✒️SAP FI Introducción al concepto de documento contable
SAP FI Introducción al concepto de documento contable
Lección 2. Introducción al concepto de documento contable
1. Estructura de documentos
SAP funciona según el principio del registro por documento, es decir, para cada contabilización se genera un documento. El documento permanece como una unidad completa en el sistema hasta su archivo
Numero de documento
Sociedad
Ejercicio
El documento SAP se divide en 2 partes
Cabecera : información válida para todo el documento
Múltiples posiciones (entre 2 y 999 posiciones)
SAP registra como mínimo un documento por cada operación. Cada documento recibe un número único. El sistema puede asignar los números de documento o el usuario puede asignar el número en el ingreso de documentos.
2. Documentos de cabecera
· Clase de documento (dato clave de control): controla la cabecera de documento y se utiliza para diferenciar las operaciones contables que se registran. Son válidas para todas las sociedades FI y a su vez definen el rango de números que se asignara a los documentos cuando sean grabados y el tipo de imputaciones que se pueden registrar en el asiento contable
Otras características relevantes de los datos de cabecera
Fecha de documento: se utiliza para reflejar en el sistema la fecha del documento físico que se está registrando
Fecha de contabilización : es la fecha contable y se utiliza para determinar en que periodo del ejercicio discal se está registrando el asiento
Moneda: se refiere a la moneda del documento
Sociedad: identifica a la sociedad FI en la cual se registra el asiento contable
Fecha de conversión: se utiliza para los casos en que se registre una operación en moneda extranjera y se desee utilizar el tipo de cambio referente a una fecha distinta de la fecha del documento
Referencia: es un campo de entrada libre que habitualmente en documentos que se representan facturas se almacena el número de documento legal
Texto de cabecera: es un texto libre que se puede visualizar en diferentes reportes
Tienda: se utiliza para representar la tienda o punto de venta en caso de emitir facturas por SAP
3. Datos de posición
Los datos de posición cuentan con un dato clave de control muy importante denominado Clave de Contabilización los cuales determinan:
Si la imputación va al Debe o Haber
El tipo de cuenta que se esta imputando para SAP los tipos de cuenta son los siguientes
S: cuentas de mayor
D: cuentas de deudores o clientes
K: cuentas de acreedores o proveedores
M: cuenta de materiales
A: cuentas de activos fijos
Otras características relevantes de los datos de posición
· Posición: número que identifica el número de renglón dentro de un asiento contable. Este campo es automático y lo determina SAP
· Cuenta: dependiendo de la clave de contabilización utilizada, la cuenta será un dato maestro de cuenta mayor, cuenta acreedor, cuenta deudor o cuenta de activo fijo.
· Indicador CME: indica que en el caso de utilizar un acreedor o deudor se puede contabilizar en una cuenta distinta de la cuenta asociada que tiene almacenada en el dato maestro
· Importe: corresponde al importe en la moneda del documento
· Centro de costo: objeto de imputación de modulo CO, esta imputación adicional se utiliza en el caso de estar registrado en una cuenta de resultado.
· Texto de posición: texto libre que puede visualizarse en los reportes
· Asignación: campo de entrada libre que puede completarse de manera automática con determinados datos de acuerdo a como se complete el campo clave de clasificación en el dato maestro que se esté imputando.
 
 
 
Agradecimiento:
Ha agradecido este aporte: Cristina Pinto Ramos
Sobre el autor
Publicación académica de Estefania Mora Alfaro, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Estefania Mora Alfaro
Profesión: Servicio Social Tesoreria-ingresos Universidad Autónoma Chapingo - Mexico - Legajo: UH72P
✒️Autor de: 10 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Certificación Académica de Estefania Mora