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✒️SAP FI Introducción al concepto de documento contable (AR y AP)

SAP FI Introducción al concepto de documento contable (AR y AP)

SAP FI Introducción al concepto de documento contable (AR y AP)

LECCION: INTRODUCCIÓN AL CONCEPTO DE DOCUMENTO CONTABLE ( AR Y AP )

-Objetivo

En esta lección haremos un repaso de los documentos contables enfocándonos en todo lo referente a cuentas a pagar y cuentas a cobrar.

En el transcurso de la unidad veremos que existen dos formas de contabilizar, una estándar o clásica y otra denominada por SAP Transacciones Enjoy o Simple. Las contabilizaciones de cuentas a pagar y a cobrar tienen el mismo formato de las que ya hemos visto en la unidad 2, solo que comenzaremos a utilizar cuentas de deudores y acreedores.

1- Clases de documentos.

Cuando realizamos un ingreso de documento tenemos dentro de los datos de cabecera, el campo Clase de documento, el cual es fundamental para clasificar el tipo de comprobante que estamos ingresando.

Las clases de documentos estándar que trae SAP son las siguientes:

-Cuentas a Pagar

-KR : Facturas

-KE: Notas de débito.

-KG: Notas de Crédito (SAP las denomina abonos)

-KZ: Pagos a Proveedores

--

Otras clases de documento estándar que podemos llegar a encontrar en las contabilizaciones de facturas es RE bajo esta clase de documentos se contabilizan las facturas que ingresan por medio del circuito de MM. Podemos llegar a encontrar muchas clases de documentos que representan el mismo tipo de comprobantes, por ejemplo KR es la clase de documentos estándar de facturas, provisionalmente podríamos crear un K1 de Facturas de Servicios, K2 Nota de Crédito de Servicio o un K3 Facturas de Activos Fijos, todo dependerá de la necesidad de información que posea la empresa. No debemos olvidar que la selección de la clase de documentos estará a cargo del usuario que registre la factura. Las clases de documentos nos permitirán visualizar en los mayores contables partidas individuales de acreedores , cual es el tipo de operación que originara contabilización.

-Cuentas a Cobrar

-DR: Facturas

-DE: Notas de débito

-DG: Notas de crédito (SAP las denomina abonos)

-DZ: Cobranzas de Deudores

Adicionalmente a las clases de documentos estándar que vienen definidas por SAP, se pueden configurar nuevas clases de documentos según las necesidades de la empresa.

Otros campos fundamentales en los datos de cabecera son:

Moneda: Local o exranjera

Referencia: donde se ingresa el número de factura.

En Argentina el campo Referencia posee el siguiente formato:

PPPP (4): Representa el punto de Venta o tienda.

A (1): Representa la letra de la factura.

NNNNNNNN (8): Representa el número de la factura.

ej. 0001A00001234

En el campo Referencia se ingresa el número de Factura y muchas veces en el campo Texto de cabecera se ingresa alguna clave de control o autorización de la factura, dato que puede ser solicitado por el organismo fiscalizador de impuestos. Es importante saber que por medio de rutinas ABAP, es decir con el lenguaje de programación de SAP se pueden establecer ciertos controles de formatos, emitir mensajes en caso de que el campo no se rellene como corresponde, o incluso para validar los datos ingresados, en caso de ser necesario, se podría agregar funcionalidad para controles especificos que no realiza el sistema de manera estandar.

2- Claves de Contabilización.

Recordemos que las claves de contabilización definen si una imputación va al debe o al haber y el tipo de cuenta que se está imputando.

En los documentos de cuentas a pagar tendremos las siguientes claves de contabilización:

Clave Clase D/H Observación

40 S S Cuentas de mayor al debe

50 S S Cuentas de mayor al haber

31 K H Cuentas de acreedor al haber

21 K D Cuentas de Acreedor al Debe

En los documentos de cuentas a cobrar tendremos las siguientes claves de contabilización:

CLAVE CLASE D/H Observación

40 S S Cuentas de mayor al debe

50 S S Cuentas de mayor al haber

01 D S Cuentas de Deudor al Debe

11 D H Cuentas de Deudor al Haber

Tengamos en cuenta lo siguiente:

La columna Clase Cuenta indica:

-S Cuenta de mayor

K Cuenta de Acreedor

D Cuenta de Deudor

La columna D/H Indica:

S Imputación al DEBE

H Imputación al HABER

Existen otras claves de contabilización que se utilizan en cuentas de acreedores y deudores y generalmente son determinadas automáticamente por SAP, por ejemplo en las operaciones de pagos y compensaciones.


 

 

 


Sobre el autor

Publicación académica de Roberto Angel Carbajal, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.

SAP Expert


Roberto Angel Carbajal

Profesión: Licenciado en Administración de Empresas - Argentina - Legajo: ZK60X

✒️Autor de: 171 Publicaciones Académicas

🎓Egresado de los módulos:

Certificación Académica de Roberto Carbajal

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