✒️SAP FI La apertura y cierre de periodos contables

Unidad 5: GL Procesos de Cierre.

Lección: Apertura y cierre de periodos contables.

1 Apertura y Cierre de Periodos Contables.

En las primeras leccioines hemos aprendido que todos los documentos se registran bajo una fecha de contabilización y que ésta fecha determina el Periodo Contable en el cual ese documento impactará en la contabilidad.

Una vez finalizadas todas la tareas de cierre de mes o del ejercicio, como contabilizaciones de deudores y acreedores, conciliaciones bancarias, devengamientos de resultados, provisiones, asientos de ajustes, etc., se deberán cerrar los periodos contables para evitar nuevas contabilizaciones que modifiquen los balances y se deberá abrir el periodo siguiente para habilitar las nuevas contabilizaciones.

"El áre alogística de SAP que abarca MM y SD PP también maneja una transacción de cierre de periodo que es independiente de los periodos de FI, pero ambas deben etar abiertas para que se registre un movimiento, puede ocurrir que un área no pueda registar un movimiento de materiales porqué el periodo de MM se encuentra cerrado aunque el de FI se encuentre abierto, o viceversa puede que el periodo de FI este cerrado y el de MM este abierto, si ambos no estan abiertos no se puede registrar un movimiento de material".

Periodos Especiales.

SAP nos proporciona cuatro periodos especiales para contabilizaciones de ajustes contables. Habitualmente son los periodos 13 a 16.

Generalmente, un ejercicio tiene 12 perídos contables. En el libro mayor se pueden definir hasta 16 periodos. Los periodos que no se requieren para períodos contables regulares, se los puede utilizar para cierre del ejercicio. Ejemplos, en el periodo 13 podemos ingresar ajustes contables, en el periodo 14 ajustes determinados por auditoría.

Con los periodos especiales se puede diferenciar las contabilizaciones correspondientes a la operatoria habitual de los ajustes. De esta manera o se castiga al periodo 12 con todos los ajustes de cierre.

Al contabilizar períodos especiales, hay que tener en cuenta lo siguiente:

La fecha de contabilización debe estar dentro del último período contable regular. Es decir, la fecha de contabilización seguriá siendo Diciembre.

El sistema no puede determinar automáticamente el período especial en el que se realizará la imputación. Por lo tanto, hay que especificar el período de cierre que se requiere en el campo Período en la cabecera del documento.

Imagen 5.1.1.

Transacción S_ALR_87003642: >> Finanzas >> Gestión Financiera >> Libro Mayor >> Entorno >> Operaciones Actuales >> Crear >> Abrir y Cerrar Períodos Contables.

Imagen 5.1.2

Variante de Periodos Contables: A una variante se le puede asociar diferentes sociedades FI, facilitando la apertura y cierre de periodos contables. Por ejemplo la Variante 1000 esta asignada a las sociedades 1000 y 3000, de esta manera, toda modificación de apertura y cierre de periodos que se realice en la variante 1000 afectará a ambas sociedades.

Clase de cuenta: Para cada período contable que deseemos abrir o cerrar, deberemos especificar como mínimo la clase de cuenta (válida para todas las clases de cuenta).

También podemos realizar un control más detallado especificando más clases de cuenta. De esta manera utilizando la clase de cuenta, cuando se introduce la fecha de contabilización en la cabecera de un documento, el sistema verifica si se pueden realizar contabilizaciones en período contable determinado, luego cuando se introduce un número de cuenta, el sistema verificará si el periodo contable esta abierto para este tipo de cuenta.

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10/2010 a 11/2010

K 11/2010 a 11/2010

La clase de cuenta habilita el periodo 10 del año 2010, pero si el cierre de acreedores ya finalizó, podría cerrarse el periodo 10 para clase de cuentas K (acreedores) y solo permitir contabilizaciones para el periodo 11/2010. ""

Cuenta Desde - Hasta: Podemos determinar la apertura y el cierre de los períodos contables por intervalos de cuentas. Esto significa que podríamos abrir un período contable para contabilizar solo en una cuenta especifica.

Desde Período / Ejercicio: Estos campos determinan cual es el periodo y ejercicio que esta habilitado para realizar contabilizaciones.

Hasta Periodo / Ejercicio: Si quisiéramos tener más de un periodo abierto este campo debe completarse con el periodo máximo habilitado. Si solo quisiéramos tener un único periodo deberá completarse con los mismos valores que se ingresaron en "Desde Periodo / Ejercicio ".

Grupo de Autorización: Podemos abrir y cerrar períodos contables sólo para usuarios específicos. Para esto hay que completar el campo Grupo de Autorización, el valor con el cual se completa este campo a su vez deberá estar asignado en los roles y perfiles de los usuarios correspondientes.

" En si podemos tener múlitples periodos abiertos, se puede cerrar y abrir sin ningún tipo de restricción, sin embargo es importante controlar el tema de los periodos abiertos para que no se contabilicen por error registraciones en periodos que no corresponden, cuanto más acotados disminuyen las posibilidades de error, lo recomendable es tener dos periodos abiertos el actual y el periodo anterior si es que aún no se ha emitido el balance."

La paertura y cierre de periodos contables es muy fácil de llevar a cabo en el sistema. En la práctica muy pocos usuarios deben tener acceso a esta transacción, ya que una vez emitidos los balances no debería poder registrarse nada más en la contabilidad.