✒️SAP FI Introducción al concepto de documento contable
SAP FI Introducción al concepto de documento contable
SAP funciona según el principio del registro por documentos, es decir, para cada contabilización se gen documento. El documento permanece como una unidad completa en el sistema hasta su archivo.
Cada documento se identifica de forma única gracias a los siguientes campos:
- Número de documento
- Sociedad
- Ejercicio
Los Documentos de SAP se dividen en dos partes:
Una Cabecera (información válida para todo el documento).
Múltiples posiciones (entre 2 y 999 posiciones).
SAP registra como mínimo un documento por cada operación. Cada documento recibe un número de documento único. El Sistema puede asignar los números de documento (asignación de números interna) o el usuario puede asignar el número en el ingreso de documentos (asignación de números externa)
Datos de Cabecera
Los datos de cabecera cuentan con un dato clave de control muy importante denominado Clase de Documento.
La Clase de Documento controla la cabecera de documento y se utiliza para diferenciar las operaciones contabl se registran, por ejemplo, facturas de acreedores, pagos de deudores, etc.
Las clases de documento son válidas para todas las Sociedades Fi y a su vez definen el rango de números asignará a los documentos cuando sean grabados y el tipo de imputación que se puede registrar en el contable.
Otras características relevantes de los datos de cabecera:
Fecha Documento: se utiliza para reflejar en el sistema la fecha del documento físico que se está registrando.
Ejemplo, fecha de la factura del acreedor.
Fecha Contabilización: es la fecha contable y se utiliza para determinar en que periodo del ejercicio fiscal se registrará el asiento.
Sociedad: Identifica la Sociedad FI en la cual se registra el asiento contable.
Moneda: se refiere a la moneda del documento. Puede ser la moneda local de la sociedad o una moneda extranjera.
Fecha de conversión: se utiliza para los casos en que se registre una operación en moneda extranjera y se desee utilizar un tipo de cambio referente a una fecha distinta de la fecha del documento.
Tipo de cambio: se utiliza para los casos en que se registre una operación en moneda extranjera y desee utilizar un tipo de cambio específico.
Referencia: es una campo de entrada libre que habitualmente en documentos que representan facturas se almacena el número de documento legal. En Argentina se utiliza el siguiente formato 0000A00000000 Punto de Venta (4) Letra (1) Numero Legal (8).
Texto de Cabecera: es un texto libre que se puede visualizar en diferentes reportes.
Tienda: se utiliza para representar la tienda o punto de venta en caso de emitir facturas por SAP.
Moneda Extranjera
Los tipos de cambio se guardan en una tabla, en caso de imputar en moneda extranjera y no especificar ninguno de los campos mencionados, el Tipo de Cambio se tomará de la tabla mencionada. Transacción S_BCE_68000174. OB08
Datos de Posición
Los datos de posición cuentan con un dato clave de control muy importante denominado Clave de Contabilización.
La clave de contabilización determina varias cosas: a. Si la imputación va al Debe o Haber
b. El tipo de cuenta que se está imputando, para SAP los tipos de cuenta son los siguientes:
S: Cuentas de Mayor
D: Cuentas de deudores o clientes
K: Cuentas de acreedores o proveedores M: Cuentas de Materiales
A: Cuentas de Activos Fijos
Otras características relevantes de los datos de posición:
Los datos de posición están conformados por una gran cantidad de campos, en esta lección, enumeraremos los necesarios para generar un documento contable:
Posición: número que identifica el número de renglón dentro de un asiento contable. Este campo es automático y lo determina SAP, no es necesario ingresarlo manualmente.
Cuenta: dependiendo de la clave de contabilización utilizada, la cuenta será un dato maestro de Cuenta de Mayor, Cuenta de Deudor, Cuenta de Acreedor ó Cuenta de Activo Fijo.
Indicador CME: indica que en el caso de utilizar un acreedor o deudor, se puede contabilizar en una cuenta distinta de la cuenta asociada que tiene almacenada en el dato maestro.
Importe: corresponde al importe en la moneda del documento. (Moneda que se ingresó en los datos de cabecera).
Centro de costo: Objeto de imputación del Módulo CO, esta imputación adicional se utiliza en el caso de estar registrando en una cuenta de resultado.
Texto de Posición: Texto libre que puede visualizarse en los reportes.
Asignación: Campo de entrada libre que puede completarse de manera automática con determinados datos, de acuerdo a como se complete el campo Clave de Clasificación en el dato maestro que se este imputando.
Datos de Cabecera y Posición en SAP
Las imágenes que se encuentran a continuación corresponden de las pantallas de SAP de ingreso de documentos, aquí veremos como se diferencian los datos de cabecera y posición.
Sobre el autor
Publicación académica de Perla Isabel Hernandez Gonzalez, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
SAP Senior
Perla Isabel Hernandez Gonzalez
Profesión: Ingeniero en Sistemas Computacionales en Software - Mexico - Legajo: HQ30A
✒️Autor de: 36 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Certificación Académica de Perla Hernandez
