✒️SAP FI Introducción al concepto de documento contable
SAP FI Introducción al concepto de documento contable
ESTRUCTURA DE DOCUMENTOS
SAP-> registro por documentos = para cada contabilización se genera un documento. (permanece como unidad completa hasta su archivo)
Identificación: numero de documento, sociedad y ejercicio.
Los documentos se dividen en:
1. Una cabecera (información valida para todo el documento)
2. Múltiples posiciones (entre 2 y 999 posiciones)
SAP registra como mínimo 1 documento por cada operación, reciben un numero único y el sistema puede asignarlos (asignación de números interna) o el usuario (asignación de números externa)
DATOS DE CABECERA
Dato clave de control importante denominado CLASE DE DOCUMENTO (se utiliza para diferencias las operaciones contables que se registran), validas para todas las sociedades FI -> Definen: el rango de números que se asignaran por documento cuando se graben y el tipo de imputación que se puede registrar en el asiento contable
Datos de cabecera relevantes:
1. Fecha documento: fecha del documento físico a registrar
2. Fecha contabilización: fecha contable (determinar en que periodo fiscal se registrara)
3. Sociedad: sociedad FI que se registra el asiento contable
4. Moneda: moneda del documento (local o extranjera)
5. Fecha de conversión: utilizada en casos de operaciones en moneda extranjera que se desea utilizar un tipo de cambio diferente a la fecha del documento
6. Tipo de cambio: utilizada en casos de operaciones en moneda extranjera que desee utilizar un tipo de cambio especifico.
7. Referencia: campo de entrada libre (numero de documento legal de facturas por ejemplo)
8. Texto de cabecera: texto libre
9. Tienda: tienda o punto de venta en caso de emitir facturas por SAP
DATOS DE POSICIÓN
Dato clave de control muy importante denominado CLAVE DE CONTABILIZACION.
La clave de contabilización determina:
1. Si la imputación va al debe o al haber
2. El tipo de cuenta que se esta imputando
Tipos de cuenta para SAP:
S: Cuentas de mayor
D: Cuentas de deudores o clientes
K: Cuentas de acreedores o proveedores
M: Cuentas de materiales (es en cuentas de mayor)
A: Cuentas de activos fijos
Datos de posición, campos necesarios para generar un DOCUMENTO CONTABLE:
1. Posición: # que identifica el numero de renglón de un asiento contable (Automático por SAP)
2. Cuenta: dependiendo de la clave de contabilización la cuenta será un dato maestro de cuenta de mayor, cuenta de deudor, cuenta de acreedor o cuenta de activo fijo.
3. Indicador CME: en caso de utilizar un acreedor o deudor se puede contabilizar en una cuenta distinta de la cuenta asociada que tiene almacenada en el dato maestro.
4. Importe: importe en el monedo del documento (= a la que se ingreso en los datos de cabecera)
5. Centro de costo: objeto de imputación al modulo CO, esta imputación adicional se utiliza en caso de estar registrando en una cuenta de resultado
6. Texto de posición: texto libre que puede visualizarse en los reportes
7. Asignación: campo de entrada libre que puede ser automático con determinados datos
Los datos de posición comienzan completándose en la primera pantalla con el ingreso de la clave de contabilización y la cuenta de mayor.
Una vez seleccionados estos datos se pasa a la siguiente pantalla donde el sistema solicitará información adicional respecto a esta posición. Recordemos que las cuentas de mayor, en su dato maestro, tienen el Grupo de Status Campo que determina que datos son obligatorios, opcionales u ocultos.
También podremos observar que el sistema nos solicita que ingresemos la clave de contabilización y cuenta de la próxima posición. Luego de confirmar pasaremos a una pantalla similar, pero con los campos correspondientes a datos adicionales de acuerdo al grupo de status campos que posea la cuenta que hayamos elegido.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Isabel Cristina Feito Del Vecchio, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Isabel Cristina Feito Del Vecchio
Profesión: Analista Administrativo - Colombia - Legajo: QK59X
✒️Autor de: 65 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Técnico en comercio exterior, con experiencia en manejo de herramientas de gestión y sap, alta capacidad de adaptabilidad, trabajo en equipo y orientada a la obtención de resultados.
Certificación Académica de Isabel Feito