedimientos Lograr pronta aceptación Metodología Project preparation------ Bussiness blue print -------- Realization---------- Final preparation------ go live and support.-------- Continous change Fase 1 preparación del proyecto: Equipo se entrena en fundamentos de SAP ERP y mapa de procedimientos ASAP, objetivos de la compañía FASE II planos de negocios ( Business blue print) . Planos de negocios entender metas del cliente Determinar procesos de negocio...

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*** CVOSOFT - Nuestros Alumnos - Nuestro Mayor Orgullo como Academia ***

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Creado y Compartido por: Neydis Ossa Alvarez

 


 

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