✒️SAP FI La gestión de documentos

GESTIÓN DE DOCUMENTOS

1 VISUALIZAR DOCUMENTOS

Todos los documentos grabados en SAP se pueden visualizar de manera individual o a través de un reporte, En ambos casos se accede por la misma transacción.

Finanzas - Gestión financiera - Libro Mayor - Documento - Visualizar

El sistema nos solicita los datos claves para acceder a un documento , los datos clave son el Número de Documento, la Sociedad y el Ejercicio.

Si no contamos con los datos claves para acceder a un documento, presionando el ícono Lista de Documentos, accede a un reporte que se inicia con una pantalla de selección que nos permite ingresar filtros que delimiten los documentos que mostrará el reporte.

Ejecutamos el reporte y nos arrojará un listado con los documentos que cumplen las condiciones ingresadas en los parámetros de selección.

Podemos visualizar en este reporte son sólo los datos de cabecera, ya sea ingresando el número de documento en la transacción o haciendo doble clic sobre los documentos que muestra el reporte de consulta, veremos un resumen de documento.

Resumen de Documentos ( Datos de cabecera, y datos de posición).

Visualizar / Modificar: Nos permite pasar del modo visualización al modo de Modificación y viceversa.

Visualizar otro Documento: Nos permite cambiar de documento. Al seleccionar este ícono se abrirá una ventana emergente solicitando el nuevo número de documento.

Seleccionar posiciones: Nos permite visualizar una posición con información mas detallada, abrirá la posición sobre la cual estemos posicionados. En la siguiente imagen veremos los datos correspondientes a una posición.Los datos adicionales adicionales que vemos en una posición depende del grupo de status campo que posee el dato maestro de la cuenta mayor.

Seleccionar Cabecera: Nos permite visualizar los datos de cabecera completo. Contienen los datos que ingresó el usuario al momento de registrar el documento y posee otros datos que se que se completan de manera automática al contabilizarse el documento, código de la transacción, autor del documento, fecha y hora de entrada.

MONEDA DE VISUALIZACIÓN

Nos permite visualizar el asiento en las distintas monedas que tiene configurada la sociedad. Al seleccionar este ícono se abrirá una ventana emergente que contiene las distintas monedas en las cuales se puede visualizar el documento.

Moneda del documento: es la moneda en la que se registró la operación (local o extranjera).

Moneda Local: Es la moneda en la cual la sociedad administra su contabilidad.

Moneda de Grupo y Moneda fuerte: Son las monedas paralelas en las cuales se contabilizan todas las operaciones. SAP es un sistema multi-moneda y puede administrar sus libros contables hasta en tres monedas.

Desde la visualización del resumen de documento también podemos pasar a otra visualización que se denomina PRESENTACIÓN PRELIMINAR. Esta opción nos permite hacer una impresión del documento

Menú - Doc. - Presentación Preliminar

Las columnas que muestran los datos correspondientes son modificables, se pueden mostrar mas o menos columnas, se utilizan los ícono de Seleccionar o Modificar Layout.

Los íconos de "LAYOUT", que permiten modificar los datos que vemos en pantalla los tendremos presente en muchos reportes y los encontraremos en diferentes versiones.

a) Modificar "Layout": (Disposición de columnas)

b) Modificar "Layout": (Disposición de columnas)

Se abrirá una ventana con las columnas que se visualizan en el reporte (izquierda) y las columnas que se encuentran ocultas (derecha). Con las flechas bidireccionalesse pasan campos de un lado a otro según necesitemos. También podremos elegir en que orden deseamosque se muestren las columnas y podemos delimitar el ancho de las columnas (Longitud).

Una vez seleccionada la disposición de las columnas que necesitemos podemos grabar esta disposición para esta opción:

a) Grabar Layout o disposición.

b) Grabar Layout o disposición.

Se abrirá una ventana que solicitará una clave y denominación que identifique al layout. Si a la clave se le antepone la barra / significa que este Layout es válido para todos los usuarios. Para que sea específico del usuario que lo está creando, no debe colocarse la barra y se deberá tildar la opción ESPECIFICO USUARIO.

Si ingresamos a la transacción y deseamos ver una disposición distinta a la que trae el sistema por defecto, se deberá seleccionar la disposición la disposición deseada presionando el ícono Seleccionar Layout.

a) Seleccionar layout o disposición

b) Seleccionar layout o disposición.

Dependiendo del reporte o transacción, también nos podemos encontrar con el siguiente ícono, donde un punico ícono tenemos las tres opciones (Modificar, grabar y seleccionar Layout).

La opción gestionar disposiciones permite borrar o modificar disposiciones existentes. Tambíen permite elegir la disposición que aparecerá por defecto.

Existen diversas maneras de acceder a la visualización de un documento, no solo desde la transacción FB03, sino también desde reportes de partidas individuales. Todas estas opciones las conoceremosa lo largo del curso y con practica sobre el sistema.

2 MODIFICAR DOCUMENTOS

Se pueden modificar documentos ya que han sido contabilizados, sin embargo, dependiendo de la configuración solo son modificables algunos campos. Se pueden realizar modificaciones de datos a nivel cabecera y a nivel de posiciones.

Transacción FB02 Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Documento - Modificar

La pantalla de acceso es igual a la transacción FB03 que vimos en el punto anterior, solo que, al ingresar con el número de documento se habilitarán los campos editables.

La primera pantalla es Resumen de Documento, presionando el ícono de Datos de Cabecera (Sombrerito) accederemos a la ventana que permite modificar los datos de cabecera. Aquí los datos que se pueden modificar son el campo de Referencia y el campo Texto de Cabecera.

A nivel de posición nunca podrán modificarse datos como cuentas contables, importes e imputaciones adicionales.

Los datos que habitualmente están permitidos modificar son el campo Asignación, el campo texto de Posición, La Condición de pago y otros camposque esten parametrizados como modificables.

Para acceder a la pantalla de modificación se deberá realizar doble clic en alguna de las posiciones del documento. El sitema habilitará los campos modificables, una vez finalizados los cambios en el documento se deberá grabar para que los cambios queden grabados.

3 MODIFICAR DOCUMENTO POR POSICIÓN

En SAP, cuando se accede a un documento se puede visualizar un resumen del documento (todas las posiciones), solo la cabecera del documento o sólo una posición del documento.

La transacción que nos permite modificar documentos por posición habilita la posibilidad de realizar un filtro en la pantalla de selección para que solo nos habilite las posiciones que cumplan con determinadas caracteristicas. Luego acceder, el procedimiento de modificación es igual al que hemos visto en el punto anterior.

Transacción FB09 Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Documento - Modificar Posición

4 VISUALIZAR MODIFICACIONES

Todas la modificaciones que se realicen en algún documento, SAP las guarda en un log que está siempre disponible para el usuario:

El campo que se ha modificado.

Los valores nuevos y antiguos

El usuario que ha realizado la modificación.

Fecha y hora de la modificación.

El log de modificaciones pueden visualizarse individualmente por cada documento o a través de un reporte.

Para visualizarlo de manera individual deberemos acceder a la transacción de visualización de un documento, ir al menú ENTORNO, desplegar la lista y elegir la opción Modificaciones de Documento.

La sistema nos mostrará una pantalla con los campos modificados. Haciendo doble clic accederemos a la visualización del valor antiguo que tenía el campo antes de la modificación y también veremos el valor nuevo. Si hacemos doble clic en sobre la linea de modificación, veremos información ampliada referente a usuario, fecha y hora correspondiente a cuando se realizó la modificación.

Visualizar las modificaciones.

Transacción S_ALR_87012293 Finanzas - Gestión Financiera - Libro Mayor - Sistemas de Información - Informes para libro Mayor (nuevo) - Documento - General - Visualizar Modificaciones Documento.

Nos permitirá Ingresar filtros que delimiten los documentos del reporte.

Presionando el ícono EJECUTAR obtenemos el reporte.

Datos Locales podemos duplicar la pantalla para imprimir. (duplicado de pantalla). impresion en archivo PDF.