✒️La metodología ASAP
La metodología ASAP
Metodología de implementación Accelerated SAP (ASAP)
La metodología de implementación ASAP, fue diseñada por SAP para ayudar a sus clientes y partners (consultoras) a realizar una implementación rapida y de bajo costo.
La metodología ASAP permite:
- Minimizar el tiempo requerido entre la instalación y arranque productivo
- Maximizar la utilización de los recursos de los clientes y de los partners
- Incorporar un esquema de entrenamiento orientado a los procesos
- Obtener resultaso en un modelo de procedimientos que puede ser usado en otras implementaciones del cliente.
- Involucrar y lograr una pronta aceptación del sistema por parte de la comunidad de usuarios.
METODOLOGIA ASAP:
- Project Preparation
- Business Blueprint
- Realization
- Final Preparation
- Go live & Support
La Metodologia ASAP contempla las siguientes fases y entregables:
- Preparación del Proyecto
- Diseño del proyecto (equipo de trabajo, tareas, recursos, tiempo, metodología)
- Planos del Negocio
- Definición de Estructuras Organizativas
- Definición de Procesos Funcionales
- Definición de Datos Maestros
- Documento Plano de Negocios (Business Blueprint)
- Realización
- Parametrización del sistema
- Sistema configurado y aprobado
- Preparación final
- Usuarios entrenados y sistema productivo preparado
- Arranque Productivo y Soporte
- Ingreso en Productivo
- Temas pendientes cerrados
FASE I: Preparación del Proyecto:
Durante esta fase, el equipo del proyecto se entrenara en los fundamentos de SAP ERP y en el mapa de procedimientos ASAP, se completará el plan del proyecto de alto nivel y se revisará el esquema del hardware necesario. El proyecto se iniciará oficialmente con una reunión de lanzamiento. Esta reunión no es exclusiva del equipo del proyecto y los consultores del implementador, sino que tambien participarán otros miembros claves de la empresa. Este arranque preparará un escenario propicio para el proyecto destacando la importancia de éste con los objetivos de la compañia.
FASE II: Planos del Negocio (Business Blueprint)
El propósito de la fase de Planos del Negocio Business Blueprint, es entender las metas del cliente y determinar los procesos de negocio necesarios para cumplir las mismas. En una reunión de Revision Ejecutiva, se discutirán las metas del grupo, la estructura organizacional y los procesos de negocio de alto nivel.
Otros requerimientos más detallados, serán discutidos durante reuniones de trabajo de revisión de cada uno de los procesos de negocio. Las reuniones de Revisión Ejecutiva y de los procesos de negocio serán conducidas por los consultores del implementador.
Para verificar que se entendieron apropiadamente los requerimientos del grupo y se incluyó a todos los involucrados en el proyecto, se preparará un "Plano" del estado futuro y será presentado a sus ejecutivos para la aprobación del mismo. Este Plano, consistirá en un diagrama de la estructura de la empresa, ademas del promer borrador de la definición de los porcesos de negocio que se utilizará en su compañía; los dos se presentarán de forma escrita y de diagrama. Con la elaboración de los Planos, se finalizará el alcance detallado del proyecto.
FASE III: Realización
Durante esta fase, el equipo del proyecto de la empresa y los consultores se separarán para terminar las actividades asignadas. El equipo del proyecto asistirá al entrenamiento de SAP. El entrenamiento se organizará alrededor de procesos de negocios. El entrenamiento, también proporcionará un entendimiento de las herramientas y ayudas de referencia del sistema, de igual manera, se realizará la integración de sus componentes.
Mientras que el equipo del proyecto está en entrenamiento, los consultores configurarán los procesos de negocio, en los "planos aprobados". El sistema configurado, reflejará la organización del cliente y los datos maestros y deberá soportar un flujo totalmente integrado de los procesos del sistema. Una revisión de los procesos de negocio de la empresa con el equipo del proyecto y con otros usuarios clave de cada uno de los procesos de negocio permitirá la retroalimentación y confirmación de los "planos aprobados".
La configuración de cada proceso de negocio será dividida en interacciones o ciclos de flujos de procesos de negocios relacionados. Los flujos de procesos de negocios son configurados juntamente con el desarrollo de reportes, procedimientos de usuarios, escenarios de prueba y perfiles de seguridad. Los ciclos no solo porporcionan indicadores para el equipo del proyecto, sino que también proveen puntos claves para probar y simular partes especificas del proceso global de negocios. Este enfoque proporciona retroalimentación inmediata, asi como el involucrameinto de toda la organización a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Durante los ciclos, el equipo del proyecto del cliente estará trabajando estrechamente con los consultores del implementador para definir los escenarios especificos de negocios y las condiciones de excepción. Este enfoque cuenta con la maxima transferencia de conocimientos, permitiendo al equipo de trabajo repetir la configuración de los procesos de negocio mientras se pone a punto el sistea para tomar en cuenta procesos cumunes de negocios.
Como una actividad paralela, son desarrollados y probados los programas deinterface y conversión, asi como los reportes especiales.
FASE IV: Preparación Final
El proposito básico de la fase de Preparación final, es terminar las pruebas finales del sistema, entrenar a los usuarios finales y llevar los datos y el sistema a un ambiente productivo, Las pruebas finales al sistema consisten en probar los procedimientos y programas de conversión y reportes especiales para fines legales y fiscales, probar los programas de interface a los sistemas actuales, llevar a cabo las pruebas de volumen y estrés, asi como las pruebas de aceptación del usuario final.
Para entrenar a los usuarios finales, el equipo del proyecto entrenará usuarios clave utilizando un metodo de "entrenar al entrenador". Este método ayudará a ganar la aceptación de los usuarios finales, así como a la construcción de una base de conocimiento para soporte propio de los reportes en línea y futuras mejoras al sistema.
Otro propósito de esta fase es crear una estrategia para la puesta en marcha, Este plan especificamente indentifica la estrategia de conversión de datos, procedimientos iniciales de auditoria y una estructura de soporte al equipo del proyecto.
El ultimo paso en esta fase es aprobar el sistema y asegurar que el cliente esté listo para la puesta en marcha del sistema SAP ERP.
FASE V: Arranque Productivo y Soporte
Inmediatamente despues de la puesta en marcha, el sistema deberá ser revisado y afinado para asegurar que el entorno del negocio está completamente soportado. Este proceso involucra no solamente verificar la precisión de las transacciones del negocio, sino también, entrevistar informalmente a los usuarios para verificar que sus necesidades hayan sido satisfechas.
El ultimo paso en el proceso involucra la medición de los beneficios que brinda el nuevo sistema al negocio.
Es muy importante conocer las fases de un proyecto de implementación, igualmente, en cada proyecto hay un gerente de pryecto de parte del cliente que supervisa el proyecto y coordina las tareas con los usuarios claves y otras areas de la empresa
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Yeny Vasquez Obando, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Yeny Vasquez Obando
Profesión: Contadora - Peru - Legajo: BA96K
✒️Autor de: 5 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Consultor Funcional Módulo FI Nivel Avanzado
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Con experiencia en el diseño de procesos financieros y contables orientados al control y manejo de operaciones empresariales. manejo de modulo fi de sap en implementaciones, mejoras y optimización.
Certificación Académica de Yeny Vasquez