✒️SAP FI La gestión de cheques

1- Remesas de Cheques

Los cheques que emite una empresa son formularios prenumerados sumistrados por un banco y normalmente están contenidos en remesas. Las remesas deben ingresarse a SAP con el rango de números que corresponde a los cheques recibidos. Las remesas cumplen la función de controlar la emisión y asignación de cheques en los pagos.

En SAP hay dos formas de registrar los cheques:

• cuando son manuales se asignan en el sistema copiando los datos del cheque físico,
• La otra opción es asignar automáticamente e imprimir desde SAP.

Para cualquiera de los dos casos,necesitamos que la remesa se haya dado de alta en el sistema

Transacción FCHI: Las remesas de cheques deben asignarse siempre a una Sociedad, un Banco Propio y ID de Cuenta.

* Presionar el ícono de modificar para ingresar

* Luego para crear una remesa debemos presionar el ícono Nuevo e ingresar los siguientes datos:

• Número de Remesa: número o clave que identificará a una remesa.
• Número de Cheque Desde: número correspondiente al primer cheque de la remesa.
• Número de Cheque Hasta: número correspondiente al último cheque de la remesa.

1. Remesa siguiente: permite establecer cual es la siguiente remesa cuando se termine la actual.
2. No secuencial: este tilde se utiliza cuando el número de los cheques es asignado externamente y no se lleva uncontrol de correlatividad.
3. Listas Vía de Pago: controla que la remesa de cheques solo pueda utilizarse con determinadas vías de pago.
4. Info Breve: descripción que identifica a la remesa.
5. Fecha de Compra: Fecha de adquisición de la remesa.

Solo los primeros tres campos son obligatorios, una vez que se han completado, se graba la transacción y la remesa esta disponible para ser utilizada

2- Creación de chequees manuales

En la lección anterior aprendimos a emitir pagos manuales, aquí veremos como asignarle un cheque a un documento de pago. Esta asignación de cheques, generalmente se realiza cuando la empresa tiene una chequera manual y los cheques se escriben a mano y luego se transcriben los datos a SAP.

Transacción FCH5: (Finanzas - Gestión Financiera - Acreedores - Entorno - Información de cheques - Crear - Cheques manuales)

Para realizar esta asignación en el sistema, deberemos completar los siguientes datos:

• Identificación del documento de Pago: Número de documento, Sociedad y Ejercicio.
• Banco Propio: Seleccionamos el banco que se corresponde con la cuenta contable registrada en el documento de pago.
• ID Cuenta: Seleccionamos la cuenta bancaria desde la cual vamos a emitir el cheque.
• Número de cheque: ingresamos el número de cheque correspondiente al cheque físico que hayamos confeccionado.

En la Pantalla el sistema ya nos trae propuestos todos los datos necesarios para la asignación del cheque y nos permite modificar alguno si fuera necesario, como el importe o el nombre de la persona a la cual se le libró el cheque:

En la unidad de datos maestros vimos que podemos utilizar un pagador alternativo, el pagador alternativo sirve para emitirle el pago a un acreedor diferente del que emitió la factura. Cuando se realiza el documento de pago la contabilización siempre se realiza en el acreedor que facturó, pero al emitir el cheque el sistema consultará a nombre de quien se emite el cheque y mostrará una lista de los posibles receptores del pago.

En la pantalla contamos con los siguientes iconos:

• Documentos Correspondientes: Nos muestra los documentos cancelados y el documento de cancelación
• Documento de Pago: nos permite visualizar el asiento correspondiente al pago

3- Visualización y modificación

Luego de que un cheque haya sido asignado puede visualizarse o modificarse.

Transacción FCH6: (Finanzas - Gestión Financiera - Acreedores - Entorno - Información de cheques - Modificar -Información Adicional)

Una vez que hayamos accedido veremos los datos correspondientes al cheque y además podremos acceder a la visualización del documento de pago y los datos del receptor del cheque.

Se puede utilizar la transacción FCHU para copiar el nro. de cheque asignado en el campo asignación del documento de pago, de esta manera, se podrá visualizar en el mayor contable el documento de pago, el importe y el nro. de cheque. Se podrán asignar mas cheques a un documento de pago pero no es lo recomendable, primero porque no se puede vincular de manera directa un importe del mayor con cada uno de los cheques emitidos (lo que también dificultaría la conciliación bancaria) y por otro lado la transacción FCHU no puede copiar el nro de cheque en el doc. de pago cuando existen varios cheques.

4- Anulaciones

Existen dos procesos para anular cheques:

• Anular cheque: Transacción FCH9 (Finanzas - Gestión Financiera - Acreedores - Entorno - Información de cheques - Invalidar - Cheques extendidos)

Esta opción es para anular solo el cheque, luego podremos asignar un nuevo cheque al mismo documento de pago. (Anulamos y volvemos a asignar por la transacción FCH5).

Para proceder a la anulación deberemos seleccionar el banco y el número de cheque, luego podremos ingresar un motivo de anulación, éste campo se llama Causa de no validez y lo veremos reflejados en los reportes de cheques.

• Anular Pago con cheque: Transacción FCH8 (Finanzas - Gestión Financiera - Acreedores - Entorno -Información de cheques - Invalidar - Anular Pago)

Si es necesario anular un pago al cual se le ha asignado un cheque deberá realizarse siempre a través de esta opción independientemente de cual haya sido la forma en la que se emitió el cheque (manual o automático). La transacción, anula el cheque y revierte el pago dejando nuevamente las partidas canceladas como partidas abiertas.

Se deberán ingresar los datos de Banco Propio, Id de Cuenta y número de cheque. Además se deben especificar los motivos de anulación del cheque y del documento de pago.

Esta anulación genera un de documento de anulación con la reversión del documento de pago

5- Invalidar

La opción de invalidar se utiliza cuando un formulario de cheque no puede utilizarse, por ejemplo, si esta roto o fue impreso por error. En estos casos lo que se hace invalidar los números de cheques para que pueda continuarse con el control de correlatividad.

Transacción FCH3 (Finanzas - Gestión Financiera - Acreedores - Entorno - Información de cheques - Invalidar - Cheques no utilizados)

Deberemos ingresar los datos de los cheques que deseamos anular. Pueden ser números de cheques individuales o rangos de cheques. También deberemos indicar una causa de no validez.

6- Reporte

Todos los cheques emitidos, anulados y/o invalidados podrán visualizarse en un reporte que contendrá los datos de fecha,acreedor, importes, etc.

El reporte posee una pantalla de selección que nos permite delimitar la búsqueda por una cantidad importante de campos,como banco propio e ID de Cuenta, números de cheques, fechas de emisión, etc.

Transacción FCHN (Finanzas - Gestión Financiera - Acreedores - Entorno - Información de cheques - Visualizar - Registro de Cheques)

El reporte se encuentra dentro de los llamados reportes ALV, lo cual nos permitirá personalizar las columnas, totales, subtotales y otros datos que posee el reporte.

ALV: Tipo de reporte específico de ABAP donde el sistema nos proporciona una gran cantidad de funcionalidades para agregar a nuestro reporte, tal como la impresión, enviar a excel, ordenar, clasificar, etc.

Menú Cheques: Si en la barra de Comandos escribimos, FCHK, accederemos al menú completo de cheques.

CONSULTAS DE ALUMNOS:

• Me puedes explicar con mas detalle la funcion FCHU, no la entendia clara?

El pago y la asignación de los cheques son pasos separados, primero realizas el pago donde compensas las facturas y luego asignas un cheque a ese pago. Siempre son dos procesos, tanto en el pago manual como en el pago automático.

La FCHU te permite copiar el numero de cheque asignado, en un campo del documento de pago, de esa manera cuando visualices un mayor de la cuenta Bancos, podrás ver el número de cheque asignado a cada operación. Si no ejecutas la FCHU solo podrás ver el número de cheque vinculado al pago desde un reporte de cheques como la FCHN.

• No secuencial, implica que no se deba poner el nro. desde y hasta del cheque?

Cuando se crea una remesa hay que completar siempre el número desde/hasta, la diferencia es que en no secuencial no controla la correlatividad. Por ejemplo, si tienes el rango del 100 al 200, puedes crear el cheque 101 y a continuación el 105 y luego el 102. Si tiene el tilde si o si debes asignar los cheques de manera correlativa.

• Pagador alternativo, cual es el uso en detalle porque no lo entendi. Para que o porque se le paga a una persona diferentedel acreedor, algun ejemplo.

Pueden ser muchas las razones por las cuales se le paga a otro, a veces puede ser una petición del acreedor o a veces puede ser una imposición legal. Por ejemplo, si el acreedor tiene un embargo, la empresa en lugar de entregarle el pago al acreedor deberá hacer un deposito judicial. O quizás el acreedor necesita que en lugar de que el cheque salga a su nombre que sea a nombre de un socio.

• Si un cheque se invalida por ejemplo porque se imprimio erroneamente no se puede volver a utilizar no?

Hay una forma de deshacer la invalidación de un cheque. Si un cheque se invalidó se puede revertir con la transacción FCHE.