✒️SAP FI El documento contable posterior
SAP FI El documento contable posterior
Unidad 2 leccion 6 El documento contable posterior.
1) Introduccion: Cuando se registran asientos contables, el usuario puede ser interrumpido o no contar con todos los datos necesarios para grabar un documento. Esta situacion no necesariamente obligar al usuario a borrar o cancelar todos los datos introducidos, sino que cuenta con dos opciones de grabar temporalmente el asiento sin que esto genere una contabilizacion en el libro mayor estas opciones son
- Retener documentos
- Documentos preliminares
2) Retener docuementos: Esta funcionalidad permite grabar temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente con la entrad de datos.
La opcion de retener documentos posee las siguientes caracteristicas:
- Los documentos retenidos no actualizan los saldos de los mayores contables.
- Los documentos retenidos no se visualizan en reportes.
- El sistema no le asigna ningun numero de documento.
Luego de seleccionar la opcion de retener documento, el sistema solicitara una denominacion para identificar posteriormente al documento retenido.
- Los documentos retenidos pueden tratarse posteriormente contabilizandolos o borrandolos.
OJO La lista de documentos retenidos del panel Modelos de trabajo Solo se visualizaran en el usuario que creo el documento retenido.
Para ingresar a la transaccion FBV2 Finanzas- Gestion financiera- libro mayor- documento- documentos preliminares - modificar.
- Borrar documentos preliminares: DEsde la misma transaccion de contabilizar un FBV0, un documento preliminar se puede borrar si por algun motivo no correspondiere su contabilizacion. Para proceder a borrar se debe acceder a la barra de menu - documento- borrar documento preliminar.
Los documentos preliminares borrados se pueden consultar, ya que los numeros de documentos generados no se eliminan. La consulta de estos documentos muestra los datos de cabecera del docuemnto original con un status de anulado y posiciones,
5) Visualizacion en reportes:
En las proximas lecciones aprenderemos a consultar reportes de saldos y de aprtidas individuales, no obstante veremos aqui como se diferencian los documentos preliminares de los documentos contabilizados en el libro mayor en un reporte de partidas individuales.
Nota: La entrada preliminar de documentos es mas eficiente que la retencion de documentos, ya que muchas empresas lo utilizan para el control por mas de dos personas (Una persona ingresa y otra persona verifica y contabiliza) permitiendo asingar claramente las responsabilidades.
3) Los documentos preliminares: Mediante la entrada preliminar podemos grabar documentos inconclusos en el sistema, aun cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes.
La funcion de entrada preliminar tiene las siguientes caracteristicas:
- El sistema asigna un numero de documento de acuerdo con la clase de documento que se haya seleccionado.
- los documentos no actualizan los saldos de los mayores contables
- Los documentos preliminares podran visualizarse en reportes( con un status que los identifica como documentos preliminares).
- Los documentos podran completarse, modificarse, verificarse y contabilizarse posteriormente incluso por otro usuario, tambien en caso de que correspondan los documentos podran ser borrados.
Cuando un documento se graba de forma preliminar se genera un numero de documento. El numero es el correlativo que corresponde segun la clase de documento. No hay un rango especial para preliminares, ya que cuando el documento realmente se contabiliza conserva el mismo numero de documento.
4) Tratamiento posterior de documento preliminares:
Con la registracion preliminar de documentos es posible introducir y grabar documentos incompletos en SAP sin necesidad de verificar todas las entradas. Tambien es posible verificar si un documento preliminar ya esta completo. Se puede comprobar, por ejemplo, si el saldo del documento es cero y si se han ingresado a todos los campos obligatorios como numero de cuenta, centro de costos, ect.
Los documentos preliminares tienen un tratamiento posterior y su mayor utilidad radica en realizar procesos mas eficientes con un doble control, donde un usuario registra un documento de manera preliminar y otro usuario controla y contabiliza. De esta manera se definen responsabilidades diferenciadas.
- Modificiaciones de documentos preliminares
Pueden modificarse tanto datos de posicion como cabecera, excepto la moneda y la clase de documento, un documento preliminar puede modificarse todas las veces que sea necesario. Las fechas, las imputaciones, los importes son datos susceptibles de modificaciones.
Los documentos preliminares pueden tratarse de forma individual o masivamente a traves de una lista de seleccion.
Sobre el autor
Publicación académica de Jose Angel Marin, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
SAP Master
Jose Angel Marin
Profesión: Licenciado en Contaduria Publica - Venezuela - Legajo: JR23B
✒️Autor de: 84 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Hola soy jose angel marin venezolano de 24 años de edad. busco adquirir conocimientos y experiencia para mi curriculum y mi carrera como consultor sap. soy responsable, respetuoso, honesto y proactiv
Certificación Académica de Jose Marin
