✒️SAP FI Introducción a los conceptos de cobro y pago
SAP FI Introducción a los conceptos de cobro y pago
Introducción a Cobros y Pagos
Dentro de SAP, se puede realizar la gestión de pagos y cobranzas. Estos procesos son similares al proceso de compensaciones.
Tipos de Pagos
- Manuales: Se utilizan para realizar pagos con transferencias y/o débitos, anticipos, emisión de cheques manuales, etc. (Es posible ingresar más de un medio de pago a cada orden de pago).
- Semiautomáticos: Se utilizan para realizar la emisión de pagos con cheques que son impresos automáticamente por el sistema (Por cada pago solo se puede emitir un cheque).
- Automáticos: Se utilizan para realizar pagos masivos y por distintas vías de pago.
Datos Maestros que son usados en los pagos
Estos datos maestros se pueden relacionar desde el dato maestro de acreedor o deudor, en la vista Datos de Sociedad, solapa de pagos. Los siguientes son los principales componentes de los datos maestros para pagos:
- Banco País: Se le reconoce como dato maestro para identificar las instituciones bancarias de un país.
- Banco Propio: Son configurados en SAP para identificar el Banco País que utilizan las sociedades FI.
- ID Cuenta: Los ID de cuenta van de la mano con los bancos propios, representan las cuentas bancarias que posee la sociedad en ese banco.
- Vía de Pago: Determina el procedimiento de pago, por ejemplo, cheque, transferencia, efectivo etc. (Se utilizan en pagos automáticos y semiautomáticos, para el caso de pagos manuales se realiza por medio de una cuenta contable).
- Condiciones de Pago: Se determinan con la fecha base, el vencimiento de la factura y si la misma posee algún descuento por pronto pago.
Estructura de los Documentos
Las transacciones que se utilizan para cancelar documentos ya sean de cobros o pagos, cuentan con la siguiente estructura.
- Datos de Cabecera: Contiene datos como fecha de documento y contabilización, sociedad, moneda, textos de cabecera y referencia, por defecto se proponen documentos KZ para pagos y DZ para cobranzas.
- Datos de Medios de Pago: Datos correspondientes al medio de pago, como importe, fecha, valor textos etc.. Si es una transacción manual se ingresa la cuenta contable, si es una transacción semi-automática se ingresa el banco propio.
- Fecha valor (Value Date): Es la fecha en la que se puede especificar el pago del banco y está puede ser diferente a la fecha de contabilización del movimiento.
- Gasto Bancario: Si hay un gasto fijo se puede ingresar en este campo.
- Datos de la cuenta: Aquí se ingresa los datos del deudor o acreedor dependiendo si es cobro o pago.
Gestión de Cheques
Los cheques que emite una empresa son formularios pre numerados y suministrados por un banco que normalmente están contenidos en remesas. Las remesas deben ingresarse a SAP con el rango de números que corresponda a los cheques recibidos. Las remesas cumplen la función de controlar la emisión y asignación de cheques en los pagos.
- Tcode FCHI: Permite la creación y parametrización de remesas.
- Tcode FCH5: Permite asignar un cheque a un documento de pago.
- Tcode FCH6: Visualización y modificación de un cheque.
- Tcode FCHU: Copia número de cheque de pago.
- Tcode FCH9: Anulación cheque (Se anula cheque y se puede volver a asignar por FCH5)
- Tcode FCH8: Anulación de pago generado por cheque (Anula el cheque y revierte el pago dejandolas PA canceladas como partidas abiertas)
- Tcode FCH3: Invalida cheques no utilizados.
- Tcode FCHN: Reporte de registro de cheques.
- Tcode FCHK: Menú completo de cheques.
Pagos Semi Automático
SAP permite crear pagos semi automáticos para generar pagos manuales e imprimir cheques en un solo paso. Para este tipo de proceso se puede hacer uso de las siguientes transacciones:
- Tcode F-58: Pago con impresión
- Tcode FBZ5: Reimpresión de Cheques
- Tcode FCH7: Anular y reimprimir cheques.
Pagos Parciales y Partidas Restantes
- Pagos Parciales: No generan documentos de compensación, para este caso se mantiene un documento original y el documento de pago se genera una partida en la cuenta del tercero que refleja el pago.
- Pagos por el resto: También es un pago parcial de una factura, solo que creará un nuevo documento por la diferencia que resta por cancelar.
Cobro/Pago Automático
Este proceso en SAP permite generar cobros/pagos de forma masiva para que sea más eficientes, para esto es necesario tener una master data actualizada.
- Datos Maestros de Acreedores/Deudores -> Solapa Datos Generales - Control: Si un cliente es a su vez un acreedor, se podrían compensar partidas abiertas mediante el programa de pagos, sin embargo, será necesario que a nivel de cuentas se encuentren correctamente relacionadas.
- Datos Maestros de Acreedores/Deudores -> Solapa Datos Generales - Pago:
· Campo de cuentas Bancarias debería estar actualizado
· Campo de Pagador / Receptor alternativo, esto puede ser ingresado a nivel de mandante o a nivel de sociedad.
3. 3. Datos Maestros de Acreedores/Deudores -> Solapa Datos Sociedad -> Gestión de cuenta:
· Central y Subsidiaria: Dependiendo del esquema de Gestión Centralizada o Descentralizada, las partidas contabilizadas pueden transferirse automáticamente a una cuenta central (Centralizada) o una cuenta subsidiaria (descentralizada).
4. 4. Datos Maestros de Acreedores/Deudores -> Solapa Datos Sociedad -> Pagos:
· Clave de Bloqueo: Es la clave por la cual se bloquea una partida abierta o una cuenta para el proceso de pagos. Esta clave se puede utilizar en los pagos automáticos.
· Tiempo previsto hasta cobro del cheque: Cantidad de días que transcurren usualmente antes de que el banco efectúe el débito resultante del pago por el cheque.
· Vías de Pago: Lista de vías de pago qué pueden utilizarse en los pagos automáticos con el acreedor.
· Pagar todas las partidas individualmente: Con esta opción se determina que se pague por separado cada partida abierta del acreedor, esto significa que las partidas abiertas no se agruparán para un pago.
· Banco propio: Se pueden determinar todos los datos bancarios con los cuales se pagará.
CME Cuenta Mayor Especial
Es utilizada para contabilizar en un deudor o acreedor, imputando en una cuenta diferente de la que tiene definida en el dato maestro.
Todo lo que se impute a un CME, lleva claves de contabilización especial:
- 09 - CME - Debe - Deudor
- 19 - CME - Haber - Deudor
- 29 - CME - Debe - Acreedor
- 39 - CME - Haber - Acreedor
Cada indicador CME, posee una configuración de fondo, donde se especifica para Indicador creado, cuál es la cuenta asociada del acreedor/deudor, y cuál es la cuenta asociada especial en la cual se imputará cuando se utilice dicho CME. Los siguientes son tipos de CME:
- Anticipos: Se utiliza en pagos o cobranzas. A su vez tienen una funcionalidad adicional que permite realizar una solicitud de anticipo.
- Efectos: También se utilizan en pagos y cobranzas, su utilización depende de las generalidades de cada país.
- Otros: Se utilizan en diversas transacciones para representar las operaciones en otras cuentas de mayor que no estén relacionadas con pagos.
Para contabilizar anticipos es posible utilizar la transacción F-48.
Los pagos se generan con la clave de contabilización 25 (15 para cobranzas de deudores)
Los anticipos se generan con la clave de contabilización 29 y un indicador CME.
Para solicitud de anticipos es posible utilizar la transacción F-47, sin embargo, este documento no genera asientos contables, sino que son líneas dentro de un documento SAP que no poseen contrapartidas.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Edwin Roberto Camacho Vergara, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Edwin Roberto Camacho Vergara
Profesión: Business Analyst It - Colombia - Legajo: OA64X
✒️Autor de: 14 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Consultor Funcional Módulo FI Nivel Avanzado
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Business analyst - it | project management it | ingeniero de sistemas con master en gerencia de proyectos | experiencia en la gestión de proyectos it | conocimientos sap sd - fi.
Certificación Académica de Edwin Camacho