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✒️SAP FI La gestión de documentos

SAP FI La gestión de documentos

SAP FI La gestión de documentos

UNIDAD 2 LECCION 6 GESTION DE DOCUMENTOS

Visualizar Documentos

Los documentos se pueden ver de manera individual o a traves de un reporte y se accede a la misma transaccion

Transaccion FB03 ---FINANZAS--GTION FINANCIERA--LIBRO MAYOR--DOCUMENTO---VISUALIZAR.

LA clave de la vista de entrada nos solicita Numero de documento (doc o movimiento de SAP), Sociedad, Ejercicio (año fiscal de una sociedad). Sino Podemos acceder a Lista de documentos, para tener mas filtros.

En los principales iconos que encontraremos en el resumen de documentos:

- (anteojos /lapiz) es VisualizarModificar : Nos Permite pasar del modo visualizacion al modo Modificacion y viceversa.

- (2 hojas y 1flecha) es Visualizar otro documento: Nos permite cambiar de documento.

la lupita es que podemos ver o seleccionar la Posicion.

Los datos adicionales de la posicion depende del grupo de status campo (define campos obligatorios, ocultos, etc) que posee el dato maestro de la cuenta de mayor.

(2 cuadritos con flechas arriba) es Moneda de visualizacion

Podemos visualizar el documento en las siguientes monedas.

- Moneda del documento: Es la moneda en que se registro la operacion.

- Moneda Local: Es la moneda en la cual la sociedad adminisra su contabilidad.

- Moneda de Grupo y Moneda fuerte Son las monedas paralelas en las cuales se contabilizan todas las operaciones.

SAP es multimoneda, y puede administrar sus libros contables hasta en tres monedas.

Modificar Documentos

A nivel de posicion no pueden modificarse algunos datos como cuentas contables, importes e imputaciones adicionales.

TRANSACCION FB02 el ingreso es igual a FB03

Modificar Documento por posición

Transaccion FB09, se puede filtrar por posición.

Visualizar Modificaciones

Todas las modificaciones que se realizan en un documento SAP las guarda en un log.

- El campo que se ha modificado.

-Los valores nuevos y antiguos.

- El usuario que ha realizado la modificacion.

-Fecha y hora de la modificacion.

El log se puede visualizar individualmente o a traves de un reporte. Para visualizarlo de manera individual deberemos acceder a la transaccion e ir a Entorno >>> Modificaciones de Documento.

Para visualizar las modificaciones de un documento accedemos a la transaccion S_ALR_87012293 EN FINANZAS--GTION FCIERA--LIBRO MAYOR--SIST DE INFORMACION--INFORMES PARA LIBRO MAYOR--DOCUMENTO--GRAL---VISUALIZAR MODIFICACIONES DOCUMENTO

Gestión de documentos

- Visualizar documentos: transacción FB03, necesitamos ingresar los datos claves para visualizar el documento:

· Nro. De documento

· Sociedad

· Ejercicio

Si no contamos con los datos claves para acceder a un documento en particular, presionando el ícono de “lista de documentos”, se accede a un reporte que se inicia con una pantalla de selección que nos permite ingresar filtros que delimiten los documentos que mostrará el reporte.

Los dato que podemos visualizar en este reporte son SOLO DATOS DE CABECERA. Si hacemos doble click en el documento, iremos a una pantalla con el “resumen del documento” que nos mostrará los datos de cabecera y datos de posición.

Cuando grabamos un LAYOUT: si le anteponemos al barra (/) implica que estará disponible para todos los usuarios. Caso contrario, si no se antepone la barra (/) y se tilda la opción “específico usuario” solo estará disponible para quien creó dicho layout.

- Modificar documentos: transacción FB02, la pantalla es ídem a la de la FB03, no obstante ahora nos mostrará qué campos está habilitados para ser modificados. A nivel de posición, NUNCA podrán modificarse datos como cuenta contable, importes e imputaciones adicionales. Los datos que habitualmente, pueden modificarse los campos de asignación, campo texto de posición, condiciones de pago y todo aquel campo que así haya sido configurado.

- Modificar documentos por posición: transacción FB09: nos permite modificar documentos por posición realizando un filtro en la pantalla de selección para que solo nos habilite las posiciones que cumplan con determinadas características.

- Visualizar las modificaciones realizadas: SAP guarda un log con los datos de:

· El campo que se ha modificado

· Los valores nuevos y antiguos

· El usuario que ha realizado la modificación

· Fecha y hora de modificación

El log puede visualizarse individualmente o en un reporte. Para ver:

· el log individual, debemos ir a la transacción de visualización de un documento (FB03), ir al “menú entorno, desplegar la lista y elegir la opción “modificaciones de documento”.

· Las modificaciones a través de un reporte: transacción S_ALR_87012293

[
Respuesta Instructor:

Hola Aracely,

Hay diversas formas de utilizarlo. Te cuento un ejemplo, una empresa que se dedica a la venta de electrodomésticos tiene muchas sucursales de ventas en diferentes zonas geográficas. Cada sucursal ingresa de forma preliminar sus facturas en el sistema, luego las facturas son enviadas a la administración central donde otros empleados revisan los documentos preliminares, si todo esta correctamente ingresado, procede a contabilizar, si hay algún error, lo corrige y luego lo contabiliza.

Es bastante común utilizarlo para controlar y desdoblar responsabilidades.

Saludos
Nancy



Consulta Alumno:

Hola tengo una pregunta,.. como se utiliza eso de que una persona crea el documento y otra es la encargada de revisarlo y contabilizarlo, como se usa esto en la practica..?

EJERCICIO ANUNCIO

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Módulo: Usuario Autor: Nancy Mansilla
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El contenido de este documento es propiedad exclusiva de CVOSOFT, queda prohibida la reproducción total o parcial del mismo.
1. Visualizar y Modificar Documentos
a) Ingresar a la transacción de documentos y por medio de la lista de documentos, buscar todos los
documentos que posean clase de documento “AB”
b) Seleccionar un documento y visualizarlo
c) Pasar a modo modificación y modificar, en la cabecera, el campo referencia con el número de legajo.
2. Visualizar modificaciones
a) Ingresar al documento que se modificó en el punto 1.c.
b) Ingresar al reporte de Visualización de modificaciones de documentos y listar todos los documentos con
clase de documento “AB” que se hayan modificado.
3. Layout
a) En el reporte de Lista de documentos (FB03) se encuentran los iconos de modificar layout? (Tachar lo
que no corresponda).
%uF0B7 Si
%uF0B7 No
b) Modificar el layout y colocar como columna disponible el nombre del usuario.
%uF0FC Ingresar a la transacción con los mismos datos utilizados en el punto 1.a.

EJERCICIO RESOLUCION

1. Visualizar y Modificar Documentos
a) Ingresar a la transacción de documentos y por medio de la lista de documentos, buscar todos los
documentos que posean clase de documento “AB”.
%uF0FC Transacción FB03
%uF0FC Presionar Lista Documentos
%uF0FC Ingresar la sociedad y completar el campo Clase de documento AB
%uF0FC Ejecutar (presionando el icono Reloj).
%uF0FC Visualizamos la lista de documento.Centro Capacitación Profesional SAP
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b) Seleccionar un documento y visualizarlo
%uF0FC Doble clic en alguno de los documentos
c) Pasar a modo modificación y modificar, en la cabecera, el campo referencia con el número de legajo.
%uF0FC Presionar el ícono Visualizar Modificar
%uF0FC Presionar el ícono de Datos de Cabecera
%uF0FC Ingresar el número de legajo en el campo Referencia.Centro Capacitación Profesional SAP
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%uF0FC Confirmar
%uF0FC Grabar
2. Visualizar modificaciones
a) Ingresar al documento que se modificó en el punto 1.c.
%uF0FC Acceder a la transacción FB03
%uF0FC Completar los campos con los datos del documento modificado en el punto 1.c.
%uF0FC Presionar Enter o el ícono de Confirmación
%uF0FC Acceder al Menú %uF0E0 Entorno%uF0E0 Modificaciones de documento
%uF0FC Visualizamos los campos modificados
%uF0FC Doble clic en el campo ReferenciaCentro Capacitación Profesional SAP
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b) Ingresar al reporte de Visualización de modificaciones de documentos y listar todos los documentos con
clase de documento “AB” que se hayan modificado.
%uF0FC Acceder a la transacción S_ALR_87012293
%uF0FC Completar la sociedad (3000) y la clase de documento (AB)
%uF0FC EjecutarCentro Capacitación Profesional SAP
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3. Layout
a) En el reporte de Lista de documentos (FB03) se encuentran los iconos de modificar layout?
%uF0B7 Si
%uF0B7 No
b) Modificar el layout y colocar como columna disponible el nombre del usuario.
%uF0FC Ingresar a la transacción con los mismos datos utilizados en el punto 1.a.
%uF0FC Elegir el ícono de Modificar Layout
%uF0FC Buscar el campo Nombre de Usuario
%uF0FC Presionar la flecha hacia la izquierda
%uF0FC Confirmar
%uF0FC Visualizamos el reporte con el nombre del usuario que creó el documento.Centro Capacitación Profesional SAP
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AUDIO 6.1: la posibilizar en visualizar en layout lo vamos a poder realizar en múltiples operaciones. Por ejemplo, en el resumen del documento, en la presentación preliminar, en los reportes e incluso en la simulación de los asientos. Muchas veces en lugar de utilizar el botón de moneda de visualización directamente se hace un layout que muestre los importes de todas las monedas en distintas columnas esta disposición se graba e incluso se puede establecer como layout predeterminado. Las columnas que se visualizan en el resumen de documento son ajustables, podemos ampliarlas o reducirlas, tal como se harían en un excel. También pueden moverse de lugar, para esto se selecciona la columna con el ratón y se arrastra a la posición deseada.

Audio 6.2: Tip. En cualquier pantalla del sistema tenemos la opción de hacer un duplicado de pantalla para imprimir. Haciendo click en datos locales que es el botoncito de colores que se encuentra en la barra de herramientas el último botón en la parte superior de la pantalla, hay una opción denominada duplicado de pantalla. Al hacer un click en esta opción el sistema enviará a la impresora una copia de la pantalla de SAP que estemos visualizando. Si tenemos predefinida una impresora PDF por defecto, entonces el sistema generará la impresión directamente en un archivo pdf.


 

 

 


Sobre el autor

Publicación académica de Viviana La Sala, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.

SAP Expert


✒️+Comunidad Académica CVOSOFT

Continúe aprendiendo sobre el tema "La gestión de documentos" de la mano de nuestros alumnos.

gestión de documentos visualizar documentos todos los documentos grabados en SAP se pueden visualizar de manera individual o a través de un reporte modificar documentos se pueden modificar documentos que ya han sido contabilizados, dependiendo de la configuración solo son modificados algunos campos. se pueden modificar datos a nivel cabecera y nivel de posiciones

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Creado y Compartido por: Hermes Ezechia Bustos Carrillo

*** CVOSOFT - Nuestros Alumnos - Nuestro Mayor Orgullo como Academia ***

SAP Master

Gestión de documentos: 1) Visualizar documentos: Tx. FB03. Podemos visualizar el documento en distintas monedas (de documento, local, de grupo, fuerte), y podemos cambiar el layout. 2) Modificar documentos: Tx. FB02

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Creado y Compartido por: María Inés Etchichury

*** CVOSOFT - Nuestros Alumnos - Nuestro Mayor Orgullo como Academia ***

SAP Senior

Gestión de Documentos: Visualizar Documentos: Todos los documentos en SAP se pueden visualizar de manera individual o a traves de un reporte. en ambos casos se accede por la misma transacción FB03 Modificar Documentos (FB02): Se pueden modificar los datos que ya han sido contabilizados, dependiendo de la configuración sólo son modificables algunos campos. Se pueden modificar cabecera y a nivel de posiciones. Modificar Documentos por Posición (FB09): Visualizar Modificaciones: Todas las modificaciones que sehan realizado a algún documento SAP la guarda en un log que está disponible para el usuario. La transacción es: S_ALR_87012293

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Creado y Compartido por: Hector Gonzalez / Disponibilidad Laboral: FullTime

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Gestión de documentos La Gestión de documentos comprende la visualización, Modificación, Visualización de modificaciones Para visualizar documentos se usa la transacción FB03 Para Modificar documentos se usa la transacción FB02 Para visualizar modificaciones de documentos se usa la transacción S_ALR_87012293

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Creado y Compartido por: Julio César Geldres Benites

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SAP Master

GESTIÓN DE DOCUMENTOS VISUALIZAR DOCUMENTOS Se puede visualizar mediante FB03 o por medio de reporte de partidas individuales Los Datos claves son :no. documento, sociedad y ejercicio MODIFICAR DOCUMENTOS Podemos modificar documentos desde la transacción FB02 VISUALIZACION DE MODIFICACIONES Todas las modificaciones que se realicen están disponibles como: Campo que se ha modificado Los valores nuevos y antiguos El usuario que la realizado la modificación Fecha y hora de modificación

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Creado y Compartido por: Adelina Del Rocío Gaspar Ramírez

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SAP Senior

Visualizar documento: se puede hacer de modo individual o con reportes Pasos a seguir ( Transacción FB03) : Fianzas- gestión financiera - libro mayor - documento - visualizar 1. llenas los campos o lo buscas en lista de documentos 2. en lista de documento , llenas los criterios y rango de selección, luego le das clic en ejecutar 3. en la nueva ventana que aparece puedes seleccionar con doble clic el documento que quiere visualizar 4. en la ventana encontrarás los datos de cabecera y las de posición Modificar Documentos Pasos a seguir ( Transacción FB02) : Fianzas- gestión financiera - libro mayor - documento - modificar una ves ingresados los datos de los documentos en SAP pueden ser modificados...

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Creado y Compartido por: Zaida Arsenia Guerra Mendoza

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SAP Master


Visualizar documentos Todos los documentos grabados se pueden visualizar de manera individual o a traves de un reporte. En ambos casos se accede por la misma transaccion Modificar documentos FB02 Se puede modificar documentos que ya han sido contabilizados. Solo son modificables en algunos campos; en datos a nivel de cabecera y a nivel de posiciones. Modificar documentos por posicion - FB09 Visualizar modificaciones

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Creado y Compartido por: Wendy Villanueva

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SAP Expert

LECCION 6º Gestión de documentos GESTIÓN DE DOCUMENTOS VISUALIZAR DOCUMENTOS Todos los documentos grabados en SAP se pueden visualizar de manera individual o a través de un reporte y para esto se accede a través de la transacción FB03 Finanzas/gestión financiera/ libro mayor/ documento/ Visualizar. Solicita Nº Documento, Sociedad y Ejercicio. También por Lista documentos. Datos mostrados será solo cabecera. Doble click se accede a posiciones. Principales iconos que encontraremos en el resumen de documentos: Visualizar/Modificar - Visualizar otro Documento - Seleccionar posiciones - Seleccionar posiciones (Cuenta de Mayor, Número de posición/Clave contabilización,...

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Creado y Compartido por: Claudio Andrés Talavera

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Gestión de Documentos.- Visualizar Documentos.- Todos los documentos grabados en SAP se pueden visualizar de manera individual o a través de un reporte. Las columnas que muestran los datos correspondientes a las posiciones son modificables, es decir, se pueden mostrar más o menos columnas, como por ejemplo Texto y/o ocultar aquellos que no son necesarios. Modificar Documentos.- Se pueden modificar documentos que ya han sido contabilizados, sin embargo dependiendo de la configuración solo son modificables algunos campos. Modificar Documento Por Posición.- En SAP, cuando se accede a un documento se puede visualizar un resumen del documento (todas las posiciones), solo la cabecera del documento o solo una posición...

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Creado y Compartido por: Carlos Mario Margain Madrazo

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Gestión de Documentos -> Visualizar Documentos. Transacción FB03 SAP Easy Access ->Finanzas -> Gestión financiera -> Libro Mayor -> Documento -> Visualizar Modificar Documentos Se pueden modificar documentos que ya han sido contabilizados, sin embargo, dependiendo de la configuración solo son modificables algunos campos. Se pueden realizar modificaciones de datos a nivel cabecera y a nivel de posiciones. Transacción FB02 SAP Easy Access-> Finanzas-> Gestión Financiera->Libro Mayor->Documento->Modificar. Modificar Documento por posición La transacción que nos permite modificar documentos por posición habilita la posibilidad de realizar un filtro...

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Creado y Compartido por: Maricela Hernandez Mayen

 


 

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