✒️SAP FI La gestión de documentos

Lección: Gestión de documentos

En esta lección muestra como visualizar documentos, modificar documentos, modificar documento por posición y visualizar las modificaciones realizadas.

1. Visualizar documentos

Para visualizar un documento de manera individual o a través de un reporte se debe acceder a >Finanzas >Gestión financiera >Libro mayor >Documento >Visualizar, que es la Transacción FB03.

En la pantalla que se muestra debemos ingresar los campos claves Número de documento, la Sociedad y el Ejercicio. Si no podemos ir al icono Lista documentos, donde se abrirá reporte donde a través de filtros se puede buscar el documento. Ejecutamos el reporte y nos mostrará un listado de los datos de cabecera de los documentos que cumplen las condiciones seleccionadas. Luego se accede al Resumen de documento donde veremos los principales datos de cabecera y los datos de posición.

Principales iconos que encontramos en el resumen de documentos:

• Visualiza/Modificar: Nos permite pasar del modo Visualización al modo Modificación y viceversa.
• Visualizar otro documento: Este icono nos abre una ventana para seleccionar un nuevo documento.
• Seleccionar posiciones: Nos permite visualizar una posición con información detallada.
• Seleccionar cabecera: Nos permite visualizar todos los datos de cabecera.
• Moneda de visualización: Nos permite visualizar el asiento en las distintas monedas que tiene configurada la sociedad. Las opciones son Moneda del documento, Moneda local, Moneda de grupo y Moneda fuerte.

Desde la visualización del resumen de documento también podemos acceder visualización denominada Presentación preliminar. Esta opción nos permite hacer una impresión del documento. Para acceder deber ir a la barra de Menú >Documento >Presentación preliminar.

En el primer recuadro están los datos de cabecera y en el segundo recuadro los datos de posiciones.

Las columnas de los datos de posiciones son modificables, es decir, se pueden mostrar algunas y ocultar otras. Esta funcionalidad esta disponible utilizando los iconos de Seleccionar o Modificar Layout.

El icono Seleccionar nos permitirá elegir entre Layout por defecto o creados por otro usuario. El icono de Modificar nos lleva a una ventana donde podremos elegir según nuestra necesidad que campos se muestran y cuales no, en que orden deben aparecer y que ancho deben tener.

Una vez seleccionado la disposición de las columnas podemos grabar esta disposición con los iconos de Grabar Layout. Se abre una ventana donde debemos ingresar el nombre del Layout y su denominación. Si se antepone la barra '/' el layout creado lo podrá usar cualquier usuario. Para que solo pertenezca al usuario que lo creo, no se debe poner la barra y tildarla opción Específico usuario.

Dependiendo del reporte o transacción, no podemos encontrar con un icono que tiene la opciones de Seleccionar, Modificar y Grabar Layout y además la opción de Gestionar disposiciones que nos permite borrar o modificar las disposiciones existentes.

2. Modificar documentos

Un documento puede ser modificado después de ser contabilizado, pero solo los campos permitidos. Para poder realizar esto se debe ingresar a >Finanzas >Gestión financiera >Libro mayor >Documento >Modificar y se accede a la Transacción FB02.

Al ingresar a la transacción aparece el Resumen del documento. Presionando el icono Sombrerito accedemos a los los Datos de cabecera para modificar los campos disponibles.

Para poder ingresar a los Datos de posición debemos hacer doble clic en la posición desea y accedemos a modificar los campos disponibles.

Una vez hecho los cambios debemos grabar el documento.

3. Modificar documento por posición

Un documento en SAP se puede visualizar un resumen del documento, solo la cabecera del documento o solo una posición del documento.

Para acceder a modificar solo una posición debemos ir a >Finanzas >Gestión financiera >Libro mayor >Documento >Modificar posición y accedemos a la Transacción FB09. Después de seleccionar la transacción y posición deseada podemos modificar los cambios permitidos.

4. Visualizar modificaciones

Las modificaciones que se realizan a los documentos se guardan en un log, que esta siempre disponible con la siguiente información:

• El campo modificado.
• Los valores nuevos y antiguos.
• El usuario que lo modificó.
• Fecha y hora de la modificación.

Para visualizar de manera individual debemos acceder a la transacción de visualización de un documento. Luego ir a la barra de Menú >Entorno >Modificaciones de documento.

El sistema nos muestra una pantalla con los campos modificados. Haciendo doble clic sobre el campo modificado accedemos a visualizar el nuevo y antiguo valor. Haciendo doble clic sobre la linea de modificación, nos mostrará la información del usuario, la fecha y la hora que fue modificado el campo.

Para visualizar la modificaciones por medio de un reporte debemos ir a >Finanzas >Gestión financiera >Libro mayor >Sistema de información >Informes para libro mayor >Documento >General >Visualizar modificaciones documento y accedemos a la Transacción S_ALR_87012293.

Aparece una pantalla de selección de datos con diferentes filtros. Presionamos el icono Ejecutar y obtenemos el reporte.

Preguntas

Respuesta Instructor:

Hola Aracely,

Hay diversas formas de utilizarlo. Te cuento un ejemplo, una empresa que se dedica a la venta de electrodomésticos tiene muchas sucursales de ventas en diferentes zonas geográficas. Cada sucursal ingresa de forma preliminar sus facturas en el sistema, luego las facturas son enviadas a la administración central donde otros empleados revisan los documentos preliminares, si todo esta correctamente ingresado, procede a contabilizar, si hay algún error, lo corrige y luego lo contabiliza.

Es bastante común utilizarlo para controlar y desdoblar responsabilidades.

Saludos
Nancy

Consulta Alumno:

Hola tengo una pregunta,.. como se utiliza eso de que una persona crea el documento y otra es la encargada de revisarlo y contabilizarlo, como se usa esto en la practica..?