✒️SAP FI El documento contable posterior
SAP FI El documento contable posterior
EL DOCUMENTO CONTABLE POSTERIOR
Cuando se registran asientos contables, el usuario puede ser interrumplido o no contar con todos los datos necesarios para grabar un documento. Esta situación no necesariamente obliga al usuario a borrar o cancelar todos los datos introducidos, sino que cuenta con dos opciones de grabar temporalmente el asiento sin que esto genere una contabilización en el libro mayor.
Estas operaciones son:
- Retener documentos
- Documentos preliminares
RETENER DOCUMENTOS
Esta funcionalidad permite grabar temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente con la entrada de datos.
Caracteristícas:
- No actualizan los saldos de los mayores contables
- No se visualizan en reportes
- El sistema no le asigna ningún número de documento.
- Luego de seleccionar la opción de retener documento, el sistema solicitará una denominación para identificar posteriormente al documento retenido.
- Los documentos retenidos pueden tratarse posteriormente contabilizándolos o borrándolos.
En la transacción Enjoy FB50, se puede ver un ícono "Retener" que permite guardar un documento en un estado borrador, para continuar con su tratamiento en un momento posterior.
El sistema abrirá una ventana emergente que habilitará a ingresar un nombre que identifique al documento retenido (Apartar documento es sinónimo de Retener Documento).
Cuando deseamos retomar el tratamiento de un documento retenido, deberemos abrir el panel Modelos de Trabajos en donde encontraremos la lista de documentos retenidos pendientes de contabilizar,
La lista de documentos retenidos del panel Modelos de trabajo sólo se visualizarán en el usuario que creó el documento retenido.
En las transacciones clásicas, por ejemplo F-02, la opción de grabar un documento retenido la encontramos en la barra de Menú/ Documento / Retener.
A su vez, si ya está grabado y lo que deseamos es continuar con la carga de datos, deberemos acceder a la barra de Menú / Documento / Traer documento apartado.
DOCUMENTOS PRELIMINARES
Mediante la entrada preliminar podremos grabar documentos inconclusos en el sistema, aún cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes.
Características
- El sistema le asigna un número de documento de acuerdo con la clase de documento que se haya seleccionado.
- Los documentos no actualizan los saldos de los mayores contables.
- Los documentos preliminares podrán visualizarse en reportes ( con status que los identifica como documentos preliminares).
- Los documentos podrán completarse, modificarse, verificarse y contabilizarse posteriormente incluso por otro usuario, también, en caso de que corresponda, podrán borrarse.
Ejemplo: en la transacción Enjoy FV50, se encuentra el ícono "Registrar de forma preliminar" que permite guardar un documento en un estado previo a la contabilización.
Cuando un documento se graba de forma preliminar se genera un número de documento. El número es el correlativo que corresponde según la clase de documento. No hay un rango especial para preliminares, ya que cuando el documento realmente se contabiliza conserva el mismo número de documento.
EL TRATAMIENTO POSTERIOR DE DOCUMENTOS PRELIMINARES
Con la registración preliminar de documentos es posible introducir y grabar documentos incompletos en SAP sin necesidad de verificar todas las entradas. También, es posible verificar si un documento preliminar ya está completo. Se puede comprobar, por ejemplo, si el saldo del documento es cero y si se han ingresado todos los campos obligatorios como número de cuenta, centros de costos, etc.
Los documentos preliminares tienen un tratamiento posterior y su mayor utilidad radica en realizar procesos más eficientes con un doble control, donde un usuario registra un documento de manera preliminar y otro usuario controla y contabiliza. De esta manera se definen responsabilidades diferenciadas.
MODIFICACIONES DE DOCUMENTOS PRELIMINARES
Pueden modificarse tanto datos de posición como de cabecera, excepto la moneda y la clase de documento. Un documento preliminar puede modificarse todas las veces que sea necesario. Las fechas, las imputaciones, los reportes, son datos susceptibles de modificaciones.
Los documentos preliminares pueden tratarse de forma individual o masivamente a través de una lista de selección.
TRANSACCIÓN FBV2: la transacción para acceder a modificar permite la selección de UN documento, o presionando el ícono Lista de documentos se abre una pantalla de selección que permite filtrar por diferentes criterios.
Se puede grabar y grabar completamente.
GRABAR: Implica guardar los cambios que se hayan realizado sin que el sistema verifique si el documento está completo o no.
GRABAR COMPLETAMENTE:Verifica que el documento contenga todos los datos obligatorios completos, el sistema realiza todas las verificaciones como si fuera a contabilizarse realmente. El documento queda en un estado en el cual estaría listo para ser contabilizado a menos que se detecte algún error.
CONTABILIZACIÓN DE DOCUMENTOS PRELIMINARES
Los documentos preliminares pueden contabilizarse o borrarse. TRANSACCIÓN FBV0
- Si se contabilizan actualizarán los saldos contables e impactará en la contabilidad.
- Si se borra, quedará el número de documento con los datos de cabecera y con un status de borrado. Las posiciones se borrarán.
La pantalla de acceso a la contabilización es similar a la de modificación de documentos, donde podremos seleccionar un documento preliminar o una lista de documentos.
Una vez seleccionados los documentos podrán realizarse modificaciones si correspondiere y finalmente contabilizarse como documentos reales que impactan en la contabilidad.
BORRAR DOCUMENTOS PRELIMINARES
Desde la misma transacción FBV0, un documento preliminar se puede borrar si por algún motivo no correspondiere su contabilización. Para proceder a borrar se debe acceder a la barra Menú/documento/borrar documento preliminar.
Los documentos preliminares borrados se pueden consultar, ya que los números de documentos generados no se eliminan. La consulta de éstos documentos muestra los datos de cabecera del documento original con un status de Anulado y sin posiciones.
VISUALIZACIÓN EN REPORTES
En la pantalla de selección del reporte deberemos seleccionar el tilde de visualizar partidas preliminares.
El resultado de la selección nos mostrará los mismos datos para un documento real y uno preliminar, pero se podrán diferenciar por el status. El triángulo amarillo identifica a las partidas preliminares.
La entrada preliminar de documentos es más eficiente que la retención de documentos, ya que muchas empresas lo utilizan para el control por más de dos personas ( una persona ingresa y otra persona verifica y contabiliza) permitiendo asignar claramente las responsabilidades.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Ducelvis Lolimar Arcia Cova, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Ducelvis Lolimar Arcia Cova
Profesión: Tsu Relaciones Industriales (rrii) - Argentina - Legajo: WX74T
✒️Autor de: 125 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Carrera Consultor en SAP FI Nivel Inicial
- Carrera Consultor ABAP Nivel Avanzado
- Carrera Consultor ABAP Nivel Inicial
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Mi principal objetivo al comenzar esta gran experiencia educativa en programación abap es adquirir los conocimientos y competencias necesarias para incorporarme en el ámbito laboral en esta área.
Certificación Académica de Ducelvis Arcia