✒️SAP FI Introducción al concepto de documento contable
SAP FI Introducción al concepto de documento contable
INTRODUCCION AL CONCEPTO DE DOCUMENTO CONTABLE
Todo registro contable o afectación a cuenta que se realice dentro del sistema SAP genera de manera automática un documento.
Estructura de Documentos: Todos los documentos generados por un registro contable cuentan con 3 datos que los identifican:
- Número de documento -- > Es único e irrepetible y la numeración va a depender de la clase de documento.
- Sociedad --> Indica la sociedad en la que se realiza el registro contable
- Ejercicio --> Refiere al ejercicio contable en el que se está contabilizando el documento.
Cada documento de SAP se divide en dos partes importantes: La cabecera y las múltiples posiciones (estas pueden ir de 2 hasta 99)
Todos los campos anteriores los encontraremos en cualquier documento de SAP independientemente de su naturaleza o del tipo de cuenta.
Datos de cabecera : Dentro de los datos de cabecera de cualquier documento de SAP uno de los datos más importantes será la "Clase de Documento" , este dato es una clave que se integra de 2 caracteres que serán útiles para poder diferencias las operaciones contables que se registran. Será válido para todas las sociedades y al ingresarlo dentro al documento definirá el tipo de información que se puede registrar en el asiento contable. Es útil para clasificar documentos contables por su naturaleza.
Adicional a la clase de documento también podemos encontrar los siguientes campos:
* Fecha de documento : Este dato corresponde a la fecha del documento físico que estamos contabilizando.
* Fecha contabilización : Corresponde a la fecha en la que estamos realizando el registro contable.
* Sociedad : Indica la sociedad FI en la que se va a registrar el documento.
* Moneda : Corresponde a la moneda del documento que estamos contabilizando, ésta puede ser la misma que la moneda local o una moneda extranjera. En caso de ser una moneda extranjera el sistema considera el tipo de cambio de la fecha de documento para hacer la conversión correspondiente a la moneda local.
* Fecha de conversión : En caso de ingresar una factura en moneda extranjera y desear hacer la conversión a moneda local con un tipo de cambio diferente al que corresponde por fecha de documento, en este campo debemos colocar la fecha de la que se desea tomar el tipo de cambio.
* Referencia : Campo de entrada libre
* Texto de cabecera : Campo de entrada libre, donde puede colocarse una breve descripción del registro contable. Este dato aparecerá en los reportes que se generen.
* Tienda : Representa la tienda o el punto de venta donde se realiza la transacción que se está contabilizando, esto cuando las facturas se emiten por medio de SAP.
Datos de posición : Dentro de los datos de posición encontraremos la "clave de contabilización", esta clave se integra de 2 caracteres y nos indica si el registro corresponde a un CARGO / ABONO, así como también nos indica el tipo de cuenta que vamos a afectar.
Adicional a la clave de contabilización podemos encontrar otros campos tales como:
* Posición : Refiere al número de renglón dentro de un registro contable. Es un campo se genera de manera automática por lo que no es necesario ingresarlo de manera manual.
* Cuenta : Dependiendo de la clave de contabilización, será un dato maestro de cuenta de mayor, ejemplo una cuenta de deudor, de acreedor o de Activo fijo.
* Importe : Importe del documento o factura que estamos registrando.
* Centro de costo : Aplica para cuentas de resultados y corresponde al módulo CO. Refiere al centro de costos que estamos afectando con este movimiento.
* Texto de posición : Texto libre que puede visualizarse en los reportes que se generen.
* Asignación : Campo de entrada libre.
Sobre el autor
Publicación académica de Sara Marcela Solares Peña, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
SAP Master
Sara Marcela Solares Peña
Profesión: Licenciada en Contaduría Pública y - Mexico - Legajo: KN12J
✒️Autor de: 124 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Disponibilidad Laboral: PartTime
