✒️SAP FI El informe: Libro diario

1- Libro Diario General

Una de las últimas tareas de cierre, consiste en la emisión del Libro Diario que contiene todos los documentos contables registrados en el periodo fiscal que se esta cerrando.

SAP tiene varios programas que emiten diferentes versiones del Libro Diario, veremos uno general, y algunos específicos para otros países.

Transacción S_ALR_87012287 (Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Sistemas de Información - Documentos -General - Diario de Documentos)

Como todo reporte, debemos comenzar ingresando los datos de selección:

• Sociedad
• Ejercicio
• Fecha de contabilización

Además de los campos mencionados anteriormente podemos agregar mayor cantidad de filtros si queremos ver algún tipo de operación o asiento contable especifico, como por ejemplo Cuentas de Mayor o Números de documentos.

Luego de elegir los datos generales, también podremos seleccionar distintas opciones que impactarán en la visualización del reporte. En la siguiente imagen veremos cuales son estas opciones.

Para finalizar con los datos de selección, podremos elegir como clasificar los documentos en el reporte, qué tipos de totales queremos visualizar y si queremos que determinados asientos agrupen posiciones si que es poseen la misma cuenta de mayor pero distinta imputación adicional, por ejemplo, distintos centros de costos.

Si el programa muestra un mensaje de advertencia es porque aun no se han ejecutado periodos anteriores. Cuando se ejecuta en modo real, el sistema guarda en una tabla, a modo de control, el periodo de ejecución real. Como solo es una advertencia, presionando Enter el sistema continúa con la ejecución del reporte

Ejecutamos el reporte

SAP en muchos reportes muestra mas de una linea para el mismo registro, o en otros casos tenemos una línea de título para la cabecera y una línea de titulo para las posiciones, como es el caso de este reporte.

Hagamos una revisión de los datos que posee el reporte:

• Línea de cabecera

1. Número de Actualización: corresponde a un número correlativo que enumera los asientos independientemente del número de documento.
2. Número de documento: Número de documento SAP
3. Fecha de Contabilización y Fecha de documento
4. Clase de documento
5. Referencia y Texto de cabecera

• Linea de Posiciones

1. Nombre de la cuenta (Cuenta de mayor o nombre de acreedores o deudores)
2. Indicador Debe / Haber
3. Número de la cuenta (Cuenta de mayor o número de acreedores o deudores)
4. Clave de Contabilización
5. Importe en moneda extranjera y clave de moneda
6. Importe Debe en Moneda Local
7. Importe Haber en Moneda Local

2- Diario Compacto de Documentos

Dentro de las opciones de Libros de Documentos Generales nos encontramos con otra opción de libro diario denominada Diario Compacto de documentos.

Transacción S_ALR_87012289 (Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Sistemas de Información - Documentos -General - Diario Compacto de documentos)

• Ejecutamos el reporte. (La pantalla de selección de este reporte es muy similar a la que vimos en el punto anterior).

Este reporte tiene una disposición de los datos diferentes del Libro Diario que vimos en el punto 1. El último asiento contable que muestra el libro diario de la imagen anterior (Imagen 5.6.4), es el asiento que se visualiza más abajo. Veremos que en la parte izquierda tenemos los datos del acreedor, en el centro los datos correspondientes a los impuestos y sobre la derecha las cuentas de contrapartida que forman el asiento

3- Diario de Documentos específicos de país

SAP posee localización para muchos países, ajustando determinados programas de acuerdo a los requerimientos legales de cada país.

Localización: Se refiere a la funcionalidad necesaria que debe poseer el sistema para cumplimentar las normas legales e impositiva de cada país.

3.1 Argentina

El Libro Diario previsto para Argentina nos permite colocar más filtros o delimitaciones para seleccionar los documentos que deseamos ver. Repasemos estos campos:

• Clase de documento: con la funcionalidad de Opciones de selección se puede elegir o excluir determinadas clases de documento.
• Fecha Entrada: En combinación con la fecha de contabilización permite acotar los documentos que se muestran en el reporte. Ejemplo, documentos contabilizados con fecha 31/12 e ingresados al sistema con fecha 15/01 al 20/01.
• Sucursal: o tienda, este campo se utiliza para definir numeraciones legales de manera automática en SAP.

Transacción S_ALR_87012294 (Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Sistemas de Información - Documentos -Argentina - Diario compacto de documentos)

• Pantalla de selección:
• Reporte:

3.2 Diario de Documentos Chile/Perú

En este punto veremos el programa que se utiliza para Chile y Perú. En éste programa, la mayor diferencia radica en el reporte de salida dado que posee un formato muy distinto de los que hemos visto en los puntos anteriores. La información no esta aperturada en lineas de cabeceras y posiciones, sino que tiene un formato mas plano debido a que se muestra en una única linea

Transacción S_ALR_87099950 (Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Sistemas de Información - Documentos -Chile - Libro Diario)

• Pantalla de Selección:
• Reporte: Excepto el primer reporte, todos los que hemos visto son del tipo ALV, por lo cual podremos modificar la disposición de las columnas, ocultando las que no necesitamos o alternado el orden de las columnas. Los reportes también pueden descargarse en Excel u otros formatos.

Muchas veces se debe desarrollar un libro diario a medida de la empresa que realiza la implementación. Puede ser necesario que se listen datos que los reportes estándares no muestran o que se desarrollan encabezados personalizados, formatos especiales para impresiones o soporte digital. Las razones por las cuales puede ser necesario un reporte a medida pueden ser variadas, en estos casos se desarrolla un reporte Z que contemple todas las pautas y requerimientos exigidos por la empresa, este tipo de desarrollo lo especifica un consultor funcional y lo programa un consultor en ABAP.

Los reportes que hemos visto en esta lección, no solo se pueden utilizar para cumplimentar con el requerimiento de llevar los libros legales sino que también pueden utilizarse para todo tipo de consultas. Es por eso, que hemos hecho un repaso de todas estas transacciones, a modo de conocer los filtros que podemos utilizar y el resultado que podemos obtener.