✒️SAP FI La gestión de documentos
SAP FI La gestión de documentos
Gestión de Documentos
Visualizar documentos
Todos los documentos grabados en SAP se pueden visualizar de manera individual o a través de un reporte, para esto se utiliza la misma transacción
Transacción FB03
> Finanzas I-> Gestión Financiera I-> Libro Mayor I-> Documento I-> Visualizar
El sistema nos solicita los datos claves para acceder a un documento.
Ejecutamos el reporte y nos arrojará un listado con los documentos que cumplen las condiciones ingresadas en los parámetros de selección.
Los datos que podemos visualizar en este reporte son sólo los datos de cabecera.
En el Resumen de Documentos veremos los principales datos de cabecera, y los datos de posición.
Principales íconos que encontraremos en el resumen de documentos:
- Visualizar / Modificar
- Visualizar otro Documento.
- Seleccionar posiciones: nos permite visualizar una posición con información más detallada. Abrirá la posición sobre la cual estemos posicionados. Recordemos que los datos adicionales que veremos en una posición depende del grupo de status campo que posee el dato maestro de la cuenta de mayor.
- Seleccionar Cabecera: Nos permite visualizar los datos de cabecera completo. Los datos de cabecera contienen los datos que ingresó el usuario al momento de registrar el documento y también, posee otros datos que se completan de manera automática al contabilizarse el documento, como código de la transacción, autor del documento, fecha y hora de entrada.
- Moneda de visualización: Nos permite visualizar el asiento en las distintas monedas que tiene configurada la sociedad. Al seleccionar este icono se abrirá una ventana emergente que contiene las distintas monedas en las cuales se puede visualizar el documento.
Moneda del documento: es la moneda en la que se registró la operación. Puede ser la moneda local o una moneda extranjera.
Moneda Local: es la moneda en la cual la sociedad administra su contabilidad.
Moneda de Grupo y Moneda fuerte: son las monedas paralelas en las cuales se contabilizan todas las operaciones. SAP es un sistema multi-moneda y puede administrar sus libros contables hasta en tres monedas.
Las columnas que muestran los datos correspondiente a las posiciones son modificables, es decir, se pueden mostrar más o menos columnas, como por ejemplo Texto y/o ocultar aquellos que no son necesarios. Esta funcionalidad esta disponible utilizando los íconos de Seleccionar o Modificar Layout.
Los íconos de Layout, que permiten modificar los datos que vemos en pantalla los tendremos presente en muchísimos reportes y los encontraremos en diferentes versiones:
- Modificar Layout (Disposición de columnas)
- Modificar Layout (Disposición de columnas)
Una vez que hayamos seleccionado la disposición de las columnas que necesitamos podemos grabar esta disposición para esta opción con algunos de los siguientes íconos:
- Grabar: grabar Layout o disposición.
- Grabar Layout o disposición.
Con cualquiera de los dos íconos, se abrirá una ventana que solicitará una clave y denominación que identifique al layout. Si a la clave se le antepone la barra / significa que éste layout es válido para todos los usuarios. Para que sea específico del usuario que lo esta creando, no debe colocarse la barra y se deberá tildar la opción Específico Usuario.
En un momento posterior, si ingresamos a la transacción y deseamos ver una disposición distinta de la que trae el sistema por defecto, se deberá seleccionar la disposición deseada presionando el ícono Seleccionar Layout.
- Seleccionar: seleccionar layout o disposición
- Seleccionar layout o disposición.
Dependiendo del reporte o transacción, también nos podemos encontrar con el siguiente ícono, donde en un único ícono tenemos las tres opciones (Modificar, grabar y seleccionar layout).
Modificar Documentos
Se pueden modificar documentos que ya han sido contabilizados, sin embargo, dependiendo de la configuración solo son modificables algunos campos. Se pueden realizar modificaciones de datos a nivel cabecera y a nivel de posiciones.
Transacción FB02
>Finanzas I-> Gestión Financiera I->Libro Mayor I-> Documento I->Modificar
A nivel de posición nunca podrán modificarse datos como Cuentas Contables, importes e imputaciones adicionales. Los datos que habitualmente están permitidos modificar son el campo Asignación, el campo Texto de Posición, la Condición de Pago y otros campos que estén parametrizados como modificables.
Modificar Documentos por posición
En SAP, cuando se accede a un documento se puede visualizar un resumen del documento (todas las posiciones), solo la cabecera del documento o sólo una posición del documento.
La transacción que nos permite modificar documentos por posición habilita la posibilidad de realizar un filtro en la pantalla de selección para que solo nos habilite las posiciones que cumplan con determinadas características.
Transacción FB09
>Finanzas I-> Gestión Financiera I-> Libro Mayor I-> Documento I-> Modificar Posición
Visualizar Modificaciones
Todas las modificaciones que se realicen en algún documento, SAP las guarda en un log que está siempre disponible para el usuario con la siguiente información:
- El campo que se ha modificado.
- Los valores nuevos y antiguos.
- El usuario que ha realizado la modificación
- Fecha y hora de la modificación
El log de modificaciones puede visualizarse individualmente por cada documento a través de una reporte.
Para visualizar las modificaciones por medio de un reporte deberemos acceder por el Menú Usuario a través de la siguiente ruta:
Transacción S_ALR_87012293
>Finanzas I-> Gestión Financiera I-> Libro Mayor I-> Sistema de Información I-> Informes para Libro Mayor (nuevo)
I-> Documento I-> General I-> Visualizar Modificaciones Documento.
 
 
 
Agradecimiento:
Ha agradecido este aporte: Dora Ramirez Valero
Sobre el autor
Publicación académica de Esmeralda Martinez Turrubiate, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Esmeralda Martinez Turrubiate
Profesión: Licenciatura en Informática - Mexico - Legajo: WG24R
✒️Autor de: 15 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Certificación Académica de Esmeralda Martinez